Elenchi di indirizzi in Exchange Online
Un elenco di indirizzi è una raccolta di oggetti destinatario abilitati per la posta elettronica in Exchange Online. Gli elenchi di indirizzi sono basati sui filtri dei destinatari. È possibile filtrare in base al tipo di destinatario (ad esempio, cassette postali e contatti di posta elettronica), alle proprietà del destinatario (ad esempio, Società o Stato o Provincia) o a entrambe. Gli elenchi di indirizzi non sono statici; vengono aggiornati dinamicamente. Quando si creano o si modificano i destinatari nell'organizzazione, questi vengono aggiunti automaticamente agli elenchi di indirizzi appropriati. Ecco i diversi tipi di elenchi di indirizzi disponibili:
Elenchi di indirizzi globali (GALs): l'elenco indirizzi globale predefinito creato automaticamente da Exchange Online include ogni oggetto abilitato alla posta elettronica nell'organizzazione. È possibile creare altre gals per separare gli utenti in base all'organizzazione o alla posizione, ma un utente può visualizzare e usare solo un elenco indirizzi globale.
Elenchi di indirizzi: gli elenchi di indirizzi sono subset di destinatari raggruppati in un unico elenco, semplificando la ricerca da parte degli utenti. Exchange Online include diversi elenchi di indirizzi predefiniti ed è possibile crearne di più in base alle esigenze dell'organizzazione.
Rubriche offline: gli OAB contengono elenchi di indirizzi e GAL. Gli OAB vengono usati dai client di Outlook in modalità di Exchange memorizzata nella cache per fornire l'accesso locale agli elenchi di indirizzi e alle gals per le cerca-up dei destinatari. Per altre informazioni, vedere [Rubrica offline in Exchange Online].
Gli utenti dell'organizzazione usano gli elenchi di indirizzi e l'elenco indirizzi globale per trovare i destinatari per i messaggi di posta elettronica. Ecco un esempio dell'aspetto degli elenchi di indirizzi in Outlook 2016:
Per le procedure relative agli elenchi di indirizzi, vedere Procedure dell'elenco indirizzi in Exchange Online.
Note:
Per impostazione predefinita, in Exchange Online il ruolo Elenco di indirizzi non è assegnato ad alcun gruppo di ruoli. Per usare tutti i cmdlet o le funzionalità che richiedono il ruolo Elenco indirizzi, è necessario aggiungere il ruolo a un gruppo di ruoli. Per altre informazioni, vedere Modificare i gruppi di ruoli.
I filtri dei destinatari pre-analizzati o i filtri dei destinatari personalizzati identificano i destinatari inclusi negli elenchi di indirizzi e nelle gals. Per altre informazioni, vedere Filtri dei destinatari per gli elenchi di indirizzi in Exchange Online PowerShell.
È possibile nascondere i destinatari da tutti gli elenchi di indirizzi e le gals. Per ulteriori informazioni, vedere Nascondere i destinatari dagli elenchi di indirizzi.
Elenchi indirizzi globali
Per impostazione predefinita, una nuova organizzazione Exchange Online dispone di un elenco indirizzi globale predefinito denominato Elenco indirizzi globale predefinito che è il repository principale di tutti i destinatari dell'organizzazione. In genere, la maggior parte delle organizzazioni ha un solo elenco indirizzi globale, perché gli utenti possono visualizzare e usare solo un elenco indirizzi globale in Outlook e Outlook sul web (precedentemente noto come Outlook Web App). Potrebbe essere necessario creare più gals se si vuole impedire a gruppi di destinatari di vedersi reciprocamente (ad esempio, l'organizzazione contiene due società separate). Se si prevede di creare altre gals, considerare i problemi seguenti:
È possibile usare l'Exchange Online PowerShell solo per creare, modificare, rimuovere e aggiornare le gals.
Se un utente appartiene a più gals, visualizzerà comunque un solo elenco indirizzi globale in base alle condizioni seguenti:
- L'utente ha bisogno delle autorizzazioni per visualizzare l'elenco indirizzi globale. È possibile assegnare le autorizzazioni utente agli elenchi di disponibilità generale usando i criteri della rubrica. Per altre informazioni, vedere Criteri della rubrica in Exchange Online.
- Se un utente è ancora idoneo a visualizzare più gals, viene usato solo l'elenco indirizzi globale più grande (l'elenco indirizzi globale che contiene il maggior numero di destinatari).
