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Questa esercitazione illustra come creare un flusso di lavoro di approvazione per il quale è necessario che tutti i responsabili approvazione assegnati approvino una richiesta di ferie, ma che permette a un solo responsabile approvazione di rifiutare l'intera richiesta.
Questo tipo di flusso di lavoro di approvazione è utile in un'organizzazione che richiede l'approvazione di una richiesta di ferie sia da parte del manager del richiedente sia dal manager del manager. Tuttavia, uno dei manager può rifiutare la richiesta senza l'input dell'altra persona.
Nota
Anche se questa esercitazione è specifica di uno scenario di approvazione di permessi/ferie, è possibile usare questo tipo di flusso di approvazione in tutte le situazioni in cui più responsabili approvazione devono approvare una richiesta.
Ecco una breve esercitazione video sulle approvazioni.
Prerequisiti
Accesso a Power Automate, Microsoft Office 365 Outlook e Microsoft Office 365.
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Questa esercitazione presuppone che sia stato creato un elenco di SharePoint che viene usato per richiedere ferie. Vedi la procedura dettagliata sulle approvazioni parallele per un esempio approfondito che illustra in dettaglio il possibile aspetto dell'elenco di SharePoint.
Suggerimento
Per informazioni dettagliate sull'utilizzo di SharePoint con Power Automate, vedi la documentazione di SharePoint.
Familiarità con le nozioni di base della creazione di flussi.
È possibile esaminare come aggiungere azioni, trigger e condizioni. I passaggi seguenti presuppongono che si sappia come eseguire queste azioni.
Nota
Quando usiamo SharePoint e Outlook di Office 365 in questa procedura dettagliata, puoi usare altri servizi come Zendesk, Salesforce, Gmail o uno tra gli oltre 200 servizi supportati da Power Automate.
Creare il flusso
Questa esercitazione usa i token. Per visualizzare l'elenco di token, seleziona qualsiasi controllo di input e quindi cerca il token nell'elenco Contenuto dinamico visualizzato.
Nota
Se non è stata creata in precedenza una connessione a SharePoint o Office 365, segui le istruzioni quando viene chiesto di accedere.
Accedi a Power Automate.
Nella parte superiore sinistra della schermata, seleziona Flussi personali>Nuovo>Automatizzato: da modello vuoto.
Assegna un nome al tuo flusso e poi aggiungi il trigger SharePoint - Quando un elemento viene creato o modificato.
Immetti l'indirizzo sito per il sito di SharePoint che ospita l'elenco delle richieste di ferie e quindi seleziona l'elenco Nome elenco.
Seleziona Nuovo passaggio, aggiungi un'altra azione Office 365 Recupera responsabile (V2) e aggiungi il token Posta alla casella Utente(UPN).
Il token Posta si trova sotto la categoria Recupera il responsabile V2 dell'elenco Contenuto dinamico. Questo token fornisce in modo dinamico l'accesso all'indirizzo di posta elettronica per il responsabile del responsabile.
Puoi anche rinominare la scheda Recupera il responsabile (V2) 2 in maniera più significativa, ad esempio "Ignora responsabile livello".
Seleziona Nuovo passaggio, aggiungi l'azione Avvio e attesa per l'approvazione, quindi seleziona Approva/Rifiuta - Tutti devono approvare dall'elenco Tipo di approvazione.
Importante
Se un responsabile approvazione rifiuta, la richiesta di approvazione viene considerata rifiutata per tutti i responsabili.
Usa la tabella seguente come guida per completare la scheda Avvio e attesa per l'approvazione.
