Panoramica del connettore Microsoft 365 Copilot condivisione file Azure

Il connettore Microsoft 365 Copilot condivisione file Azure integra Azure contenuto di Condivisione file in Microsoft 365, consentendo alle esperienze di Microsoft 365 Copilot e Microsoft Search di visualizzare i file e le cartelle pertinenti direttamente in app come Teams, Outlook e SharePoint. Quando si configura il connettore e il contenuto dell'indice dalle condivisioni file, gli utenti possono cercare i dati di condivisione file aziendali in Microsoft 365 senza passare da uno strumento all'altro. Il connettore offre una gestione delle informazioni più coerente e un'individuazione migliorata e mantiene la limitazione della sicurezza basata su NTFS (New Technology File System).

Perché usare il connettore di condivisione file Azure per indicizzare i dati?

Le organizzazioni usano comunemente Azure condivisione file per archiviare documenti di progetto, unità condivise, contenuto operativo, cartelle di lavoro finanziarie, contratti e archivi. Poiché queste condivisioni spesso non rientrano nell'esperienza di collaborazione quotidiana, gli utenti faticano a trovare la versione più recente o a esplorare percorsi UNC (Universal Naming Convention) complessi. Questa frammentazione crea contenuto duplicato, accesso incoerente e processo decisionale più lento.

Il connettore di condivisione file Azure risolve questi problemi integrando il contenuto della condivisione file direttamente in Microsoft 365 in modo che gli utenti possano accederle tramite Copilot, Ricerca Copilot e Microsoft Search senza lasciare il flusso di lavoro. Questa esperienza di ricerca unificata riduce il cambio di contesto e consente di standardizzare il modo in cui i team individuano e usano il contenuto condiviso continuando a rispettare le autorizzazioni NTFS.

Il connettore condivisione file Azure offre i vantaggi seguenti:

• Aumenta la produttività: i dipendenti accedono Azure documenti di condivisione file direttamente all'interno delle app di Microsoft 365, riducendo il tempo impiegato per esplorare i percorsi UNC o cambiare strumento.
• Migliora il processo decisionale: la ricerca unificata in condivisione file Azure e Microsoft 365 consente un accesso più rapido ai piani di progetto, ai documenti operativi e ai modelli finanziari.
• Accelera l'evasione delle richieste: i team IT o di supporto recuperano procedure, runbook e documenti di riferimento più velocemente tramite query in linguaggio naturale in Copilot.
• Migliora la collaborazione: Teams individua modelli, contratti, report e archivi riutilizzabili, riducendo i contenuti duplicati nell'intera organizzazione.
• Supporta la migrazione del contenuto: la ricerca unificata consente di identificare gli elementi da migrare, archiviare o ritirare man mano che le organizzazioni modernizzano le condivisioni file legacy.
• Mantiene la sicurezza e la conformità: il taglio delle autorizzazioni NTFS garantisce che gli utenti visualizzino solo i file e le cartelle a cui sono autorizzati ad accedere.

Nella tabella seguente sono elencati i casi d'uso comuni per il connettore di condivisione file Azure.

Reparto o ruolo	Use Case	Vantaggio aziendale
Team di progetto/PMO	Cercare nelle cartelle di progetto sequenze temporali, log RAID e mazzi di stato tramite Copilot.	Creazione di report di progetto più veloce.
Contabilità	Recuperare cartelle di lavoro del budget, raccoglitori di chiusura mensili e pianificazioni di controllo.	Maggiore visibilità finanziaria.
Legale/approvvigionamento	Individuare i modelli standard e i contratti eseguiti.	Contratti più coerenti.
IT/infrastruttura	Trovare runbook, modificare record e documenti di configurazione.	Risposta agli eventi imprevisti più rapida.
Team hr/people	Accedere a documenti, moduli e archivi dei criteri di accesso.	Individuazione dei criteri più semplice.
Dirigenti/manager	Chiedere a Copilot di riepilogare i report chiave o le presentazioni.	Processo decisionale più rapido.

Creare agenti con il connettore di condivisione file Azure

Gli sviluppatori possono usare questo connettore come origine conoscenze negli agenti dichiarativi compilati con Copilot Studio, Agent Builder in Microsoft 365 Copilot o Microsoft 365 Agents Toolkit. Dopo aver indicizzato Azure contenuto di Condivisione file in Microsoft Graph, gli agenti possono eseguire ricerche semantiche, riepiloghi, confronti e generazione di contenuto tra contenuti di condivisione file.

