Implementazione e governance dell'architettura delle informazioni
Mediante la pianificazione e la governance dell'architettura delle informazioni aziendale, è possibile assicurarsi che la soluzione basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007 soddisfi le esigenze dell'organizzazione. Un'architettura delle informazioni efficace semplifica le operazioni di ricerca e memorizzazione delle informazioni da parte degli utenti di una soluzione e migliora la qualità di tali informazioni. In questo articolo:
Viene illustrato il concetto di architettura delle informazioni
Vengono indicate le risorse disponibili per assistere i progettisti delle informazioni dell'organizzazione durante la pianificazione e l'implementazione dell'architettura delle informazioni in Microsoft Office SharePoint Server 2007
Viene suggerito come regolamentare l'architettura delle informazioni di Office SharePoint Server
Viene presentato un case study in cui sono illustrati i vantaggi di un'architettura delle informazioni efficace per innalzare di livello di collaborazione all'interno di un'azienda
Contenuto dell'articolo:
Che cos'è l'architettura delle informazioni?
Risorse per la pianificazione dell'architettura delle informazioni
Governance dell'architettura delle informazioni
Case study: governance dell'architettura delle informazioni per eliminare il caos relativo al contenuto
Che cos'è l'architettura delle informazioni?
L'architettura delle informazioni in Office SharePoint Server è l'organizzazione delle informazioni in un'azienda, ad esempio i documenti, gli elenchi, i siti Web e le pagine Web dell'azienda, per ottimizzare l'utilizzabilità e la gestibilità delle informazioni.
Semplicità della ricerca delle informazioni
Memorizzazione e recupero delle informazioni
Modalità di visualizzazione delle informazioni
Ridondanza o sovrapposizione delle informazioni
Metadati disponibili per ogni tipo di informazioni
Modelli utilizzati per la creazione delle informazioni
Efficacia della governance dell'architettura delle informazioni
Gli obiettivi e l'implementazione dell'architettura delle informazioni variano a seconda del tipo di soluzione che si sta creando. Ad esempio:
Se si progetta l'architettura delle informazioni di un sito portale Intranet di un'azienda, è possibile concentrare l'attenzione sulle modalità di utilizzo dei metadati per caratterizzare il contenuto del sito, l'organizzazione del contenuto nei siti e nelle raccolte documenti, la disponibilità di tale contenuto nei siti portale e i modelli da utilizzare per la creazione del contenuto.
Se si progetta l'architettura delle informazioni di un sito Web di presenza in Internet, è possibile concentrare l'attenzione sull'organizzazione del sito in una gerarchia di siti secondari e di pagine Web, sul modo in cui tale gerarchia viene esposta nelle caratteristiche di esplorazione del sito e sulla facilità di ricerca del contenuto nel sito.
Le decisioni relative all'architettura delle informazioni possono influenzare anche il flusso delle informazioni. Ad esempio, in un sito portale Intranet, le informazioni potrebbero inizialmente essere salvate in versione bozza nei siti che non sono disponibili per la maggior parte dei membri dell'organizzazione. Per rendere utili e fattibili le informazioni all'interno dell'organizzazione, la progettazione dell'architettura delle informazioni può includere i metodi e le linee guida per l'innalzamento di livello delle informazioni in posizioni che siano disponibili per tutti gli utenti.
In base alle dimensioni dell'organizzazione, può essere consigliabile includere un progettista delle informazioni nel team responsabile della progettazione e implementazione della soluzione basata su Office SharePoint Server. I progettisti delle informazioni sono esperti nella strutturazione delle informazioni in ambienti Web di grandi dimensioni, ad esempio i siti portale Intranet.
