Informazioni limiti di firma
Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Per le organizzazioni, la gestione delle spese rappresenta un elemento chiave per la gestione del rischio finanziario. La gestione delle spese implica un miglioramento dei controlli interni e la certezza che le azioni dei lavoratori siano conformi a tali controlli. I limiti di firma costituiscono una parte fondamentale dei processi di conformità e controllo delle spese.
Un limite di firma consente di definire l'impegno finanziario massimo che un lavoratore è autorizzato ad accettare per conto di un dipendente. Come risultato diretto dell'attività di spesa del lavoratore, e della successiva approvazione dell'attività da parte del suo responsabile, l'organizzazione potrebbe attivare una relazione contrattuale con una terza parte. Potrebbe, ad esempio, venire emesso un ordine per un fornitore.
Sono disponibili due tipi di limite di firma: limiti spesa e limiti approvazione. Un limite spesa rappresenta l'importo che un lavoratore può spendere per acquisti correlati alle attività aziendali. Un limite approvazione rappresenta l'importo massimo che un lavoratore è autorizzato ad approvare per un documento aziendale specifico. I limiti di firma possono variare in base al tipo di transazione, ad esempio richieste di acquisto, note spese, ordini fornitori o fatture.
I limiti di firma predefiniti vengono assegnati dalle organizzazioni in base al livello retributivo o alla mansione del lavoratore. A seconda della configurazione dei limiti di firma, un lavoratore può ottenere un limite di firma predefinito in uno dei modi indicati di seguito.
Assegnazione automatica del limite di firma al lavoratore in base al livello retributivo o alla mansione.
Invio di una richiesta limite di firma da parte del lavoratore nel portale Self Service dipendenti.
I contratti su limite di firma hanno una durata specifica. Prima della scadenza, il lavoratore dovrà rinnovare e confermare l'accettazione dei termini del contratto. Dopo la scadenza del limite di firma e fino al momento del rinnovo, il lavoratore non potrà effettuare acquisti.
Panoramica del processo: limiti spesa e limiti approvazione
Il processo di configurazione e attivazione dei limiti di firma prevede i passaggi seguenti:
Un amministratore seleziona la base per il limite di firma.
Se necessario, l'amministratore può limitare la concessione dei limiti di firma solo agli utenti che dispongono di un record dipendente in Microsoft Dynamics AX.
Se necessario, l'amministratore può configurare i limiti di firma in modo da richiedere al lavoratore l'invio di una richiesta di importo limite di firma predefinito in base al livello retributivo o alla mansione. Le richieste verranno inviate nel portale Self Service dipendenti in Enterprise Portal.
L'amministratore definisce i limiti spesa e i limiti approvazione predefiniti, per tipo di transazione e in base a ogni livello retributivo o mansione.
Nota
I limiti di firma predefiniti per un livello retributivo o per una mansione possono essere definiti diversamente per le varie persone giuridiche di un'organizzazione. All'interno della persona giuridica, i limiti possono inoltre venire definiti diversamente in base alle varie aree, ad esempio a seconda del reparto o del centro di costo. I dipendenti che ricoprono una posizione in più di una persona giuridica all'interno di un'organizzazione, potrebbero disporre di limiti di firma predefiniti diversi in ogni persona giuridica.
Al momento dell'assunzione di un lavoratore, in Microsoft Dynamics AX verrà assegnata una mansione o un livello retributivo specifico.
Se la configurazione prevede la concessione automatica in base alla mansione o al livello retributivo, i limiti di firma verranno concessi automaticamente ai lavoratori in base a tali criteri.
Se la configurazione prevede la richiesta dei limiti di firma per il livello retributivo o la mansione, il lavoratore dovrà inviare una richiesta nel portale Self Service dipendenti.
Il responsabile del lavoratore esaminerà la richiesta per il limite di firma, quindi la approverà o rifiuterà. Il responsabile avrà inoltre la possibilità di revocare il limite di firma in qualsiasi momento.
Dopo avere impostato il limite spesa per un lavoratore, quest'ultimo potrà effettuare acquisti compresi entro gli importi di tale limite. I limiti spesa vengono richiamati al momento dell'acquisto. I limiti approvazione vengono richiamati come parte del ciclo di approvazione del documento, quando il responsabile del lavoratore approva l'acquisto.
Esempio: limite spesa
Prakash è un manager di progetto. Come persona responsabile della consegna puntuale del progetto, Prakash deve effettuare acquisti da catalogo per software e hardware aziendale. Il limite spesa predefinito specificato per la sua mansione è pari a 500 EUR. Tuttavia, per effettuare gli acquisti necessari per rispettare le date di consegna del progetto, Prakash necessita di un limite spesa superiore. Pertanto, invia una richiesta di aumento del limite spesa fino a 2.500 EUR. Un limite pari a questo importo gli consente di acquistare articoli e servizi fino a un costo di 2.500 EUR.
La richiesta limite spesa di Prakash viene inviata a Reina, la responsabile delle risorse di progetto. Reina approva la richiesta. Prakash potrà ora effettuare acquisti fino a 2.500 EUR, ovvero 2.000 EUR oltre il limite di firma predefinito per la sua mansione.
Se Prakash avesse bisogno di un limite di firma superiore per un acquisto specifico oltre i 2.500 EUR, potrà inviare una richiesta per un aumento occasionale del limite spesa.
Esempio: limite approvazione
Reina é la responsabile delle risorse di progetto di Fabrikam, Inc. Per i responsabili di pari livello di Reina, è impostato un limite approvazione predefinito di 2.000 EUR per le richieste di acquisto.
In Fabrikam i limiti di firma sono configurati in modo da richiedere ai lavoratori l'invio di richieste limite di firma. I limiti non vengono concessi automaticamente. Se Reina dovesse richiedere il limite approvazione predefinito di 2.000 EUR, la sua richiesta verrebbe concessa senza dover essere sottoposta al flusso di lavoro di approvazione. Tuttavia, per i lavoratori di cui è responsabile Reina sono necessari limiti spesa oltre i 2.000 EUR per le richieste di acquisto. Reina invia una richiesta di limite approvazione per 2.500 EUR. June, il responsabile della divisione di prodotto, approva la richiesta. Ora Reina potrà approvare gli acquisti effettuati dai lavoratori di cui è responsabile per un importo fino a 2.500 EUR.
Esempio: rinnovo contratti su limite di firma
I contratti su limite di firma hanno una durata specifica. I lavoratori devono rinnovare i contratti periodicamente per confermare l'accettazione dei criteri. Ad esempio, Prakash dispone di un limite spesa per le richieste di acquisto. Quando ha richiesto il limite di firma, il 1° giugno 2011 ha letto il contratto "Termini di acquisto" e ne ha accettato i termini. La durata definita per il contratto è di 12 mesi. Pertanto la sua conferma scadrà il 1° giugno 2012. Prima di questa data, Prakash dovrà riconfermare l'accettazione dei "Termini di acquisto".
Il Periodo rimanente validità contratto definito per il limite spesa di Prakash è di due mesi. A partire dal 1° aprile 2012, la pagina Conferma dei limiti di firma sarà resa disponibile per Prakash affinché possa rinnovare il limite di firma. Nel periodo compreso tra il 1° aprile 2012 e il 31 maggio 2012, Prakash potrà accedere a questa pagina e rinnovare il limite di firma. Se il limite di firma non verrà rinnovato, scadrà e non sarà possibile effettuare acquisti fino a che questa attività non sarà completata.