- Ogni elenco indirizzi globale richiede una rubrica offline corrispondente che includa l'elenco indirizzi globale. Per creare OAB, vedere Creare una rubrica offline in Exchange Online.
L'elenco indirizzi globale predefinito è denominato Elenco indirizzi globale predefinito ed eventuali altre gals create richiedono nomi univoci. A seconda del client di posta elettronica, gli utenti potrebbero non visualizzare il nome effettivo dell'elenco indirizzi globale in uso:
- In Outlook sul web, gli utenti visualizzano il nome effettivo dell'elenco indirizzi globale in uso, ad esempio Elenco indirizzi globale predefinito.
- In Outlook l'elenco indirizzi globale viene sempre visualizzato come Elenco indirizzi globale, che probabilmente non corrisponde al nome effettivo.
Elenchi indirizzi predefiniti
Per impostazione predefinita, Exchange Online include cinque elenchi di indirizzi predefiniti e un elenco indirizzi globale. Questi elenchi di indirizzi sono descritti nella tabella seguente. Si noti che per impostazione predefinita, le cassette postali correlate al sistema, ad esempio le cassette postali di arbitrato e le cassette postali delle cartelle pubbliche, sono nascoste dagli elenchi di indirizzi.
| Nome | Tipo | Descrizione | Filtro destinatario usato |
|---|---|---|---|
| Tutti i contatti | Elenco indirizzi | Include tutti i contatti di posta elettronica nell'organizzazione. Per altre informazioni sui contatti di posta elettronica, vedere Destinatari in Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')" |
| Tutte le liste di distribuzione | Elenco indirizzi | Include tutti i gruppi di distribuzione e i gruppi di sicurezza abilitati per la posta elettronica nell'organizzazione. Per altre informazioni sui gruppi abilitati alla posta elettronica, vedere Destinatari in Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'" |
| Tutte le sale | Elenco indirizzi | Include tutte le cassette postali della sala. Le cassette postali delle apparecchiature non sono incluse. Per altre informazioni sulle cassette postali di sala e apparecchiature (risorse), vedere Destinatari in Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')" |
| Tutti gli utenti | Elenco indirizzi | Include tutte le cassette postali utente, le cassette postali collegate, le cassette postali remote (cassette postali di Microsoft 365 o Office 365), le cassette postali condivise, le cassette postali della sala, le cassette postali delle apparecchiature e gli utenti di posta elettronica nell'organizzazione. Per altre informazioni su questi tipi di destinatari, vedere Destinatari in Exchange Online. | "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))" |
| Elenco indirizzi globale predefinito | GAL | Include tutti gli oggetti destinatario abilitati alla posta elettronica nell'organizzazione (utenti, contatti, gruppi, gruppi di distribuzione dinamici e cartelle pubbliche. | "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))" |
| Cartelle pubbliche | Elenco indirizzi | Include tutte le cartelle pubbliche abilitate per la posta elettronica nell'organizzazione. Le autorizzazioni di accesso determinano chi può visualizzare e usare le cartelle pubbliche. Per altre informazioni sulle cartelle pubbliche, vedere Cartelle pubbliche in Microsoft 365 o Office 365 e Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'" |
Elenchi indirizzi personalizzati
Un'organizzazione Exchange Online potrebbe contenere migliaia di destinatari, quindi gli elenchi di indirizzi predefiniti potrebbero diventare piuttosto grandi. Per evitare questo, è possibile creare elenchi di indirizzi personalizzati per aiutare gli utenti a trovare ciò che stanno cercando.
Si consideri, ad esempio, una società con due divisioni di grandi dimensioni in un'organizzazione Exchange Online:
- Quarto caffè, che importa e vende chicchi di caffè.
- Contoso, Ltd, che sottoscrive le polizze assicurative.
Per la maggior parte delle attività quotidiane, i dipendenti di Fourth Coffee non comunicano con i dipendenti di Contoso, Ltd. Pertanto, per rendere più semplice per i dipendenti trovare i destinatari che esistono solo nella loro divisione, è possibile creare due nuovi elenchi di indirizzi personalizzati: uno per Fourth Coffee e uno per Contoso, Ltd. Tuttavia, se un dipendente non è sicuro della posizione in cui esiste il destinatario, può eseguire una ricerca nell'elenco indirizzi globale, che contiene tutti i destinatari di entrambe le divisioni.