Richieste dell'agente

Gli esempi seguenti mostrano le richieste che i generatori di agenti possono usare per consentire agli utenti di recuperare informazioni da Azure condivisione file:

IT/operazioni

• Riepilogare il runbook di gestione delle modifiche più recente della condivisione delle operazioni IT, evidenziando i prerequisiti e i passaggi di rollback.
• Trovare tutte le procedure di risposta agli eventi imprevisti per un'interruzione del sistema specifica e riepilogare i flussi di risoluzione dei problemi consigliati.

Gestione dei progetti/PMO

• Elencare i piani di progetto e i report di stato più recenti per un'iniziativa di migrazione e riepilogare scadenze e rischi.
• Riepilogare un log RAID e i collegamenti di superficie a fogli di calcolo o presentazioni correlati archiviati nella condivisione di progetto.

Amministrazione

• Recuperare la cartella di lavoro di previsione trimestrale più recente e riepilogare le principali variazioni.
• Trovare tutti i file di Excel che fanno riferimento a presupposti di budget specifici e riepilogare le differenze.

Legale/approvvigionamento

• Elencare i modelli nella condivisione legale e riepilogare le differenze principali.
• Riepilogare i contratti eseguiti per un fornitore, incluse le clausole di rinnovo e di terminazione.

Team hr/people

• Riepilogare i documenti correnti relativi al lavoro remoto e ai criteri di viaggio.
• Identificare le versioni cronologica del codice di comportamento e riepilogare le modifiche principali.

Dirigenti/manager

• Riepilogare i report mensili sulle prestazioni delle unità aziendali archiviati nella condivisione esecutiva.
• Trovare tutte le presentazioni corrispondenti a una parola chiave e riepilogare le decisioni chiave.

Funzionalità e limitazioni del connettore condivisione file Azure

Il connettore di condivisione file Azure consente agli utenti di:

• Eseguire query in linguaggio naturale su Azure contenuto di condivisione file all'interno di Microsoft Search e Copilot.
• Accedere al contenuto in modo sicuro perché il connettore integra le autorizzazioni NTFS con Microsoft Entra ID tramite Microsoft Graph Connector Agent.
• Sfruttare i vantaggi delle normali ricerche per indicizzazione complete (giornaliere per impostazione predefinita) che mantengono aggiornato il contenuto indicizzato.
• Recuperare i risultati semantici tra il contenuto del file, i metadati, la struttura di directory e gli elenchi di controllo di accesso NTFS.

Il connettore condivisione file Azure presenta le limitazioni seguenti:

• I file fino a 100 MB vengono indicizzati, con un massimo di 4 MB di testo estratto.
• I formati di file supportati includono file di Microsoft Office, PDF, file di testo e file JSON; I formati non di testo (ad esempio immagini e video) sono esclusi.
• I file che l'account dell'agente del connettore non può leggere non vengono indicizzati o visualizzati.
• Le prestazioni della ricerca per indicizzazione possono variare in base al tipo di contenuto, alle dimensioni del file e alle condizioni di rete. Per altre informazioni, vedere Comprendere e ottimizzare Azure prestazioni della condivisione file.

Tipi di dati indicizzati da condivisione file Azure

Nella tabella seguente vengono descritti i tipi di dati indicizzati dal connettore.

Azure tipo di contenuto Condivisione file	Indicizzata e visualizzata in Copilot e ricerca
Documenti di Microsoft Office	Word, Excel, PowerPoint e altri file di Office. Il contenuto e i metadati (nome file, percorso, proprietario, ultima modifica) vengono indicizzati.
PDF	Il contenuto del testo (fino a 4 MB) e le proprietà della chiave vengono indicizzate.
File di testo	Il contenuto in testo normale, ad esempio log, note di configurazione e file README, viene indicizzato e può essere riepilogato.
File JSON	Il contenuto JSON strutturato è indicizzato e ricercabile.

Modello di autorizzazioni e controllo di accesso

È possibile configurare il connettore di condivisione file Azure in modo che solo gli utenti che hanno accesso a un file o a una cartella in Azure condivisione file possano visualizzarlo in Copilot o Microsoft Search. Il connettore applica gli ACL NTFS combinati con le identità Microsoft Entra ID come origine della verità.

• Autorizzazioni NTFS: il connettore legge gli ACL NTFS in file e cartelle e li applica in Microsoft 365.
• Mapping delle identità utente: l'agente Graph Connector usa autenticazione di Windows per eseguire il mapping dell'accesso utente. È necessario allineare le autorizzazioni di condivisione file con le identità Microsoft Entra ID.
• Opzione Visibile a tutti: gli amministratori possono ampliare l'accesso, ma è consigliabile mantenere la limitazione delle autorizzazioni basata su NTFS per la maggior parte degli scenari.

Passaggio successivo

Distribuire il connettore di condivisione file Azure