Definire l'ambito del progetto
Questo articolo fa parte della fase di definizione del progetto del percorso di aggiornamento, un'attività completata dopo aver creato una coalizione di sponsorizzazione e un team di progetto dagli stakeholder identificati sono fondamentali per il successo del progetto. Prima di procedere, verificare di aver completato le attività seguenti:
Se si impiega del tempo per definire la visione, l'ambito, gli obiettivi e la governance del progetto, tutti gli stakeholder del progetto saranno allineati e lavoreranno verso gli stessi risultati finali. Ciò è particolarmente importante in quanto il team di preparazione tecnica e il team di conformità degli utenti lavoreranno in modo indipendente per riunire i rispettivi componenti. Dopo aver completato questa sezione, consultarla nell'intero progetto per assicurarsi di essere sulla strada giusta per raggiungere lo stato finale desiderato. Usare gli obiettivi identificati di seguito per misurare i risultati e mitigarli in base alle esigenze.
 Punti decisionali |
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 Passaggi successivi |
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Visione del progetto
La tua visione è il "quadro generale" o l'eventuale stato finale che risponde alla domanda "Perché stiamo facendo questo progetto?" Una visione ideale riguarda i driver aziendali dell'organizzazione e le prospettive a valore aggiunto dell'utente, come illustrato negli esempi seguenti:
- Driver aziendale dell'organizzazione: la standardizzazione in Microsoft Teams si allinea alla trasformazione dell'ambiente di lavoro digitale e ci consente di aumentare l'efficienza operativa, eliminare le soluzioni ridondanti e risparmiare 5 milioni di USD.
- User value-add: Microsoft Teams (1) consente di risparmiare tempo fornendo un'unica posizione per le note del progetto, i documenti di Office, i membri del team, le conversazioni e le riunioni; (2) semplifica la comunicazione utilizzando un elenco di contatti centralizzato e il monitoraggio persistente della chat per un rapido accesso alle conversazioni e (3) elimina la frustrazione di cercare di trovare gli allegati di posta elettronica persi archiviando e accedendo ai file in un'unica posizione.
Prendere in considerazione i punti di discussione seguenti per perfezionare la visione:
Descrizione del processo aziendale corrente
Sfide con il processo aziendale esistente
Come la tecnologia può servire al superamento di queste problematiche
I risultati commerciali attesi e misurabili se queste sfide vengono superate
Mancia
Identificare casi d'uso e utenti tipo per perfezionare ulteriormente la visione del progetto.
Ambito del progetto
La tua visione potrebbe essere realizzata solo nel tempo, attraverso varie fasi. L'ambito del progetto definisce l'obiettivo del progetto in questo momento e serve a mantenere il team di progetto concentrato sulle attività correnti, consentendo di realizzare la propria visione a lungo termine. Ad esempio, l'ambito potrebbe richiedere l'esecuzione di un progetto pilota, la distribuzione di un carico di lavoro specifico, ad esempio voce o riunioni, o l'abilitazione di Teams insieme a Skype for Business durante la pianificazione dell'aggiornamento nel tempo. Nell'ambito del progetto, è consigliabile valutare:
- Le varie modalità di coesistenza e che sarebbero ottimali per l'organizzazione.
- Il modo migliore per Skype for Business e Teams di coesistere prima di passare a Teams.
- Se è necessario condurre un progetto pilota per convalidare la conformità tecnica e dell'utente nell'organizzazione.
Obiettivi del progetto
Gli obiettivi definiscono il risultato desiderato e consentono di misurare il successo del progetto. Gli obiettivi possono essere definiti come obiettivi e risultati chiave (OKR) e le misure di successo del progetto possono essere definite come indicatori di successo chiave (KSIs). È essenziale ottenere la piena partecipazione degli stakeholder del progetto alla definizione di OKR e indicatori KS, per assicurarsi che provino un senso di proprietà e allineare queste misure di successo alle attività di progetto definite. Gli obiettivi dovrebbero includere un mix di successo tecnico e focalizzato sull'utente.
- I criteri OKR contengono gli obiettivi impostati all'inizio del progetto e i risultati chiave misurati in base a una cadenza definita, ad esempio mensile o trimestrale. Esaminando i risultati principali, è possibile assicurarsi che i risultati finali del progetto siano puntuali o identificare e ridurre i problemi per rispettare le scadenze del progetto. Gli OKR vengono in genere classificati come "raggiunti" o "non raggiunti".
- Gli indicatori KSI misurano la qualità e il successo dei risultati chiave e integrano la natura binaria degli OKR specificando i risultati positivi e/o negativi. Quando si definiscono gli indicatori KSI, è consigliabile utilizzare criteri "specifici, misurabili, assegnabili, realistici, relativi al tempo" (SMART):
- Specifico: obiettivo di un'area specifica per il miglioramento
- Misurabile: quantificare o almeno suggerire un indicatore di progresso
- Assegnabile: specificare chi dovrà eseguire l'operazione
- Realistico: indicare quali risultati possono realisticamente essere raggiunti, considerando le risorse disponibili
- Tempo: specificare quando è possibile ottenere i risultati
La tabella seguente mostra esempi di OKR e indicatori KS per le fasi iniziali di un Skype for Business al progetto di aggiornamento di Teams.