In Exchange Online è possibile usare PowerShell solo per creare elenchi di indirizzi personalizzati.
Procedure consigliate per la creazione degli elenchi di indirizzi
Gli elenchi di indirizzi sono strumenti utili per gli utenti, tuttavia se non sono adeguatamente programmati, possono rivelarsi controproducenti. Per fare in modo che gli elenchi di indirizzi siano funzionali per gli utenti, è consigliabile osservare le seguenti istruzioni:
- Gli elenchi di indirizzi dovrebbero rendere più semplice per gli utenti trovare i destinatari.
- Evitare di creare così tanti elenchi di indirizzi che gli utenti non possono indicare quale elenco usare.
- Usare una convenzione di denominazione e una gerarchia della posizione per gli elenchi di indirizzi in modo che gli utenti possano immediatamente indicare per quale elenco si tratta (per quali destinatari sono inclusi nell'elenco). Se si ha difficoltà ad assegnare nomi agli elenchi di indirizzi, creare un numero minore di elenchi e ricordare agli utenti che è possibile individuare chiunque appartenga all'organizzazione utilizzando l'elenco indirizzi globale.
Per istruzioni dettagliate sulla creazione di elenchi di indirizzi in Exchange Online, vedere Procedure dell'elenco indirizzi in Exchange Online.
Visualizzare gli elenchi di indirizzi in Outlook e Outlook sul web
Gli elenchi di indirizzi in Exchange includono sia gli utenti che altri oggetti, ad esempio le sale riunioni. In passato, sia Outlook che Outlook sul web (precedentemente noto come Outlook Web App) consentivano di esplorare l'intero elenco indirizzi, indipendentemente dalle dimensioni. Un utente di un'organizzazione con migliaia o addirittura centinaia di migliaia di voci potrebbe scorrere l'intero elenco in un'unica finestra di dialogo per trovare un utente o un oggetto. Tuttavia, questo approccio è inefficiente in termini di impegno umano e risorse informatiche. Una ricerca semplice può restringere rapidamente i risultati, rendendo più semplice e veloce trovare una voce.
Di recente, Microsoft ha apportato una modifica per incoraggiare gli utenti a usare la ricerca anziché l'esplorazione infinita e anche per migliorare le prestazioni. Questa modifica influisce sull'esplorazione in qualsiasi elenco di indirizzi online con più di 500 oggetti. Questa modifica si applica all'elenco indirizzi globale, agli elenchi di indirizzi predefiniti e agli elenchi di indirizzi personalizzati. La modifica non influisce sull'esplorazione delle Rubriche offline.
In Outlook, l'apertura di una rubrica online è limitata alla visualizzazione dei primi 500 utenti se il set di risultati supera 500 oggetti. Per trovare un utente specifico o un set di utenti con nomi simili, è possibile usare la funzionalità di ricerca esistente in Outlook. Il comportamento durante la ricerca in base a Tutte le colonne rimane invariato. La ricerca continua a restituire risultati se i criteri producono un set di risultati corrispondente di meno di 5000 oggetti , verificando la presenza di corrispondenze parziali in DisplayName, FirstName, LastName, Alias e CommonName. Se il set di risultati supera 5000 oggetti, non vengono visualizzati risultati e un messaggio invita a limitare i criteri di ricerca. Le ricerche basate su Solo nome ora si comportano in modo coerente con le ricerche basate su Tutte le colonne. L'unica differenza con Name Only è che i criteri sono naturalmente basati solo sul valore del nome. Le ricerche basate sul nome non consentono più l'esplorazione illimitata dell'intero elenco di indirizzi come in precedenza.
Consiglio
Come accennato in precedenza, gli utenti possono comunque esplorare una rubrica offline nella sua interezza.
In Outlook sul web gli utenti sono già invitati a usare la ricerca e i suggerimenti forniti dal motore di ricerca. Tuttavia, se un utente seleziona il pulsante A: in una bozza di posta elettronica, può visualizzare un elenco di indirizzi online. Se l'elenco di indirizzi online contiene più di 500 utenti, non vengono visualizzati risultati. Un messaggio indica all'utente di trovare il destinatario desiderato usando la ricerca. Inoltre, l'hub Persone in Outlook sul web ora richiede un criterio di ricerca per visualizzare tutti gli utenti. Gli utenti ricevono automaticamente un messaggio corrispondente quando si spostano per visualizzare un elenco indirizzi.