Procedure consigliate per l'e-mail marketing

L'invio di messaggi e-mail di marketing non è la stessa cosa dell'invio di messaggi e-mail personali così li conosce come la maggior parte delle persone. Potrebbero sembrare simili, ma c'è una differenza importante: le e-mail personali vengono consegnate solo a una o poche persone, mentre le e-mail di marketing vengono consegnate a molte migliaia o più ogni mese.

In risposta a vari abusi della posta elettronica, come posta indesiderata e truffe indirizzate a un pubblico molto ampio, la maggior parte delle società e dei fornitori di posta elettronica ora implementa meccanismi di filtraggio e blocco per difendere la propria larghezza di banda e mantenere pulite le caselle di posta dei propri utenti. Quindi, quando qualcuno inizia a inviare un grande volume di e-mail, Internet se ne accorge e potrebbero iniziare a entrare in azione meccanismi difensivi, il che potrebbe comportare il tenere i tuoi messaggi fuori dalle caselle di posta dei tuoi contatti. I singoli client di posta elettronica applicano anche i propri algoritmi di filtraggio che, tra le altre cose, possono filtrare in base alla cronologia personale delle interazioni di ciascun utente, il che può significare che un messaggio identico che viene consegnato a un destinatario potrebbe essere bloccato dal client di posta elettronica di un altro destinatario.

Questi sistemi non sono destinati a bloccare tutte le forme di messaggi e-mail di marketing legittimi, ma solo a bloccare gli abusi. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys è progettato per facilitare il marketing collaborativo e con consenso esplicito, ma è necessario essere consapevoli di come lavorare nel contesto delle strategie di filtraggio comuni, delle leggi anti-posta indesiderata e di altri meccanismi anti-abuso per avere la certezza che messaggi di marketing vengano effettivamente recapitati ai contatti anziché rimanere bloccati nei loro filtri anti-posta indesiderata.

Creazione e protezione della propria reputazione come mittente

Quando un messaggio viene inviato tramite Internet, l'indirizzo IP che lo ha inviato è disponibile per ogni server che elabora il messaggio. Le organizzazioni Watchdog di terze parti, ad esempio ReturnPath, monitorano l'attività, il contenuto dei messaggi e le segnalazioni associate agli indirizzi di invio e generano un punteggio di reputazione per ogni indirizzo e/o nome di dominio. Più basso è il tuo punteggio di reputazione, più è probabile che i tuoi messaggi vengano eliminati o filtrati; Se il tuo punteggio diventa abbastanza basso, finirai in una blocklist e nessuno dei tuoi messaggi verrà consegnato.

I maggiori provider di servizi e-mail, ad esempio Hotmail o Gmail, e i sistemi e-mail privati delle grandi organizzazioni utilizzano tecniche analoghe per generare reputazioni e punteggi dei mittenti, che consentono di applicare un ulteriore livello di filtro.

Oltre alla reputazione del mittente, molti paesi e regioni hanno leggi che regolano i messaggi di posta elettronica commerciali e la violazione di queste leggi può esporvi a costose controversie. ad esempio le leggi CAN-SPAM negli Stati Uniti e CASL in Canada. Altre leggi e regolamenti sulla privacy stabiliscono regole rigorose per il modo in cui le aziende sono autorizzate a gestire i dati e comunicare digitalmente con gli individui.

Quindi, cosa puoi fare per massimizzare la tua deliverability e rimanere nel rispetto della legge, e in che modo Customer Insights - Journeys può aiutarti? Leggi le seguenti sottosezioni per scoprirlo. Per ulteriori informazioni sul recapito e sulla reputazione del mittente, cerca con Bing molti altri articoli utili su questo articolo.

Creazione di contenuto pulito, collaborativo e responsabile

Sia i filtri di posta indesiderata che i sistemi di reputazione mittente analizzano il contenuto dei messaggi che si tenta di inviare. Tali strumenti cercano prove della collaborazione tra il mittente e i destinatari e dell'onestà con cui il mittente si sta identificando. Requisiti comuni sono la presenza dei collegamenti per l'annullamento della sottoscrizione e l'indirizzo fisico dell'organizzazione nel corpo del messaggio. I messaggi in formato HTML devono includere anche una versione di testo normale con le stesse informazioni. Customer Insights - Journeys offre funzionalità che semplificano l'inclusione di questi elementi essenziali nei messaggi e ti aiutano a evitare di tralasciarli per errore.

