Esportare un report di Power BI e inviarlo via posta elettronica con Power Automate

Con Power Automate è possibile automatizzare l'esportazione e la distribuzione di report di Power BI in formati e scenari diversi. In questo articolo viene creato un flusso personalizzato da zero. Usare l'azione Esporta in file per i report di Power BI per distribuire automaticamente un report di Power BI tramite posta elettronica.

Screenshot della finestra di Power BI Automate che mostra le opzioni di creazione.

Power Automate è un modo senza codice per interagire con l'API Esporta in file nell'interfaccia utente. Per iniziare a interagire direttamente con l'API, vedere Esporta in file per i report di Power BI .

Prerequisiti

Per seguire questa procedura, assicurarsi di disporre dei prerequisiti seguenti:

  • Almeno un'area di lavoro nel tenant di Power BI supportata da una capacità riservata. Questa capacità può essere uno degli SKU A1/EM1 - A6/P3. Per altre informazioni, vedere Capacità riservate in Power BI Premium.
  • Accesso ai connettori standard in Power Automate, inclusi in qualsiasi sottoscrizione Office 365.

Creare un flusso da zero

In questa attività viene creato un flusso semplice da zero. Il flusso esporta un report di Power BI come PDF e lo allega a un messaggio di posta elettronica inviato su base settimanale.

  1. Accedere a Power Automate.

  2. Selezionare Crea>flusso cloud pianificato.

    Screenshot che mostra la finestra di creazione di Power BI e il flusso cloud pianificato è evidenziato.

  3. In Crea un flusso pianificato assegnare un nome al flusso.

  4. In Esegui questo flusso selezionare la data e l'ora di inizio per il flusso e la frequenza di ripetizione.

  5. In In questi giorni selezionare i giorni in cui si vuole eseguire il flusso e selezionare Crea.

    Screenshot che mostra la finestra di dialogo di compilazione di un flusso cloud pianificato.

  6. In Ricorrenza selezionare Modifica>Mostra opzioni avanzate. Immettere un valore in In queste ore e In questi minuti per impostare un orario specifico per l'esecuzione del flusso.

    Screenshot che mostra la finestra di dialogo ricorrenza.

  7. Selezionare Nuovo passaggio.

  8. In Scegliere un'operazione cercare Power BI e selezionare Esporta in file per i report di Power BI.

    Screenshot che mostra la finestra di dialogo di Power Automate per la scelta di un'operazione. L'esportazione in file per i report di Power BI è evidenziata.

  9. In Esporta nel file per Report di Power BI selezionare un'area di lavoro e un report dagli elenchi a discesa.

  10. Selezionare un formato di esportazione per il report di Power BI.

    Screenshot dell'esportazione nel file per i report di Power BI.

  11. Facoltativamente, indicare pagine specifiche da esportare nel campo Pages PageName - 1. Il parametro nome pagina è diverso dal nome della pagina visualizzata. Per trovare il nome della pagina, passare alla pagina nel servizio Power BI e copiare l'ultima parte dell'URL, come illustrato nell'esempio.

    https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/xxxxxxxxxx

  12. Facoltativamente, indicare un segnalibro specifico da visualizzare nel campo Nome segnalibro . È possibile trovare il nome del segnalibro nell'URL del report dopo bookmarkGuid=, come illustrato nell'esempio. Sono supportati solo i segnalibri del report , non i segnalibri personali . È possibile specificare altri parametri per il report di Power BI. Trovare descrizioni dettagliate di questi parametri in Esporta in file per i report di Power BI.

    https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/ReportSection?bookmarkGuid=xxxxxxxxxx

  13. Selezionare Nuovo passaggio.

  14. In Scegliere un'operazione cercare Outlook e selezionare Invia un messaggio di posta elettronica (V2).

  15. In Invia un messaggio di posta elettronica (V2) completare i campi A, Oggetto e Corpo per il messaggio.

  16. Selezionare Mostra le opzioni avanzate. In Nome allegati - 1 immettere un nome per l'allegato. Aggiungere un'estensione al nome del file, ad esempio PDF, che corrisponda al formato di esportazione in uso.

  17. In Contenuto dell'allegato selezionare Contenuto del file per collegare il report di Power BI esportato.

    Screenshot che mostra la finestra di dialogo invia un messaggio di posta elettronica.

  18. Al termine, selezionare Passaggio successivo o Salva. Power Automate crea e valuta il flusso e segnala eventuali errori.

  19. In caso di errori, selezionare Modifica flusso per correggerli. In caso contrario, selezionare la freccia Indietro per visualizzare i dettagli del flusso ed eseguire il nuovo flusso. Quando si esegue il flusso, Power Automate esporta un report di Power BI nel formato specificato e lo invia come allegato di posta elettronica come pianificato.

Sicurezza a livello di riga in Power Automate

Facoltativamente, se si vuole inviare il report in base alla sicurezza a livello di riga, è necessario aggiungere i dettagli seguenti:

Screenshot dell'aggiornamento dei campi Nome utente identità.

  • Nome utente identità - 1 = Nome utente effettivo riflesso da un token per l'applicazione delle regole di sicurezza a livello di riga. Per un modello locale, il nome utente può essere composto da caratteri alfanumerici o da uno dei caratteri seguenti: '.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@'. Per i modelli cloud, il nome utente può essere composto da tutti i caratteri ASCII. Inoltre, il nome utente può contenere fino a 256 caratteri e non può contenere spazi.

  • Identityes Dataset - 1 = È possibile ottenere questo valore passando alle impostazioni del set di dati e quindi copiando l'ID del set di dati dalla barra degli indirizzi, come illustrato in questo esempio e nell'immagine seguente:

    https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

    Screenshot di un ID set di dati di esempio.

  • Elemento ruoli identità - 1 = nome della sicurezza a livello di riga definito nel report

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