Passaggio 5: Concedere a un altro dipendente l'accesso ai dati di OneDrive e Outlook
Quando un dipendente lascia l'organizzazione, è necessario accedere ai dati di OneDrive e Outlook, eseguirne il backup e scegliere se assegnarli a un altro dipendente.
Accedere ai documenti di OneDrive di un utente precedente
Se si rimuove la licenza di un utente ma non si elimina l'account, è possibile accedere al contenuto in OneDrive dell'utente. Se si elimina l'account dell'utente, per impostazione predefinita sono disponibili 30 giorni per accedere ai dati di OneDrive dell'utente precedente. Informazioni su come impostare la conservazione di OneDrive per gli utenti eliminati. Se non si ripristina un account utente entro questo periodo di tempo, il contenuto di OneDrive viene eliminato.
Per mantenere i file di OneDrive di un utente precedente, prima di tutto concedere l'accesso a OneDrive e quindi spostare i file che si desidera mantenere.
Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.
Selezionare un utente.
Nella pagina delle proprietà dell'utente selezionare OneDrive. In Ottenere l'accesso ai file selezionare Crea collegamento ai file.
Selezionare il collegamento per aprire il percorso del file. Scaricare i file nel computer oppure selezionare Sposta in o Copia in per spostarli o copiarli in OneDrive o in una raccolta condivisa.
Nota
- È possibile spostare o copiare fino a 500 MB di file e cartelle alla volta.
- Quando si spostano o si copiano documenti con cronologia delle versioni, viene spostata solo la versione più recente.
- Le opzioni amministrative per un utente attivo nella scheda OneDrive nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 non sono attualmente supportate per i tenant multi-geo.
È anche possibile concedere l'accesso a un altro utente per accedere a OneDrive di un ex dipendente.
Accedere all'interfaccia di amministrazione come amministratore globale o amministratore di SharePoint.
Se viene visualizzato un messaggio che indica che non si dispone dell'autorizzazione per accedere all'interfaccia di amministrazione, non si dispone delle autorizzazioni di amministratore nell'organizzazione.
Nel riquadro sinistro selezionare Amministrazione centri>SharePoint. Potrebbe essere necessario selezionare Mostra tutto per vedere l'elenco di interfacce di amministrazione.
Se viene visualizzata l'interfaccia di amministrazione di SharePoint classica, selezionare Apri ora nella parte superiore della pagina per aprire l'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
Nel riquadro sinistro selezionare Altre funzionalità.
In Profili utente selezionare Apri.
In Persone selezionare Gestisci profili utente.
Immettere il nome dell'ex dipendente e selezionare Trova.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'utente e quindi scegliere Gestisci proprietari della raccolta siti.
Aggiungere l'utente agli amministratori della raccolta siti e selezionare OK.
L'utente sarà ora in grado di accedere a OneDrive dell'ex dipendente usando l'URL di OneDrive.
Revocare l'accesso amministratore a OneDrive di un utente
È possibile concedere a se stessi l'accesso al contenuto in OneDrive di un utente, ma è possibile rimuovere l'accesso quando non è più necessario.
Accedere all'interfaccia di amministrazione come amministratore globale o amministratore di SharePoint.
Se viene visualizzato un messaggio che indica che non si dispone dell'autorizzazione per accedere all'interfaccia di amministrazione, non si dispone delle autorizzazioni di amministratore nell'organizzazione.
Nel riquadro sinistro selezionare Amministrazione centri>SharePoint. Potrebbe essere necessario selezionare Mostra tutto per vedere l'elenco di interfacce di amministrazione.
Se viene visualizzata l'interfaccia di amministrazione di SharePoint classica, selezionare Apri ora nella parte superiore della pagina per aprire l'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
Nel riquadro sinistro selezionare Altre funzionalità.
In Profili utente selezionare Apri.
In Persone selezionare Gestisci profili utente.
Immettere il nome dell'utente e selezionare Trova.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'utente e quindi scegliere Gestisci proprietari della raccolta siti.
Rimuovere la persona che non ha più bisogno di accedere ai dati dell'utente e quindi selezionare OK.
Accedere ai dati di Outlook di un utente precedente
Per salvare i messaggi di posta elettronica, il calendario, le attività e i contatti dell'ex dipendente, è possibile esportare le informazioni in un file di dati di Outlook (con estensione pst). Per i passaggi per l'esportazione dei dati di Outlook, vedere Esportare messaggi di posta elettronica, contatti ed elementi del calendario in un file pst.
Concedere a un altro utente l'accesso alla posta elettronica di un utente precedente
Per concedere l'accesso ai messaggi di posta elettronica, al calendario, alle attività e ai contatti dell'ex dipendente a un altro dipendente, importare le informazioni nella posta in arrivo di Outlook di un altro dipendente. Per i passaggi per l'esportazione dei dati di Outlook, vedere Importare posta elettronica, contatti e calendario da un file pst di Outlook.
Nota
È anche possibile convertire la cassetta postale dell'utente precedente in una cassetta postale condivisa o inoltrare la posta elettronica di un ex dipendente a un altro dipendente.
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