| Obiettivo | Risultato chiave | Da fare |
|---|---|---|
| Pilotare Teams insieme a Skype for Business, in modalità solo collaborazione | FY19Q2: pilota di 500 utenti condotto e completato |
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| Eseguire correttamente la modalità solo collaborazione per tutti gli utenti dell'organizzazione insieme a Skype for Business |
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| Tipo | Indicatore di successo chiave | Misura | Criteri di successo | Misurato |
|---|---|---|---|---|
| Rete e qualità | La percentuale di chiamate audio scadenti dovrebbe essere minima | Call Quality Dashboard (CQD) | <3% di chiamate scadenti con Teams | Settimanale, quindi mensile |
| Utilizzo e consapevolezza | L'esperienza di chat, riunioni e chiamate è uguale o migliore di Skype for Business | Indagine | L'80% è d'accordo o completamente d'accordo | Settimanalmente tramite progetto pilota, post-implementazione |
| Utilizzo e adozione | Gli utenti usano attivamente la soluzione | Report di Microsoft 365 o Call Quality Dashboard | partecipazione al 90% da parte degli utenti pilota, migliore della soluzione attuale | Settimanale, quindi mensile |
| Utilizzo e formazione | Avevo risorse di formazione/assistenza adeguate per usare correttamente Teams | Sondaggio post-pilota | L'80% è d'accordo o completamente d'accordo | Post-distribuzione pilota e post-implementazione |
| Soddisfazione dell'utente | Consiglierei Teams ad altri | Net Promoter Score (NPS) tramite sondaggio post-pilota | NPS > 0 | Post-distribuzione pilota e post-implementazione |
| Driver aziendale | Risparmio sui costi | Debiti | $X milioni di spese in soluzioni di terze parti | Sei mesi, poi un anno, poi cinque anni dopo l'implementazione |
Mancia
Per garantire che il progetto rimanga in linea, è consigliabile definire attività cardine più piccole e a breve termine oltre a obiettivi più grandi e a lungo termine. Ciò può includere metriche che verranno acquisite nell'ambito del progetto pilota utente. Quando si valuta la sequenza temporale, usare la roadmap di Microsoft 365 se si sono in attesa di funzionalità non ancora disponibili in Teams.
Rischi e mitigazione
Con qualsiasi progetto, possono verificarsi eventi imprevisti o altri fattori e buttare fuori strada il progetto. È importante valutare in modo proattivo i potenziali rischi e definire un piano di prevenzione per superare i problemi che potrebbero verificarsi, in modo che il progetto possa continuare a raggiungere gli obiettivi. Un registro dei rischi è uno strumento eccellente per tenere traccia dei rischi del progetto, oltre alla loro probabilità e al loro potenziale impatto, e per acquisire il piano di attenuazione. La tabella seguente mostra un registro dei rischi di esempio.
| Rischio | Probabilità | Impatto | Nel complesso | Piano di attenuazione |
|---|---|---|---|---|
| Qualità della rete | Media. | Alta | Alta | Eseguire un esercizio di pianificazione della rete. |
| Bassa adozione da parte degli utenti | Alta | Alta | Alta | Collaborare proattivamente con gli utenti durante le fasi pilota e di distribuzione; implementare una campagna mirata di sensibilizzazione e formazione per creare il desiderio. |
Linea temporale
Durante l'ambito del percorso di aggiornamento, assicurarsi di impostare una sequenza temporale per le attività cardine principali (ad esempio, abilitare Teams insieme a Skype for Business per tutti gli utenti) oltre alla data di completamento. Una sequenza temporale definita consente al team di progetto di orientarsi verso uno stato finale coerente e di definire la programmazione corretta per il lavoro arredato, garantendo che il progetto rimanga puntuale. Si consideri una sequenza temporale non troppo accelerata (in cui le attività potrebbero essere trascurate) o troppo distanti (in cui lo slancio potrebbe andare perso). La sequenza temporale ideale per:
- Conformità del prodotto ai requisiti di conformità e scenario utente: consultare la roadmap del prodotto per valutare quando Teams sarà pronto per l'organizzazione.
- Gruppi di aggiornamento: determinare se abilitare Teams o aggiornare gli utenti in base ai gruppi di aggiornamento, cosa che potrebbe influire sulla sequenza temporale del percorso di aggiornamento complessivo.
- Fattori aziendali come il blocco delle modifiche, la fine dell'anno fiscale e i cicli di vita della distribuzione: discutere e tenere conto di eventuali processi interni che potrebbero influire sulla sequenza temporale dell'aggiornamento.
- Altri cambiamenti che si verificano nello stesso momento: valutare l'aggregazione delle modifiche o la spaziatura per facilitare un'esperienza utente positiva e ridurre al minimo l'impatto sulla produttività.
- Rieseguire l'assegnazione: verificare l'allocazione delle risorse con gli stakeholder del progetto per assicurarsi che il team di progetto che si è riunito abbia una larghezza di banda sufficiente per completare tutte le attività necessarie.
Come punto di riferimento, viene fornita una sequenza temporale di esempio per le fasi di pre-aggiornamento, aggiornamento e post-aggiornamento del percorso Upgrade Pro, che è consigliabile modificare in base alle esigenze per allinearsi alle specifiche esigenze dell'organizzazione.
Dopo aver completato le attività descritte in precedenza, si dovrebbe avere una solida base per il progetto. Continuare con le attività di pianificazione della conformità tecnica e della conformità dell'organizzazione .
Skype for Business Online è stato ritirato il 31 luglio 2021. Per massimizzare la realizzazione dei vantaggi e garantire che la tua organizzazione abbia il tempo giusto per completare l'aggiornamento, ti invitiamo a iniziare subito il tuo viaggio verso Microsoft Teams.
Commenti e suggerimenti
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