Funzionalità di collaborazione in Exchange Server

Exchange Server offre le funzionalità avanzate seguenti che consentono agli utenti finali di collaborare tramite posta elettronica:

  • Cassette postali del sito (deprecate in SharePoint 2019)
  • Cartelle pubbliche
  • Cassette postali condivise
  • Gruppi di distribuzione

Ognuna di queste funzionalità ha un'esperienza utente e un set di funzionalità diversi e deve essere usata in base a ciò che l'utente deve eseguire e a ciò che l'organizzazione può fornire. Ad esempio, le cassette postali del sito offrono ottime funzionalità di collaborazione per la documentazione. Tuttavia, le cassette postali del sito si basano su SharePoint Server, quindi se non si prevede di distribuire SharePoint, è consigliabile usare cartelle pubbliche per condividere i documenti.

In questo argomento vengono confrontate le funzionalità di collaborazione per facilitare la scelta del tipo di funzionalità da offrire agli utenti.

Cassette postali del sito

Una cassetta postale del sito è costituita da un'appartenenza al sito di SharePoint 2013 o successiva (proprietari e membri), un archivio condiviso tramite una cassetta postale di Exchange 2016 o successiva per i messaggi di posta elettronica e un sito di SharePoint per archiviare e condividere informazioni. Le cassette postali del sito riuniscono fondamentalmente la posta elettronica di Exchange e i documenti di SharePoint. Per gli utenti, la cassetta postale del sito funge da cabinet di archiviazione centrale per il progetto, fornendo uno spazio in cui archiviare posta elettronica e documenti relativi a un progetto, accessibili e modificabili solo dai membri del sito. Inoltre, le cassette postali del sito hanno un ciclo di vita specifico e sono ottimizzate per essere utilizzate in progetti con date di inizio e fine determinate. Per implementare completamente le cassette postali del sito, gli utenti finali devono usare Outlook 2013 o versione successiva.

Per ulteriori informazioni, vedere Cassette postali del sito.

Cartelle pubbliche

Le cartelle pubbliche sono progettate per l'accesso condiviso e offrono un metodo semplice ed efficace per raccogliere, organizzare e condividere le informazioni con altre persone del gruppo di lavoro o dell'organizzazione.

Le cartelle pubbliche organizzano il contenuto in base a una gerarchia diretta facile da sfogliare. Gli utenti scoprono contenuti interessanti e pertinenti esplorando gli opportuni rami della gerarchia. Gli utenti visualizzano sempre la gerarchia completa nella visualizzazione cartelle di Outlook. Le cartelle pubbliche rappresentano un'ottima tecnologia per l'archiviazione dei gruppi di distribuzione. Una cartella pubblica può essere abilitata alla posta elettronica e aggiunta come membro di un gruppo di distribuzione. La posta elettronica inviata al gruppo di distribuzione viene aggiunta automaticamente alla cartella pubblica per riferimenti futuri. Le cartelle pubbliche offrono anche una semplice condivisione dei documenti e non richiedono l'installazione di SharePoint Server nell'organizzazione. Infine, gli utenti finali possono usare cartelle pubbliche con Outlook 2007 o versioni successive.

Per altre informazioni, vedere Cartelle pubbliche.

Cassette postali condivise

Una cassetta postale condivisa è una cassetta postale a cui possono accedere più utenti designati per leggere e inviare messaggi di posta elettronica e per condividere un calendario comune. Le cassette postali condivise possono fornire un indirizzo di posta elettronica generico , ad info@contoso.com esempio o sales@contoso.com, che i clienti possono usare per informarsi sull'azienda. Se alla cassetta postale condivisa è assegnata l'autorizzazione Invia come quando un utente delegato risponde al messaggio di posta elettronica, può apparire come se la cassetta postale (ad esempio , sales@contoso.com) rispondesse, non l'utente effettivo.

Per ulteriori informazioni, vedere Cassette postali condivise.

Gruppi

I gruppi, noti anche come gruppi di distribuzione, sono una raccolta di due o più destinatari presenti nella rubrica condivisa. Quando un messaggio di posta elettronica viene inviato a un gruppo, tale messaggio viene ricevuto da tutti i membri del gruppo. I gruppi di distribuzione possono essere organizzati in base a un determinato oggetto di discussione, ad esempio "Amanti dei cani" o in base a utenti che condividono una struttura di lavoro comune che richiede comunicazioni frequenti.

Per ulteriori informazioni, vedere Destinatari.

Quale utilizzare?

Nella tabella seguente viene fornita una rassegna rapida di ogni singola funzionalità di collaborazione per agevolarne la scelta.

Scenario Cassette postali del sito Cartelle pubbliche Cassette postali condivise Gruppi
Tipo di gruppo Gli utenti che collaborano come team a un progetto specifico con data di inizio e fine stabilite. Con le dovute autorizzazioni, ciascun utente dell'organizzazione può accedere ed eseguire ricerche nelle cartelle pubbliche. Le cartelle pubbliche sono ideali per mantenere la cronologia o le conversazioni dei gruppi di distribuzione. Delegati che lavorano a nome di un'identità virtuale e possono rispondere ai messaggi di posta elettronica come identità di cassetta postale condivisa. Esempio: support@tailspintoys.com Gli utenti che devono inviare messaggi di posta elettronica a un gruppo di destinatari con interessi o caratteristiche comuni.
Dimensione ideale del gruppo Piccole Grandi Piccole Grandi
Access Membri e proprietari della cassetta postale del sito. Accessibile da tutti gli utenti dell'organizzazione. Agli utenti possono essere concesse le autorizzazioni di accesso completo e/o Invia come. Con le autorizzazioni di accesso completo, gli utenti possono anche aggiungere la cassetta postale condivisa al profilo di Outlook personale per accedere alla cassetta postale condivisa. Per i gruppi di distribuzione, i membri devono essere aggiunti manualmente. Per i gruppi di distribuzione dinamici, i membri vengono aggiunti in base ai criteri di filtro.
Calendario condiviso? No No
La posta elettronica arriva nella cartella Posta in arrivo personale dell'utente? No. La posta elettronica arriva nella cassetta postale del sito. No. La posta elettronica arriva nella cartella pubblica. No. La posta elettronica arriva nella posta in arrivo della cassetta postale condivisa. Sì. Sì, i messaggi di posta elettronica arrivano nella cartella Posta in arrivo di un membro del gruppo di distribuzione.
Client supportati Outlook 2013 o versione successiva

SharePoint 2013

Outlook 2007 o versione successiva Outlook 2007 o versione successiva

Outlook Web App

Outlook 2007 o versione successiva

Outlook Web App