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Creare tipi di contenuto per i documenti attivi

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I documenti attivi sono documenti in uso, ad esempio messaggi di posta elettronica nella Posta in arrivo di un Information Worker, le specifiche di un prodotto stampate sulla scrivania di qualcuno, i documenti inclusi in una raccolta documenti. È previsto che i documenti attivi vengano modificati nel tempo, nonché copiati, condivisi e in genere spostati all'interno dell'organizzazione.

I documenti attivi possono essere dichiarati come record se servono come prova di un'attività o di una transazione eseguita dall'organizzazione. Se ad esempio l'organizzazione eroga un servizio che prevede la consegna di contenuti a un cliente, tali contenuti diventano un record relativo all'erogazione del servizio e potrebbe essere necessario conservarne una copia.

Al contrario, alcuni tipi di documenti attivi non diventano mai record. Un messaggio di posta elettronica inviato ai colleghi per scegliere dove incontrarsi a pranzo potrebbe non essere classificato come record.

Il tipo di contenuto definisce gli attributi di una voce di elenco, di un documento o di una cartella. È necessario per creare nuovi tipi di contenuto per i documenti attivi in modo che possano essere indirizzati alla raccolta documenti appropriata nel Centro record. In ogni tipo di contenuto può essere specificato quanto segue:

  • Proprietà da associare a elementi del tipo.

  • Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi del tipo.

  • Criteri di gestione delle informazioni da associare a elementi del tipo.

  • Modelli di documento (per tipi di contenuto per documenti).

  • Conversioni di documenti da rendere disponibili (per tipi di contenuto per documenti).

  • Caratteristiche personalizzate.

È possibile associare un tipo di contenuto a un elenco o una raccolta. In questi casi si specifica che l'elenco o la raccolta può contenere elementi del tipo di contenuto indicato e che il comando Nuovo consente agli utenti di creare nuovi elementi di questo tipo. Quando i record vengono indirizzati al Centro record, viene individuata la corrispondenza tra il tipo di contenuto del documento attivo e un tipo di contenuto nel Centro record in modo da indirizzare il documento di conseguenza.

Requisiti per l'attività

Per creare tipi di contenuto per i documenti attivi, è possibile eseguire le procedure seguenti nell'ordine desiderato:

Vedere anche

Concetti

Configurazione di un sito con documenti attivi per la gestione dei record
Preparare una server farm per l'invio dei record a un sito Centro record
Configurare i flussi di lavoro per il trasporto dei record