Procedure consigliate per il marketing e-mail

L'invio di messaggi e-mail di marketing è diverso rispetto all'invio di messaggi personali come conosciuto in genere. Anche se i messaggi possono sembrare simili, la differenza è significativa: i messaggi e-mail personali vengono recapitati a una sola persona oppure a poche, mentre i messaggi e-mail di marketing vengono recapitati a migliaia di persone o più persone ogni mese.

In risposta ai diversi messaggi fraudolenti, ad esempio messaggi di posta indesiderata e raggiri inviati a un vasto numero di destinatari, la maggior parte delle società e dei provider di posta implementano meccanismi di blocco e filtro per difendere la larghezza di banda e mantenere pulite le cartelle dei messaggi in arrivo degli utenti. Di conseguenza, quando qualcuno inizia a inviare volumi molto grandi di messaggi e-mail, in Internet ne viene presa nota e i meccanismi difensivi iniziano ad attivarsi con il potenziale mancato recapito dei tuoi messaggi e-mail alle cartelle di posta in arrivo dei contatti. I singoli client di posta elettronica possono anche applicare i propri algoritmi di filtro per filtrare i messaggi in base alla cronologia personale delle interazioni di ogni utente e di conseguenza uno stesso messaggio potrebbe essere recapitato a un destinatario, ma essere bloccato dal client di posta di un altro.

Questi sistemi non sono progettati per bloccare tutte le forme di messaggi e-mail di marketing legittimi, ma solo per bloccare l'abuso. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys è progettato per essere uno strumento efficace che semplifichi il marketing con accettazione esplicita e collaborativo, ma che deve funzionare in modo corretto nel contesto delle strategie di filtro comuni, delle normative comuni sulla posta indesiderata e di altri meccanismi contro i messaggi fraudolenti per garantire che i messaggi di marketing vengano recapitati ai contatti anziché smistati dai filtri di posta indesiderata.

Creare e proteggere la tua reputazione come mittente

Quando un messaggio viene inviato tramite Internet, l'indirizzo IP che lo ha inviato è disponibile a ogni server che elabora il messaggio. Le organizzazioni Watchdog di terze parti, ad esempio ReturnPath, monitorano l'attività, il contenuto dei messaggi e le segnalazioni associate agli indirizzi di invio e generano un punteggio di reputazione per ogni indirizzo e/o nome di dominio. Minore è il punteggio di reputazione, maggiore è la probabilità che i messaggi vengano eliminati o filtrati. Se il punteggio è sufficientemente basso il tuo indirizzo finirà in un elenco di indirizzi bloccati e nessun messaggio verrà recapitato.

I maggiori provider di servizi e-mail, ad esempio Hotmail o Gmail, e i sistemi e-mail privati delle grandi organizzazioni utilizzano tecniche analoghe per generare reputazioni e punteggi dei mittenti, che consentono di applicare un ulteriore livello di filtro.

Oltre alla reputazione del mittente, in molti paesi sono in vigore leggi che regolano i messaggi e-mail commerciali e la violazione a queste leggi può esporti a costose controversie. Esempi includono CAN-SPAM negli Stati Uniti e CASL in Canada. Le altre leggi e regolamenti in materia di privacy stabiliscono anche regole severe sul modo in cui le aziende possono gestire i dati e comunicare digitalmente con gli individui.

Cosa puoi fare per ottimizzare il recapito dei messaggi ne pieno rispetto delle e in che modo Customer Insights - Journeys può aiutarti? Leggi le sottosezioni seguenti per saperlo. Per altre informazioni sul recapito e sulla reputazione dei mittenti, esegui una ricerca in Bing per ottenere altri articoli utili su questo articolo.

Creare contenuto pulito, collaborativo e responsabile

Sia i filtri di posta indesiderata che i sistemi di reputazione mittente analizzano il contenuto dei messaggi che si tenta di inviare. Tali strumenti cercano prove della collaborazione tra il mittente e i destinatari e dell'onestà con cui il mittente si sta identificando. Requisiti comuni sono la presenza dei collegamenti per l'annullamento della sottoscrizione e l'indirizzo fisico dell'organizzazione nel corpo del messaggio. I messaggi in formato HTML devono includere anche una versione di testo normale con le stesse informazioni. Customer Insights - Journeys include funzionalità per facilitare l'inserimento di questi elementi essenziali nei tuoi messaggi evitandone l'esclusione per errore.