Fare attenzione alle dimensioni dei contenuti HTML

Limitare le dimensioni dei contenuti HTML dei messaggi e-mail a un massimo di 100 KB. Questo limite di dimensioni include tutto il testo HTML, gli stili, i commenti e la grafica incorporata (ma non la grafica esterna ancorata). Se il contenuto HTML supera i 128 KB, viene visualizzato un avviso relativo alle dimensioni, ma è comunque possibile procedere con il messaggio e-mail e il percorso del cliente che include tale messaggio.

Il limite delle dimensioni HTML è importante perché i provider di servizi e-mail (come Gmail) "ritagliano" i messaggi e-mail che superano una determinata dimensione (102 KB, nel caso di Gmail). Invece di recapitare il messaggio completo nella posta in arrivo di un destinatario, il provider di servizi e-mail tronca il messaggio e include un collegamento per visualizzare l'intero contenuto. Alcuni filtri di protezione dalla posta indesiderata, inoltre, eseguono un esame più approfondito nel caso di messaggi e-mail di grandi dimensioni.

Quando si passa allo stato Live con un messaggio, Customer Insights - Journeys elabora il contenuto HTML per creare stili in linea, comprimere spazi e altro ancora, pertanto potrebbe essere difficile stabilire le dimensioni finali esatte del messaggio. Se hai un messaggio che sospetti violi il limite di dimensioni HTML, effettua le operazioni seguenti:

1. Apri un Web browser e immetti un URL del modulo: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Dove:

• <your_domain> è la radice della tua istanza Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (such as "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> è l'ID del messaggio che vuoi controllare. Per trovare questo ID, apri il messaggio in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys e trovare il valore del parametro id= visualizzato nella barra degli indirizzi del browser.

2. Cerca il valore del campo "msdyncrm_emailbody" nel parametro JSON restituito.

3. Copia il valore di tale campo in un programma di testo che può visualizzare le dimensioni esatte del contenuto HTML.

Autentica il tuo dominio di invio

Customer Insights - Journeys fornisce una funzionalità che consente di configurare DKIM (DomainKeys Identified Mail) per collegare il dominio di invio Customer Insights - Journeys con il proprio dominio e-mail. Per i dettagli completi sul motivo per cui questa operazione è importante e su come eseguirla, consultare Configurazione di DKIM per il dominio di invio.

Evitare di inviare messaggi a indirizzi e-mail non validi e inattivi

Se invii un messaggio a un indirizzo email non valido, inattivo o annullato, il messaggio viene in genere restituito come "hard bounce". Gli hard bounce si verificano, ma i cani da guardia della reputazione, i provider pubblici e gli host privati se ne accorgeranno, e più hard bounce hai associato al tuo IP di invio, più basso sarà il tuo punteggio di reputazione. Gli indirizzi associati a un mancato recapito permanente probabilmente non torneranno mai online, quindi non è opportuno conservarli nel database; Customer Insights - Journeys interrompe automaticamente l'invio agli indirizzi associati a un mancato recapito permanente per sei mesi prima di tentare un nuovo invio.

Microsoft deve difendere la reputazione dei suoi IP di invio, quindi le organizzazioni che generano costantemente un numero elevato di casi di mancato recapito permanente e/o reclami per posta indesiderata possono venire contattate dal supporto tecnico Microsoft con consigli su come migliorare gli elenchi di invio e/o le abitudini di messaggistica. Le organizzazioni che continuano a generare casi di mancato recapito permanente e reclami per posta indesiderata possono rischiare la chiusura dei propri account.

