Che cos'è la governance della collaborazione?

La governance della collaborazione consente di gestire l'accesso degli utenti alle risorse, la conformità agli standard aziendali e garantire la sicurezza dei dati.

Le organizzazioni usano oggi un set di strumenti diversificato. C'è il team di sviluppatori che usano la chat del team, i dirigenti che inviano posta elettronica e l'intera organizzazione che si connette attraverso il social aziendale. Sono in uso più strumenti di collaborazione perché ogni gruppo è univoco e ha le proprie esigenze funzionali e lo stile di lavoro. Alcuni useranno solo la posta elettronica, mentre altri vivranno principalmente in chat.

Se gli utenti ritengono che gli strumenti forniti dall'IT non siano adatti alle proprie esigenze, probabilmente scaricheranno l'app consumer preferita che supporta i propri scenari. Anche se questo processo consente agli utenti di iniziare rapidamente, porta a un'esperienza utente frustrante all'interno dell'organizzazione con più account di accesso, difficoltà di condivisione e nessuna singola posizione per visualizzare il contenuto. Questo concetto viene definito "Shadow IT" e rappresenta un rischio significativo per le organizzazioni. Riduce la possibilità di gestire in modo uniforme l'accesso degli utenti, garantire la sicurezza e le esigenze di conformità del servizio.

Servizi come gruppi di Microsoft 365, Teams e Viva Engage consentono agli utenti di ridurre il rischio di shadow IT fornendo gli strumenti necessari per collaborare. Microsoft 365 offre un set completo di strumenti per implementare tutte le funzionalità di governance che l'organizzazione potrebbe richiedere.

Questa serie di articoli consente di comprendere come interagiscono gruppi, team e impostazioni di SharePoint, quali funzionalità di governance sono disponibili e come creare e implementare un framework di governance per le funzionalità di collaborazione in Microsoft 365.

Configurazione della collaborazione sicura con Microsoft 365

Sono disponibili molte opzioni per la distribuzione di Gruppi di Microsoft 365 e Teams per la collaborazione sicura nell'organizzazione. È consigliabile usare questo contenuto di governance insieme a Configurare la condivisione sicura dei file e la collaborazione con Microsoft Teams e gli articoli associati per creare la soluzione di collaborazione migliore per l'organizzazione.

Governance della residenza dei dati

Se l'organizzazione è multi-nazionale e si hanno requisiti di residenza dei dati per aree geografiche diverse, includere Microsoft 365 Multi-Geo come parte del piano di governance della collaborazione.

Perché i gruppi di Microsoft 365 sono importanti nella governance della collaborazione

I gruppi di Microsoft 365 consentono di scegliere un set di persone con cui si desidera collaborare e di configurare facilmente una raccolta di risorse da condividere. L'aggiunta di membri al gruppo concede automaticamente le autorizzazioni necessarie a tutti gli asset forniti dal gruppo. Sia Teams che Viva Engage usano i gruppi di Microsoft 365 per gestire l'appartenenza.

I gruppi di Microsoft 365 includono una suite di risorse collegate che gli utenti possono usare per la comunicazione e la collaborazione. Gruppi includere sempre un sito di SharePoint, Planner e una cassetta postale e un calendario. A seconda della modalità di creazione del gruppo, è possibile aggiungere facoltativamente altri servizi, ad esempio Teams, Viva Engage e Project.

Risorsa	Descrizione
Calendario	Per la pianificazione di eventi correlati al gruppo
Posta in arrivo	Per le conversazioni tramite posta elettronica tra membri del gruppo. Questa posta in arrivo ha un indirizzo di posta elettronica e può essere impostata per accettare messaggi provenienti da persone esterne al gruppo e anche all'esterno dell'organizzazione, proprio come una lista di distribuzione tradizionale.
Blocco appunti di OneNote	Per raccogliere idee, ricerche e informazioni
Planner	Per l'assegnazione e la gestione delle attività di progetto tra i membri del gruppo
Progetto e roadmap	Strumenti di gestione dei progetti basati sul Web
Sito del team di SharePoint	Un repository centrale per informazioni, collegamenti e contenuti relativi al gruppo
Teams	Un'area di lavoro basata su chat in Microsoft 365
Viva Engage	Un luogo comune per avere conversazioni e condividere informazioni

Gruppi di Microsoft 365 include un'ampia gamma di controlli di governance, tra cui criteri di scadenza, convenzioni di denominazione e criteri di parole bloccate, che consentono di gestire i gruppi nell'organizzazione. Poiché i gruppi controllano l'appartenenza e l'accesso a questa suite di risorse, la gestione dei gruppi è una parte fondamentale della gestione della collaborazione in Microsoft 365.

