Utilizza l'impegno e-mail per visualizzare le interazioni dei messaggi

L'impegno e-mail in Dynamics 365 Sales tiene traccia delle interazioni dei tuoi clienti con i tuoi messaggi. Puoi sapere se hanno selezionato un collegamento, aperto un allegato o inviato una risposta. Puoi anche ricevere avvisi per aiutarti a ricordare il completamento con i tuoi clienti.

Requisiti di licenza e ruoli

Tipo di requisito	Devi avere
Licenza	Dynamics 365 Sales Premium o Dynamics 365 Sales Enterprise
Ruoli di sicurezza	Qualsiasi ruolo di vendita principale

Prerequisiti

• Il tuo amministratore ha attivato il coinvolgimento tramite e-mail.
• L'amministratore ha attivato l'assistente. L'impegno e-mail utilizza l'assistente per inviare avvisi e altri messaggi.

In che modo il coinvolgimento tramite e-mail ti aiuta a essere un venditore più efficace

Con impegno e-mail, puoi:

• Scopri quando un cliente ha aperto il tuo messaggio, selezionato un collegamento, aperto un allegato o inviato una risposta. Quando il client e-mail esegue automaticamente la scansione della posta per motivi di sicurezza, può gonfiare il conteggio delle e-mail aperte e delle selezioni del collegamento.
• Ottieni un avviso immediato quando il cliente apre il tuo messaggio per la prima volta.
• Pianificare l'orario di consegna più efficace in base al fuso orario del destinatario.
• Scegli il modello di messaggio più efficace in base alla cronologia di interazioni e-mail dell'organizzazione.
• Impostare un avviso che invii un promemoria quando è il momento di completare un'e-mail.
• Rivedi la cronologia completa delle interazioni di un singolo messaggio o visualizza gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per tutti i tuoi messaggi.

Alcune funzionalità di impegno e-mail potrebbero essere visibili quando la funzionalità è disattivata. Queste funzionalità vengono ancora visualizzate ma sono vuote:

• Nella tabella Allegati, che viene visualizzata quando componi un messaggio e-mail o un modello di messaggio, è sempre inclusa la colonna di messaggi e-mail Seguiti.
• Nella tabella di messaggi e-mail seguite vengono sempre visualizzate le colonne Messaggi aperti, Ora ultima apertura, Visualizzazioni allegato, Clic sul collegamento e Risposte.
• Nella tabella Modello di messaggio vengono sempre visualizzate le colonne Percentuale di risposte, Frequenza apertura, Consigliato e Numero di messaggi.
• Le versioni predefinite dei moduli di account, contatti e lead includono il campo Segui messaggio e-mail.

Considerazioni

Rivedi la seguente considerazione prima di utilizzare l'impegno e-mail:

• Un'e-mail viene seguita solo se l'elenco dei destinatari contiene record di account, contatto e lead nei campi A o CC. Se vengono aggiunti altri tipi di record ai campi A e CC, l'e-mail non potrà essere seguita. In questi casi, viene visualizzato un messaggio che informa che l'e-mail non può essere seguita poiché l'elenco dei destinatari non contiene record di account, lead o contatti.

Visualizzare la cronologia di impegno e-mail

Lo stato, le statistiche di interazione e i KPI relativi ai messaggi e-mail seguiti sono disponibili in molte parti di Dynamics 365 Sales per ogni record per cui sono pertinenti.

Cronologia dei messaggi e-mail nelle colonne Impegni

Dopo aver salvato o inviato un messaggio, questo viene visualizzato nell'elenco Attività per il relativo Tema relativo, che di solito è il record che stavi guardando quando lo hai composto. In alcuni casi, potrebbe trattarsi di un record correlato.

I messaggi seguiti mostrano il loro attuale stato di interazione nel loro riquadro nell'elenco Attività. Usare i pulsanti nell'angolo superiore destro del riquadro di un messaggio e-mail per espanderne il contenuto e la cronologia delle interazioni nell'elenco o per aprire la pagina completa dei messaggi.

Indicatori KPI e-mail nell'elenco di messaggi

È possibile visualizzare il numero di aperture, visualizzazioni di allegati, clic sui collegamenti e risposte per i messaggi seguiti nell'elenco delle e-mail inviate dall'organizzazione di vendita.

1. Vai a Vendite>Impegni.

2. Nell'elenco nella parte superiore della pagina, seleziona E-mail>Tutti i messaggi e-mail seguiti.

Dettagli messaggio

Per aprire una vista in sola lettura dei dettagli di un messaggio consegnato, seleziona il relativo oggetto in un elenco Messaggi e-mail o Impegni. I dettagli che è possibile visualizzare includono la cronologia delle interazioni del messaggio e i KPI.

Gli indicatori KPI, visualizzati nella parte superiore della sequenza temporale, mostra le aperture totali, le visualizzazioni allegati, i clic e le risposte registrati per il messaggio. La sequenza temporale mostra un simbolo per ogni evento di interazione con i più nuovi nella parte superiore e alcuni dettagli su ciascun evento.

Risultati ed elementi consigliati dei modelli nell'elenco dei modelli

Puoi visualizzare le prestazioni dei tuoi modelli di e-mail, incluso il tasso di risposta, il tasso di apertura, il numero di volte in cui sono stati utilizzati e se sono consigliati o meno.

Vai a Impostazioni>Azienda>Modelli, quindi seleziona Modelli di messaggio.