Customer Insights - Journeys fornisce analisi dettagliate e KPI per il modo in cui i tuoi contatti interagiscono con i tuoi messaggi e-mail di marketing (e altre iniziative), inclusi i conteggi di aperture, clic, rimbalzi e inoltri. Usare queste informazioni per valutare il successo nell'interazione con i contatti e per mantenere il database privo di indirizzi che provocano casi di mancato recapito permanente. Ulteriori informazioni: Analizzare i risultati per ottenere informazioni dettagliate

Annotazioni

Customer Insights - Journeys non cerca di eseguire l'invio a un indirizzo per il quale si è verificato un mancato recapito permanente durante il periodo di quarantena di sei mesi. Le informazioni dettagliate sui messaggi e-mail, tuttavia, indicano un risultato di mancato recapito permanente per ogni recapito di questo tipo richiesto. Questi mancati recapiti permanenti "virtuali" non influiscono sulla reputazione dell'IP di invio, ma vengono conteggiati nella quota di invio mensile in Customer Insights - Journeys e questi indirizzi verranno riprovati dopo una quarantena di sei mesi. Quindi è consigliabile controllare regolarmente i risultati per verificare la presenza di mancati recapito e rimuovere gli indirizzi errati dai record del contatto.

Non usare liste di distribuzione acquistate o noleggiate

Customer Insights - Journeys è progettato per facilitare il marketing opt-in, in cui tutti i contatti hanno scelto di ricevere messaggi di marketing dall'organizzazione e possono facilmente scegliere di interrompere l'esecuzione in qualsiasi momento. L'app ti aiuta a creare le tue mailing list in modo organico e in collaborazione con i tuoi clienti attuali e potenziali, fornendo funzionalità come il doppio opt-in, la gestione degli abbonamenti e la gestione del consenso per la conformità alla privacy dei dati.

Ti consigliamo vivamente di non acquistare o noleggiare mailing list perché tali liste potrebbero violare le leggi e i regolamenti sul consenso alla privacy dei dati e altre leggi locali in altri paesi/regioni. Le liste affittate e acquistate sono anche inefficaci perché è probabile che contengano molti indirizzi scaduti che rimbalzeranno duramente, ed è probabile che contengano molti contatti che non sono interessati ai tuoi prodotti e che potrebbero lamentarsi di ricevere email non richieste (possibilmente alle autorità legali); Sia i reclami che gli hard bounce ridurranno la tua reputazione di invio e, con essa, il tuo tasso di deliverability.

Inviare elevati volumi di messaggi

Le reputazioni di mittenti con punteggio più alto sono associate a indirizzi IP che inviano un volume elevato di messaggi e-mail. Un improvviso picco abbasserà il punteggio, così come i volumi di invio intermittenti. Microsoft gestisce diversi indirizzi IP dedicati all'invio di messaggi da Customer Insights - Percorsi in ogni area geografica e bilancia il carico di invio tra di essi per mantenere il volume di invio coerente nel tempo per ogni IP. Ogni volta che aggiungiamo un nuovo IP di invio a una regione, lo "riscaldiamo" aumentando gradualmente il volume che invia fino a raggiungere lo stesso livello degli altri IP in quella regione. Per la maggior parte degli abbonati a Customer Insights - Journeys questa operazione viene gestita automaticamente e in modo invisibile, ma i nuovi abbonati che prevedono di inviare messaggi di marketing a un numero elevato di destinatari (nell'ordine di milioni) potrebbero dover iniziare in piccolo e aumentare nel tempo prima di raggiungere il volume completo; in questo caso, il supporto tecnico Microsoft ti avviserà e ti aiuterà durante questo processo.

Configurazione di DKIM per il dominio di invio

Una delle truffe online più comuni, nota anche come phishing, si verifica quando si tenta di spacciare un messaggio fraudolento come proveniente da un'istituzione finanziaria o un servizio online ben noto. L'obiettivo è ingannare i destinatari invitandoli a rispondere al messaggio includendo dettagli privati quali password o numeri di carta di credito. Un modo per prevenire il phishing è che i destinatari delle e-mail autentichino l'indirizzo del mittente di ogni messaggio per confermare che è stato effettivamente inviato da un dominio che appartiene all'azienda o all'organizzazione a cui dichiara di appartenere. Una tecnologia denominata DKIM (DomainKeys Identified Mail) contribuisce a questo risultati includendo gli elementi seguenti:

• Una firma con chiave privata/pubblica che prova che il messaggio è stato inviato da un server di proprietà di un'organizzazione nota.
• Un registro centrale delle firme autenticate che consente al DNS (Domain Name System) di confermare che ogni firma sia legittima e che il dominio di origine e l'indirizzo del mittente dichiarato appartengano entrambi alla stessa organizzazione.