Fai attenzione alle dimensioni del tuo contenuto HTML

Limita le dimensioni massime del contenuto HTML dei messaggi e-mail a 100 KB. Questo limite di dimensioni include tutto il testo HTML, gli stili, i commenti e la grafica incorporata (ma non la grafica esterna ancorata). Se il contenuto HTML supera i 128 KB, riceverai un avviso relativo alle dimensioni, ma puoi comunque passare allo stato Live con il messaggio e-mail e qualsiasi percorso del cliente che include tale messaggio.

Il limite della dimensione HTML è importante perché i provider di posta elettronica (come Gmail) "ritagliano" i messaggi e-mail che superano una determinata dimensione (102 KB, nel caso di Gmail). Invece di includere il messaggio completo nella posta in arrivo di un destinatario, il provider di posta elettronica troncherà il messaggio e includerà un collegamento per visualizzare l'intero messaggio. Alcuni filtri di protezione dalla posta indesiderata, inoltre, eseguono un esame più approfondito nel caso di messaggi e-mail di grandi dimensioni.

Quando si passa allo stato Live con un messaggio, Customer Insights - Journeys elabora il contenuto HTML per creare stili in linea, comprimere spazi e altro ancora, pertanto potrebbe essere difficile stabilire le dimensioni finali esatte del messaggio. Se hai un messaggio che sospetti violi il limite di dimensioni HTML, effettua le operazioni seguenti:

1. Apri un Web browser e immetti un URL del modulo: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Dove:

• <your_domain> è la radice della tua istanza di Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (ad esempio "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> è l'ID del messaggio che vuoi controllare. Per trovare questo ID, apri il messaggio in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys e trovare il valore del parametro id= visualizzato nella barra degli indirizzi del browser.

2. Cerca il valore del campo "msdyncrm_emailbody" nel parametro JSON restituito.

3. Copia il valore di tale campo in un programma di testo che può visualizzare le dimensioni esatte del contenuto HTML.

Autenticare i domini di invio

Customer Insights - Journeys fornisce una funzionalità che consente di impostare DomainKeys Identified Mail (DKIM) per collegare il dominio di invio di Customer Insights - Journeys al proprio dominio e-mail. Per i dettagli completi sul motivo per cui questa operazione è importante e su come eseguirla, vedi Configurare DKIM per il dominio di origine.

Evitare di inviare messaggi a indirizzi e-mail non validi e inattivi

Se invii un messaggio a un indirizzo e-mail non valido, inattivo o annullato, il messaggio viene generalmente restituito come mancato recapito. I mancati recapito possono verificarsi, ma vengono rilevati dagli strumenti watchdog per la reputazione, i provider pubblici e gli host privati e maggiore è il numero di mancati recapito permanenti associati al tuo IP di invio, minore sarà il tuo punteggio di reputazione. Gli indirizzi associati a un mancato recapito permanente probabilmente non torneranno mai online, quindi non è opportuno conservarli nel database. Customer Insights - Journeys interrompe automaticamente l'invio agli indirizzi associati a un mancato recapito permanente per sei mesi prima di tentare un nuovo invio.

Microsoft deve difendere la reputazione dei nostri IP di invio, pertanto le organizzazioni che generano costantemente un gran numero di mancati recapito per indirizzi errati e/o reclami per posta indesiderata potrebbero essere contattate dal Supporto tecnico Microsoft con consigli su come migliorare gli elenchi di distribuzione e/o la creazione di messaggi. Le organizzazioni che continuano a generare mancati recapiti e reclami per posta indesiderata possono in seguito rischiare la chiusura dei loro account.