Risorse per la pianificazione dell'architettura delle informazioni
Nella tabella seguente vengono illustrate le risorse disponibili per assistere i progettisti delle informazioni nella pianificazione dell'architettura delle informazioni della soluzione Office SharePoint Server:
Risorse dell'architettura delle informazioni
| Per pianificare… | Vedere… |
|---|---|
Struttura dei siti e dei siti secondari |
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Raccolte documenti |
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Spostamento |
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Metadati |
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Scadenza del contenuto |
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Gestione dei record |
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Spostamento del contenuto |
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Modelli |
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Approvazione del contenuto |
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Standardizzazione tra i siti |
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Criteri di gestione delle informazioni |
Governance dell'architettura delle informazioni
L'architettura delle informazioni in un'organizzazione deve essere regolamentata. Quando si regolamenta l'architettura delle informazioni, si garantiscono le condizioni seguenti:
Le informazioni presenti nell'organizzazione possono essere gestite dal team IT dell'organizzazione specificando come tale architettura delle informazioni viene implementata e gestita.
L'architettura delle informazioni soddisfa i requisiti normativi, le esigenze in materia di privacy e gli obiettivi di protezione dell'organizzazione.
L'architettura delle informazioni soddisfa gli obiettivi aziendali dell'organizzazione. Tenere presente che un'architettura delle informazioni progettata e regolamentata in modo inadeguato può ridurre l'efficacia dell'organizzazione. Un'architettura delle informazioni ben progettata e regolamentata può invece moltiplicare l'efficacia dell'organizzazione.
La governance dell'architettura delle informazioni richiede la partecipazione di tutti i gruppi interessati nel relativo esito positivo. Poiché lo scopo principale dell'architettura delle informazioni è di soddisfare le esigenze dell'azienda, è essenziale che i rappresentanti delle unità aziendali abbiamo un ruolo primario in questo gruppo di governance. Se possibile, includere un progettista delle informazioni nel team di pianificazione e nel gruppo di governance. Insieme a questi principali cointeressati, devono essere inclusi anche i rappresentanti delle organizzazioni IT e legali. In base al tipo di organizzazione, è possibile decidere di includere altri partecipanti. Un partecipante chiave è lo sponsor all'interno della direzione per il gruppo di governance. Sebbene questa persona può non presenziare a tutte le sessioni del gruppo di governance, l'inclusione di questo ruolo è essenziale affinché il gruppo di governance rispetti costantemente la missione. Lo sponsor all'interno della direzione contribuisce inoltre a garantire che vengano utilizzati i benchmark per contrassegnare lo stato del lavoro costante di governance per l'architettura delle informazioni.
Il modo migliore per gestire il gruppo di governance dell'architettura delle informazioni sarà basato sulla cultura e le metodologie dell'organizzazione. In ogni modo, di seguito sono elencate alcune linee guida generali:
Organizzare riunioni periodiche e dedicare il tempo necessario, soprattutto nelle prime sessioni, per esaminare tutti i problemi.
Illustrare ogni considerazione con esempi di procedure valide per l'architettura delle informazioni, ad esempio utilizzando un sito di collaborazione ben progettata per registrare le considerazioni e gestire i relativi elementi della struttura del sito.
Comunicare con l'organizzazione generale (e raccogliere requisiti in tutta l'organizzazione) utilizzando un sito Web e sondaggi in linea.
Gestire un insieme di attività cardine e un calendario condiviso.
Valutare la sperimentazione di procedure per l'architettura delle informazioni in alcuni reparti dell'organizzazione e l'utilizzo di tale esperienza per migliorare in modo significativo le procedure relative all'architettura delle informazioni in tutta l'organizzazione generale.
Case study: governance dell'architettura delle informazioni per eliminare il caos relativo al contenuto
Fabrikam, Inc. è un produttore ed esportatore a livello internazionale di pezzi di ricambio per automobile, incluse pompe di carburante e dell'acqua, ammortizzatori, pastiglie dei freni e varie parti del motore. La società ha 13.000 dipendenti in tutto il mondo e oltre cinquanta stabilimenti di produzione in varie divisioni geografiche. L'organizzazione IT di Fabrikam gestisce la distribuzione, l'utilizzo e il supporto delle tecnologie informatiche quali la posta elettronica, la gestione dei file e Internet, insieme allo sviluppo di soluzioni IT, ad esempio il sito Web aziendale.
In Fabrikam i contenuti sono sempre stati memorizzati in directory di file condivise che venivano distribuite nei file server locali presso le varie sedi dell'azienda. Questa organizzazione ha contribuito a creare una situazione caotica per quanto concerne il contenuto. Una massiccia duplicazione dei contenuti chiave rendeva difficile l'individuazione della versione ufficiale di un file. La tassonomia dei metadati del contenuto era estremamente limitata, in base alle capacità del file system. Poiché i reparti dell'azienda creavano modelli personalizzati univoci per i documenti più comuni, quali ordini di lavoro, proposte di vendita o documenti delle risorse umane, risultava difficile mettere a confronto i documenti di diversi reparti.
Quando i problemi di questa architettura delle informazioni basata su condivisioni di file divennero evidenti, i responsabili Fabrikam imposero l'adozione di nuove tecnologie basate sul portale. Questa scelta era mirata a realizzare diversi obiettivi:
Modernizzare l'architettura delle informazioni
Spostare il contenuto dalle condivisioni di file alle raccolte nei siti portale
Garantire l'accesso a contenuti e applicazioni, ad esempio la registrazione delle note spese, da una posizione centrale
Creare una home page per le comunicazioni centrali rivolte ai i dipendenti Fabrikam
È ora iniziata una nuova fase nell'evoluzione dell'architettura delle informazioni di Fabrikam.
Nel diagramma seguente è illustrata l'architettura iniziale del portale Fabrikam. Un portale aziendale posto in cima all'architettura costituiva una posizione centrale da cui trasmettere informazioni aziendali di carattere generale. Al livello successivo, un numero limitato di siti offriva risorse condivise all'organizzazione, ad esempio risorse umane, servizi legali e servizi finanziari.
Sotto il livello delle risorse condivise nell'architettura di Fabrikam erano collocati i portali dei reparti per i vari uffici regionali di Fabrikam. Inizialmente, la sperimentazione ebbe inizio in Nord America, Europa e Asia orientale. In modo graduale vennero aggiunti altri portali dei reparti: Australia, Africa e Sud America. Ogni portale di reparto conteneva archivi per i relativi criteri, le progettazioni del prodotto, le attività di ricerca e sviluppo e i dati del cliente.
.gif "Architettura informazioni meno efficace")
I risultati del passaggio dalla collaborazione basata su condivisioni di file alla collaborazione basata sui portali si rivelò deludente per gli sponsor del progetto del portale e per la forza lavoro di Fabrikam. Il caos dei contenuti non si era ridotto, bensì si era spostato dalle condivisioni di file ai siti portale.
Poiché le principali funzioni svolte da Fabrikam, quali l'acquisto di materiali, le relazioni con i clienti, la progettazione e le specifiche dei pezzi di ricambio, e anche alcuni processi delle risorse umane venivano gestite a livello dei reparti, ogni reparto aveva sviluppato contenuto locale per supportare tali funzioni. Informative criteri, progetti e specifiche dei pezzi, documenti del personale, documenti attinenti alla relazioni con i clienti e altri contenuti simili venivano creati e gestiti in locale. I modelli e gli schemi di metadati per tali documenti differivano per ogni singolo portale di reparto. Quando i metadati divennero più specifici per ciascun reparto, divenne più difficile cercare il contenuto nei diversi reparti. Quando un documento veniva trovato nei diversi reparti, spesso veniva copiato nel portale di un altro reparto per renderlo più accessibile. Questo processo rendeva sempre più difficile trovare la versione ufficiale di un documento poiché i duplicati proliferavano. Inoltre, alcuni documenti nei portali di reparto venivano protetti in modo tale che i dipendenti di altri reparti non potevano visualizzarli. Sebbene questa soluzione poteva essere appropriata al momento della creazione della bozza di un documento, non esisteva alcuna linea guida che specificasse quando e come un documento dovesse essere reso visualizzabile all'interno dell'azienda.