Definire le procedure consigliate per la governance della collaborazione per l'organizzazione

All'interno di Microsoft 365 sono disponibili più posizioni in cui collaborare e avere conversazioni. Comprendere dove gli utenti possono avviare conversazioni può aiutare a definire una strategia per la comunicazione.

Sono disponibili tre metodi di comunicazione principali supportati da Microsoft 365:

• Outlook: collaborazione tramite posta elettronica, inclusa la posta in arrivo di un gruppo condiviso e il calendario
• Microsoft Teams: un'area di lavoro basata su chat persistente in cui è possibile avere conversazioni informali in tempo reale su un'ampia gamma di argomenti, organizzati in base a sottogruppi specifici
• Viva Engage: esperienza sociale aziendale per la collaborazione

Teams: area di lavoro basata su chat (collaborazione ad alta velocità)

• Progettato per la collaborazione con le persone con cui lavorano gli utenti ogni giorno
• Mette le informazioni a portata di mano degli utenti in una singola esperienza
• Aggiungere schede, connettori e bot
• Live chat, audio/videoconferenza, riunioni registrate

Viva Engage: connettersi all'interno dell'organizzazione (social networking aziendale)

• Comunità di pratica - Gruppi interfuntori di persone che condividono un interesse o un'esperienza comune, ma non lavorano necessariamente insieme quotidianamente
• Connessione alla leadership, community di apprendimento, community basate su ruoli

Cassette postali e calendario (collaborazione basata sulla posta elettronica)

• Usato per la comunicazione mirata con singoli utenti o un gruppo di persone
• Calendario condiviso per le riunioni con altri membri del gruppo

Quando si determina come si vogliono usare le funzionalità di collaborazione in Microsoft 365, considerare questi metodi di comunicazione e che gli utenti probabilmente useranno in scenari diversi.

Nota

Quando viene creato un nuovo gruppo di Microsoft 365 tramite Viva Engage o Teams, il gruppo non è visibile in Outlook o nella rubrica perché la comunicazione principale tra tali utenti avviene nei rispettivi client. Viva Engage gruppi non possono essere connessi a Teams.

Elenco di controllo per le procedure consigliate per la governance della collaborazione

Quando si avvia il processo di pianificazione della governance, tenere presente queste procedure consigliate:

• Comunicare con gli utenti : identificare i principali utenti delle funzionalità di collaborazione e incontrarli per comprendere i requisiti aziendali principali e gli scenari dei casi d'uso.

• Bilanciare i rischi e i vantaggi : esaminare le esigenze aziendali, normative, legali e di conformità e pianificare una soluzione ottimizzata per tutti i risultati.

• Adattarsi a organizzazioni diverse e a diversi tipi di contenuto e scenari : considerare le diverse esigenze per gruppi o reparti diversi e diversi tipi di contenuto, ad esempio contenuto Intranet rispetto al contenuto di OneDrive di un utente.

• Allinearsi alle priorità aziendali : gli obiettivi aziendali consentono di definire il tempo e l'energia necessari per investire nella governance.

• Incorporare le decisioni di governance direttamente nelle soluzioni create : molte decisioni di governance possono essere implementate attivando o disattivando le funzionalità in Microsoft 365.

• Usare un approccio in più fasi : implementare prima le funzionalità di collaborazione a un piccolo gruppo di utenti. Ottenere commenti e suggerimenti, watch per i ticket dell'help desk e aggiornare le impostazioni o i processi necessari prima di passare a un gruppo più grande.

• Rafforzare la formazione : adattare soluzioni come i percorsi di apprendimento di Microsoft 365 per garantire che le aspettative specifiche dell'organizzazione vengano rafforzate con la formazione fornita da Microsoft.