Campo Descrizione Tipo di approvazione Vedi i tipi di approvazione. Titolo Il titolo della richiesta di approvazione. Assegnato a Gli indirizzi di posta elettronica dei responsabili approvazione. Dettagli Eventuali informazioni aggiuntive da inviare ai responsabili approvazione elencati nel campo Assegnato a. Collegamento elemento URL dell'elemento di approvazione. In questo esempio, si tratta di un collegamento all'elemento di SharePoint. Descrizione collegamento elemento Descrizione testuale per il Collegamento all'elemento. Suggerimento
L'azione Avvio e attesa per l'approvazione fornisce diversi token, tra cui Risposte e Risultato. Utilizza questi token nel flusso per fornire report avanzati dei risultati dell'esecuzione di un flusso di richiesta di approvazione.
La scheda Avvio e attesa per l'approvazione è un modello per la richiesta di approvazione inviata ai responsabili. Configurala in modo che sia utile all'organizzazione. Ecco un esempio.
Quando un flusso cloud con l'azione Avvio e attesa per l'approvazione è configurato con Approva/Rifiuta - Tutti devono approvare, aspetta fino a quando tutti gli utenti Assegnato a approvano o almeno un utente Assegnato a rifiuta la richiesta di approvazione.
Suggerimento
Aggiungi un passaggio Condizione se vuoi che il flusso controlli la risposta della richiesta di approvazione ed esegua diverse azioni in base al Risultato. Il Risultato è una matrice di elementi Approva o Rifiuta, in base al numero di risposte alla richiesta.
Continuiamo con il flusso e inviamo un'e-mail quando viene presa una decisione sulla richiesta di approvazione.
Seleziona Nuovo passaggio, cerca "invia un'e-mail", aggiungi l'azione Office 365 Outlook Invia un messaggio di posta elettronica (V2), quindi configura l'azione per inviare un'e-mail con i risultati della richiesta alla persona che vuole andare in vacanza.
Di seguito è riportato un esempio del possibile aspetto della scheda Invia un messaggio di posta elettronica (V2).
Nota
Qualsiasi azione che segue l'azione Avvio e attesa per l'approvazione viene eseguita in base alla selezione nell'elenco Tipo di approvazione nella scheda Avvio e attesa per l'approvazione. La tabella seguente elenca il comportamento in base alla selezione.
Tipi di approvazione e comportamenti
| Tipo di approvazione | Comportamento |
|---|---|
| Approva/Rifiuta - Tutti devono approvare | L'approvazione o il rifiuto è richiesto a tutti i responsabili approvazione per completare la richiesta. Le azioni che seguono l'azione Avvio e attesa per l'approvazione eseguita dopo che tutti i responsabili approvazione approvano o quando viene eseguito un singolo rifiuto. |
| Approva/Rifiuta - Primo a rispondere | L'approvazione o il rifiuto di un responsabile approvazione completa la richiesta. Le azioni che seguono l'azione Avvio e attesa per l'approvazione vengono eseguite dopo che uno dei responsabili ha preso una decisione. |
| Risposte personalizzate: attendi tutte le risposte | Tutti i responsabili dell'approvazione devono rispondere per completare il processo. |
| Risposte personalizzate: attendi una risposta | Una risposta da qualsiasi responsabile approvazione completa il processo. |
Seleziona Salva nella parte superiore dello schermo per salvare il flusso.
Complimenti, il flusso è stato completato. Se tutti i passaggi sono stati eseguiti correttamente, il flusso sarà simile all'immagine seguente:
A questo punto, ogni volta che un elemento viene aggiunto all'elenco di SharePoint o se un elemento viene modificato, viene attivato il flusso che invia le richieste di approvazione a tutti i responsabili che sono elencati nella casella Assegnato a della scheda Avvio e attesa per l'approvazione. Il flusso invia le richieste di approvazione attraverso l'app per dispositivi mobili Power Automate e la posta elettronica. La persona che crea l'elemento in SharePoint riceve un messaggio di posta elettronica che riepiloga i risultati, indicando in modo chiaro se la richiesta è stata approvata o rifiutata.
Di seguito è riportato un esempio della richiesta di approvazione che viene inviata a ogni responsabile approvazione.
Di seguito è riportato un esempio del possibile aspetto di una risposta e di un riepilogo della risposta dopo l'esecuzione del flusso.