Customer Insights - Journeys offre funzioni di analisi dettagliata e KPI per individuare il modo in cui i tuoi contatti interagiscono con i messaggi e-mail di marketing (e con altre iniziative), ad esempio numero di messaggi aperti, di clic, di messaggi non recapitati e di inoltri. Utilizza queste informazioni per valutare il successo nell'interazione con i contatti e per mantenere il database privo di indirizzi non validi. Altre informazioni: Analizzare i risultati per ottenere informazioni dettagliate

Nota

Customer Insights - Journeys non tenterà di inviare messaggi a un indirizzo noto per i mancati recapiti durante il periodo di quarantena di sei mesi. Tuttavia, le informazioni dettagliate di posta elettronica indicano comunque un mancato recapito per ogni sondaggio che hai richiesto. Questi mancati recapiti "virtuali" non hanno impatto sulla reputazione dell'IP di invio, ma vengono conteggiati rispetto alla tua quota di invio mensile in Customer Insights - Journeys e l'invio a tali indirizzi verrà nuovamente tentato dopo la quarantena di sei mesi. Quindi è consigliabile controllare regolarmente i risultati per verificare la presenza di mancati recapiti e rimuovere gli indirizzi errati dai record del contatto.

Non utilizzare liste di distribuzione acquistate o noleggiate

Customer Insights - Journeys è progettato per semplificare il marketing con accettazione esplicita, in cui tutti i contatti hanno scelto di ricevere messaggi di marketing dall'organizzazione e possono scegliere facilmente di modificare questa scelta in qualsiasi momento. L'app consente di creare le tue liste di distribuzione in maniera organica e in collaborazione con i tuoi clienti attuali e potenziali grazie all'offerta di funzionalità quali doppio consenso esplicito, gestione delle sottoscrizioni e gestione del consenso per la conformità alla privacy dei dati.

È consigliabile non acquistare né noleggiare liste di distribuzione in quanto tali liste potrebbero violare le leggi e i regolamenti in materia di consenso della privacy e dei dati personali e altre leggi locali in altri paesi/aree geografiche. Le liste noleggiate e acquistate sono inoltre inefficaci in quanto contengono probabilmente molti indirizzi scaduti che comportano il mancato recapito permanente di messaggi e-mail e molti contatti che non sono interessati ai prodotti e che potrebbero denunciare alle autorità giuridiche la ricezione di messaggi e-mail indesiderati. Sia le denunce che il mancato recapito permanente possono ridurre la reputazione di invio e, di conseguenza, le percentuali di recapito.

Inviare elevati volumi di messaggi

Le reputazioni di mittenti con punteggio più alto sono associate a indirizzi IP che inviano un volume elevato di messaggi e-mail. Un improvviso picco abbasserà il punteggio, in modo analogo all'invio di volumi intermittenti. Microsoft mantiene diversi indirizzi IP dedicati all'invio di messaggi da Customer Insights - Journeys in ogni area geografica e bilancia il carico di invii tra di essi per mantenere il volume di invii uniforme nel tempo per ciascun IP. Ogni volta che si aggiunge un nuovo IP di invio a un'area geografica, viene controllato aumentando gradualmente il volume che invia fino a raggiungere lo stesso livello degli altri IP nell'area geografica. Per la maggior parte dei sottoscrittori di Customer Insights - Journeys, questa operazione viene gestita automaticamente e in modo invisibile, ma per i nuovi sottoscrittori che pianificano di inviare messaggi di marketing a un numero elevato di destinatari (nell'ordine di milioni) può essere necessario iniziare con piccoli volumi e aumentare nel tempo prima di raggiungere il volume completo. In questo caso, il supporto tecnico Microsoft fornisce informazioni e consigli durante il processo.

Configurazione di DKIM per il dominio di invio

Una delle truffe online più comuni, nota anche come phishing, si verifica quando si tenta di spacciare un messaggio fraudolento come proveniente da un servizio online o un'istituzione finanziaria ben noti. L'obiettivo è ingannare i destinatari invitandoli a rispondere al messaggio includendo dettagli privati quali password o numeri di carta di credito. Un modo ottimale per prevenire il fenomeno del phishing consiste nel consentire ai destinatari dei messaggi e-mail di autenticare l'indirizzo di origine per ogni messaggio in modo da confermare che è stato realmente inviato da un dominio che appartiene all'organizzazione o società a cui dichiara di appartenere. Una tecnologia denominata DKIM (DomainKeys Identified Mail) contribuisce a questo risultati includendo gli elementi seguenti:

• Una firma con chiave privata/pubblica che prova che il messaggio è stato inviato da un server di proprietà di un'organizzazione nota.
• Un registro centrale delle firme autenticate che consente al DNS (Domain Name System) di confermare che ogni firma sia legittima e che il dominio di origine e l'indirizzo del mittente dichiarato appartengano entrambi alla stessa organizzazione.