Comprendere la cronologia delle interazioni e-mail

In genere, quando si invia un messaggio e-mail, non è possibile sapere se è stato aperto o se è stato letto a meno che il destinatario non scelga di rispondere. Ciò si verifica perché l'e-mail è stato creato per simulare la posta tradizionale e non è stato progettato in modo specifico per la registrazione della risposta. Dynamics 365 Sales usa tecniche speciali per aggirare questo limite e fornisce le funzionalità per seguire il messaggio indicate di seguito nell'impegno e-mail.

• Scoprire quando il messaggio è stato aperto: quando invii un messaggio e-mail seguito da Dynamics 365 Sales, il sistema genera automaticamente un'immagine GIF di un pixel trasparente e denominata in modo univoco e la aggiunge come immagine collegata al messaggio. Questa GIF invisibile, insieme a qualsiasi altra immagine aggiunta al messaggio, viene archiviata in Dynamics 365. Vengono recuperate quando il destinatario apre il messaggio e sceglie di scaricarne le immagini. Quando viene richiesta una singola immagine GIF, Dynamics 365 Sales registra che il messaggio associato è stato aperto.

  Ti consigliamo di includere sempre immagini nei tuoi messaggi, come un logo aziendale o un'illustrazione accattivante, perché motiva i destinatari a scaricarle. Non saprai che hanno aperto il messaggio se le immagini non sono caricate.

• Scoprire il momento in cui è stato selezionato ogni collegamento: quando invii un messaggio e-mail seguito da Dynamics 365 Sales, il sistema sostituisce automaticamente ogni collegamento ipertestuale relativo con un singolo collegamento di reindirizzamento che punta a Dynamics 365 Sales. Ogni collegamento di reindirizzamento include un ID che identifica in modo univoco sia il messaggio che lo contiene che l'URL della destinazione del collegamento originale. Quando Dynamics 365 riceve la richiesta di collegamento, registra il clic e quindi reindirizza il clic all'indirizzo originale in modo che il destinatario ottenga l'informazione corretta senza alcun ritardo o con ritardo minimo.

• Scoprire il momento in cui ogni allegato è stato aperto: quando aggiungi un allegato seguito a un messaggio, il file non viene allegato direttamente come accade con un messaggio e-mail standard. Il file viene archiviato nella condivisione OneDrive for Business usata da Dynamics 365 e viene aggiunto come collegamento al messaggio. Come accade con i collegamenti seguiti, quando un destinatario fa clic per scaricare l'allegato, Dynamics 365 registra il clic e l'ora. I destinatari preferiscono ricevere allegati come collegamenti anziché come file perché i messaggi occuperanno meno spazio nella casella di posta in arrivo.

  Puoi combinare allegati seguiti e non seguiti in un'unica e-mail. Questo può essere importante se stai inviando file sensibili che non vuoi salvare in OneDrive for Business.

Le azioni eseguite nel messaggio e-mail sono archiviate in Archiviazione di Microsoft Azure. Archiviazione di Azure è univoca per ogni organizzazione. Se un'organizzazione viene ripristinata in un'altra organizzazione, la cronologia delle azioni e-mail nella precedente organizzazione non verrà visualizzata nell'organizzazione ripristinata.

Importante

I dati delle interazioni e-mail devono essere gestiti come approssimazioni. Il sistema può solo registrare un evento di apertura del messaggio e-mail se anche il destinatario scarica le immagini del messaggio inclusa l'immagine GIF invisibile. Il numero effettivo di aperture potrebbe essere maggiore del numero registrato in Dynamics 365 Sales. Analogamente, se le immagini sono memorizzate nella cache, condizione tipica per i client e-mail basati sul Web, le aperture successive potrebbero non essere segnalate a .

Considerazioni per il conteggio dei messaggi e-mail

Il coinvolgimento e-mail fornisce informazioni preziose sulle tue e-mail, ma potrebbero verificarsi falsi positivi a causa dei filtri antispam e di altri meccanismi implementati dalla tua organizzazione. Pertanto, il conteggio dei messaggi e-mail potrebbe non essere accurato e dovrebbe essere utilizzato per determinare le tendenze piuttosto che una misura esatta se un potenziale cliente ha letto un messaggio specifico. Ecco alcune considerazioni che devi tenere in considerazione:

• Per motivi di sicurezza, l'organizzazione potrebbe configurare la scansione della posta in uscita e queste scansioni potrebbero essere registrate all'apertura dei messaggi di posta elettronica, in particolare per i messaggi di posta elettronica contenenti collegamenti ipertestuali o allegati. Questo potrebbe essere un motivo per cui più messaggi e-mail sembrano essere aperti contemporaneamente, soprattutto se inviati a destinatari diversi in organizzazioni diverse.
• Alcuni provider di servizi di posta elettronica (ESP) eseguono la scansione dei messaggi in uscita, focalizzandosi principalmente sulle nuove caselle di posta, quelle con un recente aumento dell'attività di posta e le caselle di posta segnalate per comportamenti sospetti o simili a spam. Inoltre, gli ESP conducono scansioni casuali temporaneamente per una parte delle cassette postali. In genere, gli utenti non possono configurare questo processo, che serve a scoraggiare gli spammer dall'uso della loro piattaforma.
• Un'integrazione o un'estensione di terze parti esegue la scansione dei messaggi in uscita per individuare spam o report interni. Ogni volta che un'e-mail viene aperta, anche da uno strumento di scansione o tracciamento, viene registrata come un evento aperto.
• I filtri antispam dei destinatari potrebbero scansionare e aprire le e-mail che invii e queste potrebbero essere conteggiate come aperte durante il processo di scansione di sicurezza.

Vedi anche

Abilitare l'impegno e-mail
Creare e inviare un nuovo messaggio e-mail
Configurare la privacy e le preferenze