• Avere una strategia per comunicare criteri e linee guida di governance nell'organizzazione : creare un Centro adozione Microsoft 365 in un sito di comunicazione di SharePoint per comunicare criteri e procedure.

• Definire ruoli e responsabilità : identificare il team di base della governance e lavorare prima attraverso decisioni di governance chiave relative al provisioning e alla denominazione e all'accesso esterno, quindi eseguire le decisioni rimanenti.

• Rivedere le decisioni man mano che le aziende e la tecnologia cambiano : soddisfare periodicamente per esaminare le nuove funzionalità e le nuove aspettative aziendali.

Per un'analisi più approfondita di queste procedure, vedere Creare il piano di governance della collaborazione.

Impatto dell'utente finale e gestione delle modifiche

Poiché i gruppi e i team possono essere creati in diversi modi, è consigliabile formare gli utenti per usare il metodo più adatto all'organizzazione:

• Se l'organizzazione ha distribuito Teams, indicare agli utenti di creare un team quando hanno bisogno di uno spazio di collaborazione.
• Se l'organizzazione esegue la maggior parte delle comunicazioni tramite posta elettronica, indicare agli utenti di creare gruppi in Outlook.
• Se l'organizzazione usa in modo frequente SharePoint o esegue la migrazione da SharePoint locale, indicare agli utenti di creare siti del team di SharePoint per la collaborazione.

Ciò consente di evitare confusione se gli utenti non hanno familiarità con il modo in cui i gruppi si riferiscono ai servizi correlati. Per altre informazioni su come comunicare agli utenti sui gruppi, vedere Spiegare Gruppi di Microsoft 365 agli utenti.

Principali funzionalità di governance della collaborazione e requisiti di licenza

Le funzionalità di governance per la collaborazione in Microsoft 365 includono funzionalità in Microsoft 365, Teams, SharePoint e Microsoft Entra ID.

Capacità o funzionalità	Descrizione	Licenze
Condivisione di team e siti	Controllare se team, gruppi e siti possono essere condivisi con persone esterne all'organizzazione.	Microsoft 365 E5 o E3
Dominio consentito/bloccato	Limitare la condivisione con persone esterne all'organizzazione a utenti di domini specifici.	Microsoft 365 E5 o E3
Creazione siti in modalità self-service	Consentire o impedire agli utenti di creare siti di SharePoint personalizzati.	Microsoft 365 E5 o E3
Condivisione di file e siti con restrizioni	Limitare la condivisione di siti, file e cartelle ai membri di un gruppo di sicurezza specifico.	Microsoft 365 E5 o E3
Creazione di gruppi con restrizioni	Limitare la creazione di team e gruppi ai membri di un gruppo di sicurezza specifico.	Microsoft 365 E5 o E3 con licenze EDU di base Microsoft Entra ID P1 o P2 o Microsoft Entra
Criteri di denominazione dei gruppi	Applicare prefissi o suffissi ai nomi dei gruppi e dei team.	Microsoft 365 E5 o E3 con licenze EDU di base Microsoft Entra ID P1 o P2 o Microsoft Entra
Criteri di scadenza del gruppo	Impostare i gruppi e i team inattivi in modo che scada e vengano eliminati dopo un periodo di tempo specificato.	Microsoft 365 E5 o E3 con licenze P1 o P2 Microsoft Entra ID
Accesso guest per gruppo	Consentire o impedire la condivisione di team e gruppi con persone esterne all'organizzazione in base al gruppo.	Microsoft 365 E5 o E3

Inoltre, queste licenze di componenti aggiuntivi offrono funzionalità di governance avanzate:

• Microsoft Teams Premium offre funzionalità di conformità per le riunioni, tra cui filigrane, crittografia ed etichette di riservatezza.
• Microsoft Syntex - Gestione avanzata di SharePoint fornisce criteri per l'accesso al contenuto, la collaborazione e la gestione del ciclo di vita.

