Configurazione di un sito con documenti attivi per la gestione dei record
Dopo aver sviluppato un piano di archiviazione e aver creato il sito Centro record, configurare i siti con documenti attivi nell'organizzazione in modo che i record possano essere spostati automaticamente o manualmente nel sito Centro record. La soluzione per lo spostamento di un documento in un sito Centro record spesso include l'implementazione di un flusso di lavoro personalizzato. Per informazioni sulla creazione di flussi di lavoro personalizzati, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410)
Attività per la configurazione di un sito con documenti attivi per la gestione dei record
Per configurare un sito con documenti attivi per la gestione dei record è necessario eseguire le attività seguenti:
Preparare una server farm per l'invio dei record a un sito Centro record. Una server farm che esegue Microsoft Office SharePoint Server 2007 può essere connessa a un solo sito Centro record. Quando una farm è connessa a un sito Centro record, è possibile inviare record, ovvero documenti e altri elementi, al sito Centro record dall'interfaccia utente di Microsoft Office SharePoint Server 2007 o utilizzando una soluzione personalizzata, ad esempio un flusso di lavoro.
Configurare i flussi di lavoro per il trasporto dei record. Benché gli utenti dei siti possano inviare manualmente record a un sito Centro record, è spesso necessario seguire un processo aziendale ufficiale prima che un elemento diventi un record. È possibile ad esempio che un documento debba essere sottoposto a un processo aziendale prima di poter essere inviato al sito Centro record. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 è possibile configurare flussi di lavoro per eseguire questi processi aziendali.
Creare tipi di contenuto per i documenti attivi. Un tipo di contenuto definisce gli attributi degli elementi a esso appartenenti, ad esempio metadati, criteri di gestione delle informazioni, flussi di lavoro, modelli e altre caratteristiche. Con l'assegnazione di tipi di contenuto a documenti attivi che diventeranno record, è possibile definire gli attributi del documento seguenti in modo riutilizzabile:
Metadati da mantenere.
Flusso di lavoro da utilizzare per spostare i documenti di tale tipo nel sito Centro record.
Azioni sui documenti di tale tipo che devono essere controllate.
Pianificazione e metodo per i documenti in scadenza di tale tipo nel sito con documenti attivi.
- Configurazione di un server di posta elettronica di Exchange Server 2007 per l'invio di record a un sito Centro record. Microsoft Exchange Server 2007 include caratteristiche che supportano gli obiettivi dei responsabili della gestione dei record e dei responsabili della conformità aziendali. Poiché le caratteristiche di Exchange 2007 che supportano la gestione dei record sono state progettate per integrarsi facilmente con le caratteristiche di gestione dei record di Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile inviare messaggi di posta elettronica a Microsoft Office SharePoint Server 2007 e archiviarli come record di cui è possibile gestire la conservazione, la classificazione e la scadenza da una posizione centrale.
Vedere anche
Concetti
Gestione dei record
Creazione di un sito per la gestione dei record
Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)