Ricevere e convertire documenti elettronici

Nota

Il contenuto di questo articolo è applicabile solo alle versioni di Dynamics 365 Business Central rilasciate prima del secondo ciclo di rilascio del 2023. Nel secondo ciclo di rilascio del 2023 è inclusa la nuova funzionalità per documenti elettronici. Per altre informazioni, vedi Impostare documenti elettronici.

La versione generica di Business Central supporta la ricezione delle fatture e delle note di credito elettroniche e la ricezione delle fatture elettroniche nel formato PEPPOL, che è supportato dai principali provider di servizi di scambio documenti. Per ricevere una fattura da un fornitore come documento PEPPOL elettronico, occorre elaborare il documento nella pagina Documenti in entrata per convertirlo in una fattura di acquisto o una riga registrazioni COGE in Business Central.

Oltre a ricevere i documenti elettronici direttamente dai partner commerciali, è possibile ricevere i documenti elettronici da un servizio OCR che ha convertito i file di immagine o PDF in documenti elettronici.

Prima di ricevere i documenti elettronici tramite il servizio di scambio documenti, è necessario impostare i vari dati master, ad esempio informazioni sulla società, fornitori, articoli e unità di misura. Questi dati vengono utilizzati per identificare i partner commerciali e gli articoli durante la conversione dei dati presenti negli elementi del file di documento in entrata nei campi di Business Central. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare un servizio di scambio documenti.

Prima di ricevere i documenti elettronici tramite il servizio OCR, è necessario impostare e abilitare la connessione del servizio preconfigurata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare documenti in entrata.

Il traffico dei documenti elettronici in entrata e in uscita da Business Central viene gestito dalla funzionalità coda processi. Prima di ricevere i documenti elettronici, la coda processi in questione deve essere avviata.

È possibile avviare la conversione dei documenti elettronici manualmente, come descritto nella procedura, oppure consentire a un flusso di lavoro di convertire i documenti elettronici automaticamente quando vengono ricevuti. La versione generica di Business Central include un modello di workflow, Da documento elettronico in entrata tramite OCR per aprire il flusso di lavoro della fattura di acquisto, pronto per essere copiato in un workflow ed essere abilitato. Per ulteriori informazioni, vedere Workflow.

Nota

Quando si convertono i documenti elettronici ricevuti dal servizio OCR in documenti o righe di registrazione in Business Central, più righe del documento di origine vengono sommate in una riga. La singola riga sarà di tipo Conto C/G e i campi Descrizione e Nr. (conto C/G) saranno vuoti. Il valore nel campo Importo sarà pari all'importo totale IVA esclusa di tutte le righe del documento di origine.

Per assicurarsi che i campi Descrizione e Nr. vengano compilati, è possibile scegliere il pulsante Mappa testo a conto nella pagina Documenti in entrata per definire che un determinato testo della fattura venga sempre mappato a un determinato conto dare o avere nella contabilità generale. Il campo Descrizione nelle righe del documento o di registrazione create da un documento elettronico per quel fornitore o cliente verrà compilato con il testo in questione e il campo Nr. (conto C/G) con il conto in questione.

Anziché il mapping a conto C/G, è possibile eseguire il mapping anche a un conto corrente bancario. Ciò risulta utile, ad esempio, per i documenti elettronici relativi alle spese che sono già state pagate in cui si desidera creare una riga registrazione COGE pronta per essere registrata in un conto corrente bancario.

Nella procedura riportata di seguito viene descritto come ricevere una fattura del fornitore e convertirla in una fattura di acquisto in Business Central. La procedura è la stessa quando si converte una fattura del fornitore in una riga registrazioni COGE.

Per ricevere e convertire una fattura elettronica in fattura di acquisto

1. Scegli l'icona a forma di immetti Documenti in entrata, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Selezionare la riga per il record del documento in arrivo che rappresenta una nuova fattura elettronica in entrata, quindi scegliere l'azione Modifica.

   Nella pagina Scheda documenti in arrivo viene allegato il file XML correlato e la maggior parte dei campi viene precompilata con le informazioni della fattura elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Creare i record di documenti in entrata.

3. Nel campo Tipo scambio dati scegliere PEPPOL - Fattura oppure OCR - Fattura, a seconda dell'origine del documento elettronico.

4. Per mappare il testo della fattura del fornitore in un conto di addebito specifico, nella scheda Azioni, nel gruppo Generale, selezionare Mappa testo a conto e inserire i dati nella pagina Foglio di lavoro Mappatura testo a conto.

5. Selezionare l'azione Crea documento.

   Verrà creata una fattura di acquisto in Business Central basata sulle informazioni contenute nel documento elettronico.

   Tutti gli errori di convalida, in genere correlati a dati mancanti o errati in Business Central, verranno visualizzati nella Scheda dettaglio Messaggi di errore.

Vedere anche

Gestione della contabilità fornitori
Documenti in entrata
Impostare l'invio e la ricezione di documenti elettronici
Scambio di dati in modalità elettronica
Funzionalità aziendali generali

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui