Nota
L'accesso a questa pagina richiede l'autorizzazione. È possibile provare ad accedere o modificare le directory.
L'accesso a questa pagina richiede l'autorizzazione. È possibile provare a modificare le directory.
Questo articolo offre una panoramica delle funzionalità di SharePoint e OneDrive che consentono di determinare come sfruttare al meglio questi servizi per l'organizzazione. Usare queste informazioni per pianificare l'implementazione e anche per trovare nuove funzionalità che le soluzioni correnti potrebbero non offrire.
Procedure consigliate per la raccolta dei requisiti
Definire percorsi utente e casi d'uso principali. In che modo gli utenti dell'organizzazione collaborano ora? Dove archiviano i file? Come condividono notizie e altre informazioni? Una parte importante della pianificazione per SharePoint e OneDrive è documentare il modo in cui l'organizzazione esegue attualmente le attività di collaborazione. È quindi possibile eseguire il mapping di tali attività a nuovi processi usando SharePoint e OneDrive. Queste attività possono quindi diventare test case per l'implementazione pilota iniziale. Valutare le esigenze di migrazione. La maggior parte delle organizzazioni ha file e altri contenuti che vogliono passare a Microsoft 365. Alcuni di questi contenuti possono essere usati ogni giorno dagli utenti dell'organizzazione. Spostare tutto può richiedere tempo. Durante la pianificazione dell'implementazione, è possibile pianificare la migrazione del contenuto mantenendo produttivi gli utenti dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Pianificazione della migrazione per SharePoint e OneDrive. Se si usa Server SharePoint in locale, vedere OneDrive ibrido e SharePoint in Microsoft 365. Se si dispone di record cartacei da importare, vedere Panoramica del riconoscimento ottico dei caratteri.
Coinvolgere in anticipo i team legali e di conformità. La maggior parte delle organizzazioni ha requisiti legali o di conformità relativi alla modalità di gestione dei vari tipi di dati. Microsoft 365 offre molte opzioni che consentono di mantenere la conformità nell'organizzazione. Durante la pianificazione dell'implementazione, è possibile coinvolgere il team legale o di conformità all'inizio del processo per mantenere i requisiti di conformità durante la transizione a SharePoint e OneDrive. Per altre informazioni, vedere Creare un ambiente SharePoint e OneDrive conforme.
Favorire l'accordo tra gli stakeholder. Assicurare la partecipazione e l'acquisto di persone chiave all'interno dell'organizzazione è fondamentale per il successo dell'adozione da parte degli utenti. Il supporto può essere di responsabili aziendali, dirigenti IT o chiunque altro abbia interesse al successo di Microsoft 365 nell'organizzazione. È importante avere il supporto di responsabili aziendali o dirigenti e sostenitori del prodotto per contribuire a trasmettere le conoscenze ai colleghi. Sia che si deleghi formalmente il ruolo di sostenitore del prodotto sia che se ne consenta una crescita organica, i sostenitori sono di importanza fondamentale per l'adozione da parte degli utenti.
Casi d'uso principali di SharePoint e OneDrive
I casi d'uso principali di SharePoint e OneDrive includono:
- Archivio file
- Collaborazione ai file
- Siti per la collaborazione in team
- Siti per notizie e Intranet
Se attualmente si usano altri software o servizi per abilitare questi casi d'uso nell'organizzazione, è consigliabile eseguire il mapping di ognuno dei casi d'uso correnti con le funzionalità di SharePoint e OneDrive. In questo modo sarà possibile garantire una transizione senza problemi durante l'implementazione di SharePoint e OneDrive e fornire un elenco di modifiche al processo per comunicare con gli utenti. Il training e la gestione delle modifiche per l'implementazione di SharePoint e OneDrive fornisce un elenco di risorse che è possibile condividere con gli utenti per iniziare a usare SharePoint e OneDrive.
Le sezioni seguenti offrono una panoramica di questi casi d'uso con collegamenti a informazioni più approfondite.
Archivio file
Le opzioni di archiviazione dei file in Microsoft 365 sono SharePoint e OneDrive.
I file di lavoro personali vengono archiviati in OneDrive. Con OneDrive, ogni utente ha una posizione in cui può archiviare i propri file di lavoro personali. Questi file non vengono condivisi con nessuno per impostazione predefinita, ma possono essere facilmente condivisi con altri utenti per la collaborazione.
I file condivisi vengono archiviati in SharePoint. I siti di SharePoint possono essere usati per archiviare i file a cui saranno accessibili più persone. Persone che hanno accesso al sito hanno accesso ai file.