Quando invii un messaggio di posta elettronica da Customer Insights - Percorsi, i messaggi provengono da un dominio di proprietà di Microsoft (ad esempio contosomarketing.onmicrosoft.com), ma l'indirizzo del mittente probabilmente apparterrà a uno dei tuoi responsabili marketing, vendite o account che utilizzano un dominio più noto che appartiene alla tua organizzazione (ad esempio you@contoso.com). Questa discrepanza può essere un campanello d'allarme quando un server di posta elettronica in entrata esegue un controllo DKIM sui messaggi in arrivo, motivo per cui un'implementazione completa di DKIM è così importante per garantire un'elevata deliverability, soprattutto quando si utilizza un servizio di invio di terze parti come Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys ti aiuta a generare, registrare e confermare le chiavi DKIM per ciascuno dei tuoi domini di invio. Per istruzioni, consultare Autenticare i domini.

Importante

Se la tua organizzazione utilizza il DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) per proteggersi dagli attacchi di phishing che coinvolgono il tuo dominio, è estremamente importante configurare DKIM per i domini di invio come descritto in Autenticare i domini. In questo modo, sarà possibile evitare i falsi positivi durante i controlli DMARC effettuati dai sistemi riceventi.

Test del tasso di recapito

Una volta che hai tutti i sistemi di autenticazione e-mail pertinenti, ti consigliamo vivamente di testare la tua deliverability su tutti i principali host di posta elettronica (come Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail e altri) e sul maggior numero possibile di domini privati (incluso il tuo). Per fare questo:

1. Configura un account e-mail su cui puoi leggere il maggior numero possibile di servizi e domini.
2. Imposta un record di contatto per ciascuno di questi indirizzi in Customer Insights - Percorsi.
3. Esegui una semplice campagna email che si rivolge a tutti i tuoi contatti di prova.
4. Analizzare la posta in arrivo per ogni account in modo da verificare che i propri messaggi raggiungano la casella di posta in arrivo e non vengano contrassegnati come posta indesiderata.

Politica di Microsoft sulla posta indesiderata per il marketing tramite posta elettronica

In questo articolo, abbiamo sottolineato l'importanza di mantenere pulite le liste di invio con consenso esplicito, combinate con contenuti di valore e un comportamento di invio collaborativo. Sono tutti aspetti importanti per costruirsi una solida reputazione di mittente e ottenere così un tasso elevato di recapito e posizionamento nella casella di posta. Poiché i messaggi di posta elettronica inviati da Customer Insights - Journeys vengono recapitati da domini di invio condivisi, Microsoft monitora costantemente tutti i risultati di recapito, i reclami relativi alla posta indesiderata e gli elenchi bloccati per assicurarsi che i domini di invio mantengano la loro reputazione elevata a vantaggio di tutti i clienti.

Per proteggere te, l'addetto al marketing responsabile, dal comportamento di malintenzionati al di fuori del tuo controllo, Customer Insights - Journeys ha implementato una politica anti-spam che protegge la tua reputazione di invio. Ecco come funziona:

Fase 1 - Informazione e avviso

Quando notiamo che un ambiente Customer Insights - Journeys genera un'elevata frequenza di rimbalzo o reclami per posta indesiderata, inviamo un'e-mail all'amministratore per informarlo del problema e offrire assistenza per risolvere il problema. Se è necessaria ulteriore assistenza, la comunicazione inviterà l'amministratore a contattare il supporto tecnico Microsoft.

Fase 2 - Passaggio a un pool di invio ad alto rischio

Se il problema della frequenza di rimbalzo o del reclamo di posta indesiderata persiste per più di qualche giorno e se l'amministratore non ha ancora contattato il supporto tecnico Microsoft, sposteremo l'ambiente Customer Insights - Percorsi in un pool di invio ad alto rischio. Il pool di invio ad alto rischio ha un punteggio di reputazione inferiore rispetto al pool di invio standard con tasso di consegna elevato.

