Gestire i contratti con una soluzione Microsoft 365

Questo articolo descrive come creare una soluzione di gestione dei contratti per l'organizzazione usando Microsoft Syntex e componenti di Microsoft 365. Offre un framework che consente di pianificare e creare una soluzione adatta alle esigenze aziendali specifiche. Anche se questa soluzione parla di gestione dei contratti, è possibile adattarla per creare altre soluzioni di gestione dei documenti, ad esempio per i rendiconti di lavoro o le fatture.

Identificare il problema aziendale

Il primo passaggio nella pianificazione del sistema di gestione dei contratti consiste nel comprendere il problema che si sta tentando di risolvere. Per questa soluzione, è necessario risolvere quattro problemi principali:

• Identificare i contratti. L'organizzazione lavora con molti documenti, ad esempio fatture, contratti, rendiconti di lavoro e così via. Alcuni sono asset digitali inviati tramite posta elettronica e altri sono asset cartacei inviati tramite posta tradizionale. È necessario un modo per identificare tutti i contratti dei clienti da tutti gli altri documenti e quindi classificarli come tali.

• Tenere traccia della cronologia delle approvazioni dei contratti. L'organizzazione ha bisogno di un modo affidabile per verificare se i contratti sono stati approvati o rifiutati e se il pagamento è stato elaborato.

• Sito per gestire le approvazioni dei contratti. L'organizzazione deve configurare un sito di collaborazione in cui tutti gli stakeholder necessari possano esaminare facilmente i contratti. Gli stakeholder dovrebbero essere in grado di esaminare l'intero contratto, se necessario, ma si preoccupano principalmente di visualizzare diversi campi chiave di ogni contratto (ad esempio, nome del cliente, numero di ordine di acquisto e costo totale). Gli stakeholder dovrebbero essere in grado di approvare o rifiutare facilmente i contratti in ingresso.

• Il percorso ha esaminato i contratti. I contratti approvati e rifiutati devono essere indirizzati attraverso un flusso di lavoro specifico. I contratti approvati devono essere indirizzati a un'applicazione partner per l'elaborazione dei pagamenti. I contratti rifiutati devono essere indirizzati per una revisione aggiuntiva.

Panoramica della soluzione

Questa guida alla soluzione di gestione dei contratti include quattro componenti di Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: creare modelli per identificare e classificare i file del contratto e quindi estrarne i dati appropriati.

• Elenchi di Microsoft SharePoint: usare la formattazione disponibile negli elenchi di SharePoint moderni per presentare i contratti in un formato descrittivo per le aziende.

• Microsoft Teams: usare le funzionalità di un canale di Teams e le schede associate per consentire agli stakeholder di esaminare e gestire i contratti.

• Power Automate: usare i flussi per guidare i contratti attraverso il processo di approvazione e quindi a un'applicazione di terze parti per il pagamento.

Come funziona tutto

1. I documenti vengono caricati in una raccolta documenti di SharePoint. Alla raccolta documenti è stato applicato un modello di elaborazione documenti non strutturato syntex. Controlla ogni file per verificare se corrisponde a un tipo di contenuto "contratto" di cui è stato eseguito il training per cercare. Se trova una corrispondenza, classifica il file come "contratto" e aggiorna il tipo di contenuto per il documento.

2. Il modello estrae anche dati specifici da ogni file di contratto che gli stakeholder sono interessati a vedere, ad esempio l'importodi cliente, appaltatore e tariffa.

   La pagina seguente è un esempio di contratto per il quale viene eseguito il training del modello.

   

3. In Microsoft Teams tutti gli stakeholder sono membri di un canale teams sicuro in cui tutti i contratti nella raccolta documenti sono visibili per l'approvazione o il rifiuto. Usando la funzionalità di Teams, tutti gli stakeholder ricevono una notifica quando è necessario rivedere i nuovi contratti.

4. Usando Power Automate, i contratti vengono spostati attraverso il processo di approvazione nel canale teams. Quando un membro approva un contratto, lo stato del contratto viene modificato in approvato, tutti i membri ricevono una notifica tramite un post di Teams e viene creata una voce per indicare che il contratto è pronto per i proventi. Questo processo può essere esteso per scrivere direttamente in un'applicazione finanziaria di terze parti per il pagamento.

5. Quando un membro rifiuta un contratto, lo stato viene modificato in rifiutato e tutti i membri ricevono una notifica tramite un post di Teams.

6. Il risultato finale di questa soluzione è un processo aziendale automatizzato per l'organizzazione. I dipendenti possono usare facilmente la visualizzazione riquadro personalizzata in Teams per avviare e monitorare il flusso di lavoro di approvazione dei documenti.

   

Requisiti di licenza

Questa soluzione si basa sulle funzionalità seguenti, tutte disponibili come parte di una licenza di Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) o Business (Basic, Standard o Premium):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Informazioni su come usare Syntex

Non è nuovo di Microsoft Syntex? Informazioni su come usare Syntex per gestire il contenuto usando l'intelligenza artificiale.

Il percorso di apprendimento Introduzione a Microsoft Syntex illustra come usare modelli di elaborazione dei documenti non strutturati, a mano libera e non strutturati per classificare documenti, estrarre testo ed etichettare i documenti per una gestione delle conoscenze rapida e semplice.

Creare la soluzione

Le sezioni successive illustrano in dettaglio come configurare la soluzione di gestione dei contratti. È suddiviso in tre passaggi:

• Passaggio 1. Usare Microsoft Syntex per identificare i file del contratto ed estrarre i dati
• Passaggio 2. Usare Microsoft Teams per creare il canale di gestione dei contratti
• Passaggio 3. Usare Power Automate per creare il flusso per elaborare i contratti