Quando invii messaggi e-mail da Customer Insights - Journeys, i messaggi provengono da un dominio di proprietà di Microsoft (ad esempio, contosomarketing.onmicrosoft.com), ma l'indirizzo del mittente è molto probabilmente di proprietà di uno dei tuoi responsabili del marketing o delle vendite o account manager che utilizza un dominio molto più noto che appartiene all'organizzazione (come you@contoso.com). Questa discrepanza può rappresentare un segnale di allarme quando un server di posta elettronica esegue un controllo DKIM sui messaggi in arrivo ed è per questo che un'implementazione completa di DKIM è importante per garantire un'elevata percentuale di recapiti, soprattutto se si sta usando un servizio per l'invio di terze parti come Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys aiuta a generare, registrare e confermare le chiavi DKIM per ciascuno dei domini di invio dell'organizzazione. Vedi Autenticare i domini per le istruzioni.

Importante

Se l'organizzazione utilizza Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) per la protezione contro gli attacchi phishing che riguardano il tuo dominio, è particolarmente importante configurare DKIM per i domini di invio come descritto in Autenticare i domini. In tale modo è più semplice evitare i falsi positivi nei controlli DMARC eseguiti dai sistemi di ricezione.

Testare il recapito

Dopo aver configurato tutti i relativi sistemi di autenticazione dei messaggi e-mail, è consigliabile testarne il recapito su tutti i principali host di posta elettronica (quali Gmail, Outlook.com, Yahoo e così via) e sul maggior numero possibile di domini privati (incluso il tuo). A questo scopo:

1. Configura un account e-mail su cui puoi leggere il maggior numero possibile di servizi e domini.
2. Configura un record del contatto per ognuno di questi indirizzi in Customer Insights - Journeys.
3. Esegui una campagna e-mail semplice destinata a tutti i tuoi contatti di prova.
4. Analizza la posta in arrivo per ogni account in modo da confermare che i messaggi arrivano nella posta in arrivo e non vengono contrassegnati come posta indesiderata.

Criteri relativi alla posta indesiderata di Microsoft per i messaggi e-mail di marketing

In questo articolo, abbiamo sottolineato l'importanza di mantenere elenchi di invio puliti e attivati combinati con contenuti di valore e comportamento di invio collaborativo. Sono tutti aspetti importanti per la creazione di una solida reputazione dei mittenti e quindi il raggiungimento di una maggiore percentuale di recapiti e di posizionamento nella posta in arrivo. Poiché i messaggi e-mail inviati da Customer Insights - Journeys vengono recapitati da domini di invio condivisi, Microsoft monitora costantemente tutti i risultati di recapito, i reclami per posta indesiderata e gli elenchi elementi bloccati per assicurarsi che i domini di invio mantengano alta la loro reputazione a vantaggio di tutti i clienti.

Per proteggere te, l'operatore di marketing responsabile, dal comportamento di malintenzionati al di fuori del tuo controllo, Customer Insights - Journeys ha implementato un criterio anti-spam che protegge la tua reputazione di invio. Ecco come funziona:

Fase 1 - Informazione e avviso

Quando viene rilevato che un ambiente Customer Insights - Journeys sta generando un numero elevato di casi di mancato recapito e/o reclami per posta indesiderata, verrà inviato un messaggio e-mail all'amministratore per informarlo del problema e offrire assistenza per risolverlo. Se è necessaria ulteriore assistenza, questa comunicazione inviterà l'amministratore a contattare il supporto tecnico Microsoft.

Fase 2: Passare a un pool di invio ad alto rischio

Se la frequenza di rimbalzo o il problema relativo alla segnalazione di posta indesiderata persiste per più di alcuni giorni e se l'amministratore non ha ancora contattato il supporto tecnico Microsoft, sposteremo l'ambiente di Customer Insights - Journeys in un pool di invio ad alto rischio. Il pool di invio ad alto rischio ha un punteggio di reputazione inferiore rispetto al pool di invio standard ad alta percentuale di recapiti.