Per far fronte al crescente malcontento in relazione al portale, venne formato un team addetto alla strategia che comprendeva i responsabili dei vari reparti Fabrikam e i principali membri del team IT e gli architetti del portale. Al team vennero assegnate le seguenti attività:
Valutare lo stato corrente della distribuzione del portale Office SharePoint Server.
Consigliare le modifiche necessarie per il portale.
Determinare come misurare il miglioramento nel tempo.
Il team che sviluppò la strategia del portale concluse che l'attuale organizzazione in reparti della tassonomia del portale era la radice del problema. Ogni reparto stava duplicando i processi e accumulando contenuti senza sfruttare l'esperienza e le procedure consigliate sviluppate in reparti di pari livello. Ciò contribuì a creare una situazione di scarsa collaborazione, risorse inutilizzate e caos del contenuto. L'idea proposta dal team fu di passare a un'organizzazione più operativa del portale aziendale. Le risorse condivise, ad esempio la tecnologia informatica e la finanza, venivano esposte nella tassonomia del portale al di sopra di (e visibile a) tutti i reparti. Il team che sviluppò la strategia del portale concluse che le altre aree operative, quali relazioni con i clienti, relazioni con i fornitori, configurazione dello stabilimento, ricerca e progettazione dovevano essere spostati dai silo di reparto nello stesso livello delle risorse condivise all'interno della gerarchia del sito. I metadati dovevano essere associati alle informazioni dei diversi reparti anziché alla posizione del contenuto.
Nella figura seguente viene mostrata l'architettura rivista del portale Fabrikam:
.gif "Architettura informazioni più efficace")
Questa riorganizzazione del portale Fabrikam offrì il vantaggio ulteriore di imporre la collaborazione tra le varie aree dell'azienda che avevano responsabilità simili ma non erano abituate a lavorare insieme per identificare standard e processi. Ad esempio, la memorizzazione dei file di progettazione in un archivio centrale impose ai diversi reparti l'adozione di uno strumento standard per la progettazione delle parti di un'automobile. Questa modifica consentì di risparmiare denaro e ridurre i tempi di addestramento. Inoltre, vennero definite procedure consigliate per la progettazione che i tecnici potevano visualizzare in tutta l'azienda e utilizzare come base per i nuovi progetti di progettazione.
Di seguito è riportato un riepilogo dei vantaggi dell'architettura riprogettata del portale:
Consente di accedere alle informazioni da una posizione centrale.
Riduce la duplicazione del contenuto.
Identifica con chiarezza la versione ufficiale di ogni elemento di contenuto.
Standardizza i metadati.
Standardizza i modelli.
Promuove la collaborazione e la condivisione delle procedure consigliate.
La riprogettazione e reimplementazione del portale era solo l'inizio di un processo. Il team che sviluppò la strategia del portale fu incaricato da parte della direzione di diventare un gruppo di governance del portale. Di conseguenza, il gruppo rappresentò le esigenze degli utenti del portale sviluppando criteri e standard. Ciò contribuì ad assicurare l'identificazione delle responsabilità all'interno dell'organizzazione e implementò un forum per valutare e favorire l'evoluzione del portale, sia per migliorare le caratteristiche del portale che per ottimizzare il rendimento dell'investimento stanziato dall'organizzazione per la tecnologia di Office SharePoint Server. Il team di addetti alla governance supervisionò gli elementi seguenti:
Standard dei metadati
Standard dei modelli
Linee guida per le informazioni che devono essere rese disponibili all'interno dell'azienda
Conformità con le normative aziendali e governative
Standard di addestramento
Standard di personalizzazione per il contenuto
Fabrikam iniziò a notare un ampio rendimento degli investimenti stanziati per il portale. Dopo un anno dall'avvio del progetto, il team addetto alla strategia fece un inventario del contenuto e stabilì che su 500.000 documenti solo 230 erano duplicati. Identificarono un risparmio di milioni di dollari dovuto alla centralizzazione del lavoro. Inoltre, un sondaggio svolto tra i dipendenti mostrò un significativo aumento nella soddisfazione per il portale. La collaborazione aveva raggiunto un buon livello in Fabrikam.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).