Microsoft Teams usa i siti di SharePoint per archiviare i file. Quando si carica un file nella scheda File di Teams, viene archiviato in un sito di SharePoint. Per altre informazioni sull'interazione tra Teams e SharePoint, vedere Panoramica dell'integrazione di Teams e SharePoint.
Collaborazione ai file
In SharePoint e OneDrive l'utente può usare Microsoft 365 Apps (una versione di Office disponibile in molti piani di Microsoft 365) per creare e modificare documenti. Altre applicazioni possono essere usate per creare e modificare altri tipi di file. Questi file possono essere facilmente condivisi con altri utenti, inclusi gli utenti esterni all'organizzazione (se consentito).
Condividere file di OneDrive usando collegamenti condivisibili. In OneDrive i file di un utente sono privati per impostazione predefinita. È possibile condividere file di OneDrive con altri utenti usando collegamenti condivisibili che consentono l'accesso ai file. È possibile creare collegamenti che concedono l'accesso a persone specifiche o a chiunque nell'organizzazione. La persona che ha condiviso il file può rimuovere l'accesso di altri utenti modificando o eliminando il collegamento.
Collaborare in un sito o in un team. In un sito di SharePoint o in un team di Microsoft Teams, tutti i membri del sito o del team hanno accesso ai file in esso archiviati e possono facilmente collaborarvi.
Condividere file di SharePoint usando collegamenti condivisibili. Se un utente deve condividere un file di SharePoint con un utente esterno al sito o al team, può usare collegamenti condivisibili nello stesso modo in OneDrive.
Sincronizzare i file per l'accesso offline. Con l'app sincronizzazione OneDrive, gli utenti possono sincronizzare i file tra il computer e il cloud di Microsoft 365. Quando gli utenti aggiungono, modificano o eliminano un file o una cartella in locale, il file o la cartella vengono aggiunti, modificati o eliminati nel cloud e viceversa. Gli utenti possono usare i file sincronizzati direttamente in Esplora file o Finder e nelle app usate. Quando l'utente torna online, le modifiche apportate da lui o da vari utenti verranno sincronizzate automaticamente.
Per altre informazioni sulla collaborazione file in SharePoint e OneDrive, vedere Introduzione alla collaborazione sui file in Microsoft 365, basata su SharePoint e Collaborazione file in SharePoint con Microsoft 365.
Intranet
Una delle funzionalità principali di SharePoint è costituita da un'ampia gamma di opzioni e strumenti per creare siti Intranet per l'organizzazione. La Intranet potrebbe includere la pagina di destinazione principale dell'organizzazione, i portali per le comunicazioni aziendali e i singoli siti per reparti o divisioni (ad esempio IT o Risorse umane).
Lo spostamento della Intranet in SharePoint in Microsoft 365 potrebbe richiedere del tempo, in particolare se si dispone già di un contenuto Intranet esteso. È consigliabile intraprendere questa attività dopo aver completato l'implementazione di SharePoint e OneDrive.
Per informazioni dettagliate su come creare una Intranet con SharePoint, vedere Introduzione e roadmap della Intranet intelligente e Pianificare una Intranet di SharePoint intelligente.
Governance e conformità
La governance e la conformità sono fondamentali per molte organizzazioni. Nell'ambito della pianificazione per SharePoint e OneDrive, valutare quali funzionalità di conformità si vuole implementare in anticipo. Grazie alle funzionalità di conformità disponibili in anticipo, è possibile ridurre il rischio di incidenti di conformità. Per informazioni dettagliate sulle funzionalità di conformità da considerare come parte dell'implementazione di SharePoint e OneDrive, vedere Creare un ambiente SharePoint e OneDrive conforme.
Elementi chiave per una corretta adozione dell’utente
L'adozione da parte degli utenti è importante per il successo generale di qualsiasi nuova applicazione. Idealmente, per aumentare al massimo l'investimento in SharePoint e OneDrive, è necessario ottimizzare il coinvolgimento degli utenti.
L’ottenimento della consapevolezza grazie a campagne di consapevolezza come annunci, eventi di lancio, newsletter, assemblee generali, riunioni, concorsi e altri eventi è un percorso essenziale per ottimizzare l'adozione. Inoltre, l'offerta di informazioni agli utenti tramite sessioni in stile classe e guide di supporto in autonomia li aiuta a sentirsi responsabili dell'uso di OneDrive e SharePoint.
Per altre informazioni sull'adozione degli utenti e sulla gestione delle modifiche durante l'implementazione di SharePoint e OneDrive, vedere Training e gestione delle modifiche per l'implementazione di SharePoint e OneDrive