Raccogliere allegati cloud in Microsoft Purview eDiscovery (Premium)

Gli allegati cloud sono collegamenti a documenti in genere archiviati nel sito di SharePoint e in OneDrive. Quindi, invece di allegare una copia effettiva di un documento in un messaggio di posta elettronica o in una conversazione di chat di Teams, è possibile condividere un collegamento al file. Gli allegati cloud sono un modo efficace per condividere documenti e collaborare con altri utenti dell'organizzazione. Tuttavia, gli allegati cloud presentano problemi durante il flusso di lavoro di eDiscovery perché solo il collegamento degli allegati cloud e non il contenuto effettivo nel documento condiviso vengono restituiti in una ricerca di eDiscovery. Per risolvere questa sfida, eDiscovery (Premium) offre due soluzioni per la raccolta di allegati cloud:

• Raccolta della versione live di un documento collegato a in un allegato cloud.
• Raccolta della versione del documento al momento della condivisione in un allegato cloud.

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Raccolta di allegati cloud

Quando si crea una stima della raccolta e i risultati della ricerca contengono elementi che includono allegati cloud, è necessario scegliere di raccogliere la destinazione dell'allegato cloud quando si esegue il commit della stima della raccolta in un set di revisione. Quando si seleziona questa opzione, eDiscovery (Premium) aggiunge i documenti collegati all'allegato cloud al set di revisione. Questa opzione consente di esaminare i documenti di destinazione e determinare se il documento è rilevante per il caso o l'indagine.

Lo screenshot seguente mostra l'opzione per includere le destinazioni degli allegati cloud quando si esegue il commit di una raccolta in un set di revisione.

Nota

È possibile includere tutte le versioni (oltre alla versione condivisa) degli allegati cloud nel set di revisione.

Quando si usano raccolte e allegati cloud, si applica quanto segue:

• Gli allegati cloud non sono rappresentati o inclusi nelle stime della raccolta. In una raccolta sono inclusi solo i riscontri diretti.
• Se gli allegati cloud vengono spostati o non sono più disponibili nella posizione da cui sono stati condivisi, non vengono inclusi in una raccolta.
• Se l'allegato cloud è in conservazione dei criteri di blocco legale, l'allegato cloud viene incluso nelle raccolte anche se eliminato da un utente.
• Per gli allegati cloud che sono stati rinominati o spostati in un contenitore diverso, possono essere inclusi o meno in una raccolta a seconda della modalità di condivisione. Se l'allegato cloud è stato condiviso tramite un collegamento e il collegamento è ancora attivo, viene recuperato e incluso nella raccolta. Se il collegamento di condivisione alla posizione per l'allegato cloud non è disponibile, l'allegato cloud non viene recuperato o incluso nella raccolta.
• Per gli allegati cloud con elementi padre messi in attesa, il blocco si applica all'allegato cloud in determinate situazioni. Questo dipende dalla posizione di origine dell'allegato cloud e dai criteri di blocco applicati a tale posizione. I criteri applicabili al destinatario dell'allegato cloud non si applicano necessariamente alla posizione dell'allegato cloud condiviso.

Per istruzioni sul commit di una raccolta in un set di revisione, vedere Commit a collection estimate to a review set (Commit a collection estimate to a review set).

Raccolta della versione condivisa in un allegato cloud (anteprima)

Il flusso di lavoro eDiscovery (Premium) per la raccolta di allegati cloud include solo l'aggiunta della versione più recente di un allegato cloud a un set di revisione. Ciò significa che la versione raccolta e aggiunta a un set di revisione potrebbe essere diversa dalla versione originariamente condivisa nell'allegato cloud. È quindi possibile che il contenuto presente nell'allegato cloud al momento della condivisione sia stato rimosso e non esista nella versione corrente aggiunta al set di revisione.

Le organizzazioni possono usare le etichette di conservazione di Microsoft Purview per mantenere la versione di un documento nel momento in cui è stato condiviso come allegato cloud. A tale scopo, l'organizzazione può creare un'etichetta di conservazione, scegliere l'opzione applicare l'etichetta agli allegati cloud e quindi applicare automaticamente l'etichetta ai documenti archiviati in SharePoint e OneDrive. Dopo aver configurato questa configurazione, viene creata una copia di un documento nel momento in cui il file viene condiviso. Inoltre, se il documento viene modificato e condiviso nuovamente come allegato cloud, viene mantenuta anche la versione modificata. Se il file viene modificato e condiviso di nuovo, viene mantenuta una nuova copia del file come nuova versione.

La conservazione delle versioni condivise degli allegati cloud può aiutare l'organizzazione a definire l'ambito della conservazione e della raccolta di contenuti potenzialmente rilevanti per la versione specifica del documento che è stata condivisa anziché la versione live corrente. Dopo aver implementato questa soluzione di conservazione, vengono raccolte e aggiunte sia la versione live corrente di un allegato cloud che la versione condivisa nell'allegato cloud.

Per istruzioni su come configurare un'etichetta di conservazione e applicarla automaticamente agli allegati cloud, vedere Applicare automaticamente le etichette agli allegati cloud.

Lo screenshot seguente mostra un documento allegato cloud, denominato XYZ Research.docx, aggiunto a un set di revisione. Il documento è stato condiviso come allegato cloud in una conversazione di chat di Teams. Il set di revisione contiene anche la versione originariamente condivisa nell'allegato cloud. Si noti che il nome di questa versione dell'allegato cloud viene generato dal sistema e l'autore viene identificato come SharePoint.

Inoltre, la versione live corrente e la versione condivisa hanno lo stesso valore della proprietà FamilyId , che corrisponde al FamilyId per l'oggetto padre (ad esempio un messaggio di posta elettronica o una conversazione di chat di Teams). In questo modo è possibile raggruppare gli allegati cloud con l'elemento in cui sono stati condivisi.

Dopo aver implementato l'etichetta di conservazione e aver applicato automaticamente l'etichetta ai documenti di SharePoint, è comunque possibile selezionare l'opzione per raccogliere gli allegati cloud quando si esegue il commit di una stima della raccolta in un set di revisione. Quando vengono raccolti gli allegati cloud, sia la versione live corrente che la versione originariamente condivisa vengono aggiunte al set di revisione.