Quando un ambiente Customer Insights - Percorsi viene spostato nel pool di invio ad alto rischio, invieremo un messaggio di posta elettronica all'amministratore per informarlo della modifica del pool di invio e per invitarlo a contattare il supporto tecnico Microsoft per assistenza. L'ambiente di Customer Insights - Journeys ha ancora la possibilità di tornare al pool di invio a basso rischio, ma non prima che l'amministratore abbia contattato il supporto tecnico Microsoft per risolvere il problema.

Uso di un IP mittente dedicato

In una configurazione standard di Customer Insights - Percorsi, tutti gli indirizzi IP del mittente vengono gestiti da Microsoft e condivisi tra i clienti con punteggi di reputazione simili. In questo modo è possibile gestire la reputazione, distribuire il carico da inviare e controllare i nuovi IP in base alle esigenze. Tuttavia, alcune organizzazioni preferiscono utilizzare uno o più IP del mittente dedicati, soprattutto se invieranno volumi elevati.

Annotazioni

Gli IP del mittente dedicati non fanno parte del contratto di sottoscrizione standard di Customer Insights - Journeys e Microsoft in genere non li consiglia perché introducono complessità e costi aggiuntivi e possono comportare una riduzione del recapito rispetto agli IP del mittente standard. Microsoft prende in considerazione le richieste di indirizzi IP mittente dedicati caso per caso e, in base alle esigenze, può fornire il supporto per più IP mittente dedicati. Se si ritiene che l'organizzazione possa trarre vantaggio da un IP mittente dedicato, contattare il supporto tecnico Microsoft per verificare se si è idonei. Lo scopo principale di questo processo è ottenere un tasso di recapito il più elevato possibile. Alcuni dei fattori più importanti da considerare quando si prende questa decisione includono:

• Quanti messaggi invia l'organizzazione ogni mese?
• Il contenuto è di alta qualità e conforme a tutte le normative pertinenti?
• Hai ricevuto molte lamentele riguardo ai tuoi messaggi che finiscono nella posta indesiderata finora?
• La tua organizzazione invia un volume consistente di messaggi durante il mese?

Sebbene l'uso di un IP mittente dedicato possa presentare alcuni vantaggi, non è adatto a tutti e può comportare anche alcuni svantaggi. Tenere presente quanto segue:

• Un nuovo IP mittente richiede tempo per il riscaldamento
  Quando il nuovo IP del mittente è online, è necessario iniziare inviando solo pochi messaggi alla volta e poi aumentare lentamente nell'arco di diverse settimane fino a raggiungere il volume di invio previsto, che è necessario continuare a mantenere. Un picco improvviso di messaggi e-mail provenienti da un nuovo IP danneggerà seriamente la reputazione di invio e potrebbe comportare l'inclusione immediata in un elenco elementi bloccati. Durante il periodo di iniziale, è anche importante inviare i messaggi solo a destinatari validi e favorevoli all'interazione. Successivamente, quando hai stabilito una reputazione, puoi iniziare ad aggiungere destinatari meno coinvolti.
• Mantieni un volume di invio regolare e coerente
  Devi distribuire i tuoi invii di e-mail per assicurarti di inviare all'incirca lo stesso volume ogni settimana circa. Non cercare, ad esempio, di inviare tutti i messaggi contemporaneamente all'inizio di ogni mese.
• Dovresti comunque configurare DKIM
  Lo standard di autenticazione del mittente DKIM è essenziale per ottimizzare la deliverability delle e-mail di marketing. È importante sia quando si usa un IP dedicato che quando si usa un IP condiviso e la configurazione avviene nello stesso modo in entrambi i casi. Per i dettagli completi sul motivo per cui questa operazione è importante e su come eseguirla, consultare Configurazione di DKIM per il dominio di invio.
• Concentri il rischio su te stesso e puoi pagare un prezzo elevato per qualsiasi errore
  Quando sei l'unico a utilizzare il tuo IP di invio, qualsiasi errore che commetti influenzerà direttamente la tua reputazione di mittente, senza essere diluito dal grande volume di messaggi conformi inviati da un ampio pool di altri utenti.