Quando un ambiente di Customer Insights - Journeys viene spostato nel pool di invio ad alto rischio, invieremo un messaggio di posta elettronica all'amministratore per informarlo della modifica del pool di invio e per invitarlo a contattare il supporto tecnico Microsoft per assistenza. L'ambiente di Customer Insights - Journeys ha ancora la possibilità di tornare al pool di invio a basso rischio, ma non prima che l'amministratore abbia contattato il supporto tecnico Microsoft per risolvere il problema.

Utilizzo di un IP mittente dedicato

In un'installazione standard di Customer Insights - Journeys, tutti gli IP mittente vengono gestiti da Microsoft e condivisi tra i clienti con punteggi di reputazione analoghi. In questo modo è possibile gestire la reputazione, distribuire il carico da inviare e controllare i nuovi IP in base alle esigenze. Alcune organizzazioni preferiscono tuttavia utilizzare uno o più dei loro IP mittente dedicati, soprattutto se inviano volumi di messaggi elevati.

Nota

Gli IP mittente dedicati non rientrano nell'ambito del contratto di sottoscrizione di Customer Insights - Journeys standard e Microsoft in genere non li consiglia perché introducono complessità e spese aggiuntivi e possono comportare un recapito ridotto rispetto ai pool di IP mittente standard. Microsoft prende in considerazione le applicazioni per gli IP mittente dedicati caso per caso e in base alle esigenze viene fornito il supporto per più IP mittente dedicati. Se ritieni che per la tua organizzazione possa essere vantaggioso un IP mittente dedicato, contatta il Supporto tecnico Microsoft per sapere se sei idoneo. Lo scopo principale di questo processo è di aiutarti a ottenere una frequenza di recapito più elevata possibile. Alcuni dei più importanti fattori da tenere in considerazione nel prendere questa decisione includono:

• Quanti messaggi l'organizzazione invia a ogni mese?
• Il contenuto è di alta qualità e conforme a tutte le normative pertinenti?
• Hai ricevuto molte lamentele riguardo ai tuoi messaggi che finiscono nella posta indesiderata finora?
• La tua organizzazione invia un volume consistente di messaggi durante il mese?

Sebbene l'uso di un IP mittente dedicato possa presentare alcuni vantaggi, non è adatto a tutti e può comportare anche alcuni svantaggi. Tenere presente quanto segue:

• Un nuovo IP mittente richiede tempo per essere controllato
  Quando un nuovo IP mittente si presenta online, devi iniziare inviando pochi messaggi alla volta e aumentare lentamente nel corso di diverse settimane finché non arrivi al volume di invio desiderato che devi continuare a gestire in seguito. Un picco improvviso di messaggi e-mail provenienti da un nuovo IP danneggerà seriamente la reputazione di invio e potrebbe comportare l'inclusione immediata in un elenco elementi bloccati. Durante il periodo di iniziale, è anche importante inviare i messaggi solo a destinatari validi e favorevoli all'interazione. In seguito, dopo aver raggiunto una reputazione, puoi iniziare ad aggiungere destinatari meno consolidati.
• È necessario gestire un volume di invio regolare e costante
  Per assicurarti di inviare in media lo stesso volume di messaggi ogni settimana, devi distribuire gli invii. Non tentare, ad esempio, di inviare tutti i messaggi contemporaneamente all'inizio di ogni mese.
• È consigliabile configurare comunque DKIM
  Lo standard DKIM di mittente-autenticazione è essenziale per ottimizzare le probabilità che il messaggio e-mail di marketing venga recapitato. È importante quando utilizzi un IP dedicato, ma anche quando utilizzi un IP condiviso e viene configurato esattamente nello stesso modo. Per i dettagli completi sul motivo per cui questa operazione è importante e su come eseguirla, vedi Configurare DKIM per il dominio di origine.
• Il rischio è concentrato su te stesso e potresti pagare un prezzo alto per gli errori commessi
  Quando sei l'unico a usare il tuo IP di invio, qualsiasi errore commesso interesserà direttamente la tua reputazione di mittente, senza essere diluita nell'alto volume di messaggi compatibili inviati da un vasto pool di altri utenti.