Creazione di un sito per la gestione dei record
Per gestire record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, è necessario pianificare e implementare un sito Centro record. Sebbene tale sito sia analogo a qualsiasi altro sito di SharePoint, si basa comunque sul modello di sito Centro record e contiene caratteristiche che consentono di implementare un piano di archiviazione e di gestire i record durante la relativa conservazione. È possibile configurare un sito Centro record ad esempio per controllare informazioni finanziarie per l'organizzazione in conformità alle normative vigenti. Per una descrizione dei passaggi che consentono di pianificare un sito Centro record, vedere Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
Nota
Se il sistema di gestione dei record deve essere eseguito in uno stato certificato in conformità al Capitolo 2 dello standard DoD 5015.2, è ora disponibile per il download un Resource Kit per DoD 5015.2 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0x410).
Attività per la creazione di un sito per la gestione dei record
Per creare un sito per la gestione dei record, è necessario completare le attività seguenti:
Creare un sito Centro record. Creare un sito Centro record come sito principale in un'applicazione Web dedicata.
Configurare i flussi di lavoro per la gestione dei record. I flussi di lavoro risultano particolarmente utili per la gestione di record nel sito Centro record. È possibile ad esempio implementare un flusso di lavoro personalizzato per notificare al responsabile della gestione dei record pertinente il momento in cui è necessario eseguire una revisione dei record stessi.
Creare criteri di gestione delle informazioni per i record. Se si definiscono criteri di gestione delle informazioni, è possibile garantire che ogni tipo di record nel piano di file venga controllato in modo coerente e conservato per il periodo di tempo corretto. Altri criteri di gestione delle informazioni, ad esempio codici a barre, possono essere importanti per alcuni tipi di record.
Creare tipi di contenuto per i record. Un tipo di contenuto definisce gli attributi degli elementi che appartengono a tale tipo, ad esempio i relativi metadati, i criteri di gestione delle informazioni, i flussi di lavoro e altre caratteristiche. Se si assegnano tipi di contenuto ai record, è possibile definire gli attributi del record seguenti in modo riutilizzabile:
Metadati del record da conservare.
Flussi di lavoro da rendere disponibili per i record di tale tipo.
Criteri di gestione delle informazioni da applicare a record di tale tipo. Tali criteri devono essere impostati direttamente sul tipo di contenuto anziché sulla raccolta siti.
Creare raccolte documenti per la conservazione di record. Nelle raccolte documenti è possibile archiviare i record presenti nel sito Centro record. Quando si utilizza la distribuzione di record, l'approccio consigliato per pianificare le raccolte documenti per la conservazione dei record consiste nella creazione di una raccolta documenti per ogni tipo di record nel piano di file.
Gestire le autorizzazioni per il Centro record. Utilizzare le autorizzazioni di Centro record per controllare l'accesso ai record nel sito Centro record nonché agli elenchi predefiniti.
Configurare l'elenco Distribuzione record. L'elenco di distribuzione dei record è una tabella disponibile nel sito Centro record in cui sono contenuti tutti i tipi di record che possono essere inviati al sito Centro record e in cui viene specificata la raccolta in cui archiviarli. È possibile configurare l'elenco di distribuzione dei record per controllare la distribuzione di ogni tipo di record in Centro record nella raccolta documenti appropriata.