Raccomandazioni per la pianificazione della governance della collaborazione

Seguire questi passaggi di base per creare il piano di governance:

1. Prendere in considerazione i principali obiettivi e processi aziendali: creare il piano di governance per soddisfare le esigenze dell'azienda.
2. Informazioni sulle impostazioni nei servizi: le impostazioni nei gruppi e SharePoint interagiscono tra loro, così come le impostazioni in gruppi, SharePoint e Teams e altri servizi. Assicurarsi di comprendere queste interazioni durante la pianificazione della strategia di governance.
3. Pianificare la gestione dell'accesso utente: pianificare il livello di accesso che si vuole concedere agli utenti in gruppi, SharePoint e Teams.
4. Pianificare la gestione delle impostazioni di conformità: esaminare le opzioni di conformità disponibili per i gruppi di Microsoft 365, Teams e La collaborazione di SharePoint.
5. Pianificare la gestione delle comunicazioni: esaminare le opzioni di governance delle comunicazioni disponibili per gli scenari di collaborazione.
6. Pianificare la governance dell'organizzazione e del ciclo di vita: scegliere i criteri da usare per la creazione, la denominazione, la scadenza e l'archiviazione di gruppi e team. Comprendere anche la fine delle opzioni del ciclo di vita per gruppi, team e Viva Engage

Formazione per gli amministratori

Questi moduli di formazione di Microsoft Learn consentono di apprendere le funzionalità di governance in Microsoft 365.

• Introduzione alla protezione delle informazioni e alla gestione del ciclo di vita dei dati in Microsoft Purview : informazioni su come le soluzioni di protezione delle informazioni e gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft 365 consentono di proteggere e gestire i dati per tutto il ciclo di vita.
• Microsoft Security, Compliance e Identity Fundamentals: descrivere le funzionalità delle soluzioni di conformità Microsoft : informazioni sulle soluzioni di conformità in Microsoft. Topics trattati includeranno conformità, protezione delle informazioni e governance nelle soluzioni Microsoft 365, Insider Risk, audit ed eDiscovery. Sono descritte anche le funzionalità di governance delle risorse di Azure.

Illustrazioni

Queste illustrazioni consentono di comprendere in che modo gruppi e team interagiscono con altri servizi in Microsoft 365 e quali funzionalità di governance e conformità sono disponibili per gestire questi servizi nell'organizzazione.

Gruppi in Microsoft 365 per architetti IT

Cosa devono sapere gli architetti IT sui gruppi di Microsoft 365

Elemento	Descrizione
PDF | Visio Aggiornato a maggio 2022	Queste immagini mostrano dettagliatamente i diversi gruppi, come questi vengono creati e gestiti, e alcuni consigli di governance.

Microsoft Teams e servizi di produttività correlati in Microsoft 365 per architetti IT

L'architettura logica dei servizi di produttività in Microsoft 365, con Microsoft Teams.

Elemento	Descrizione
PDF Aggiornato nell'aprile 2019	Microsoft offre una serie di servizi di produttività che interagiscono tra loro per offrire esperienze di collaborazione con governance dei dati, sicurezza e conformità integrate. Questa serie di immagini consente di visualizzare l'architettura logica di servizi di produttività per enterprise architect, con Microsoft Teams.

Capacità della Conformità e protezione delle informazioni di Microsoft 365

Microsoft 365 include un'ampia gamma di funzionalità di conformità e protezione delle informazioni. Insieme agli strumenti di produttività di Microsoft, queste funzionalità sono progettate per aiutare le organizzazioni a collaborare in tempo reale rispettando i rigorosi framework di conformità alle normative.

Questo set di illustrazioni usa uno dei settori più regolamentati, i servizi finanziari, per illustrare come queste funzionalità possono essere applicate per soddisfare i requisiti normativi comuni. Queste illustrazioni possono essere personalizzate.

Elemento	Descrizione
Inglese: Scarica come PDF | Scarica come Visio Giapponese: Scarica come PDF | Scarica come Visio Ultimo aggiornamento nel novembre 2020	Include: Microsoft Purview Information Protection e Prevenzione della perdita dei dati Microsoft Purview Criteri di conservazione ed etichette di conservazione. Barriere informative Conformità delle comunicazioni Rischi Insider Gestione dei dati di terze parti

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