Identificare i requisiti aziendali per SharePoint e OneDrive

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Questo articolo offre una panoramica delle funzionalità di SharePoint e OneDrive che consentono di determinare come sfruttare al meglio questi servizi nell'organizzazione. Usare queste informazioni per pianificare l'implementazione e anche per trovare nuove funzionalità che le soluzioni correnti potrebbero non offrire.

Procedure consigliate per la raccolta dei requisiti

Definire percorsi utente e casi d'uso principali. In che modo gli utenti dell'organizzazione collaborano ora? Dove archiviano i file? Come condividono notizie e altre informazioni? Una parte importante della pianificazione per SharePoint e OneDrive è documentare il modo in cui l'organizzazione esegue attualmente le attività di collaborazione. È quindi possibile eseguire il mapping di tali attività a nuovi processi usando SharePoint e OneDrive. Queste attività possono quindi diventare test case per l'implementazione pilota iniziale. Per informazioni sul modo in cui Microsoft 365 migliora la produttività per diversi settori, vedere la Raccolta produttività.

Valutare le esigenze di migrazione. La maggior parte delle organizzazioni ha file e altri contenuti che vogliono passare a Microsoft 365. Alcuni di questi contenuti possono essere usati ogni giorno dagli utenti dell'organizzazione. Spostare tutto può richiedere tempo. Durante la pianificazione dell'implementazione, è possibile pianificare la migrazione del contenuto mantenendo produttivi gli utenti dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Pianificazione della migrazione per SharePoint e OneDrive. Se si usa SharePoint Server in locale, vedere OneDrive ibrido e SharePoint in Microsoft 365. Se si dispone di record cartacei da importare, vedere Introduzione a Microsoft SharePoint Syntex.

Coinvolgere in anticipo i team legali e di conformità. La maggior parte delle organizzazioni ha requisiti legali o di conformità relativi alla modalità di gestione dei vari tipi di dati. Microsoft 365 offre molte opzioni che consentono di mantenere la conformità nell'organizzazione. Durante la pianificazione dell'implementazione, è possibile coinvolgere il team legale o di conformità all'inizio del processo per mantenere i requisiti di conformità durante la transizione a SharePoint e OneDrive. Per altre informazioni, vedere Creare un ambiente SharePoint e OneDrive conforme.

Favorire l'accordo tra gli stakeholder. Assicurare la partecipazione e l'acquisto di persone chiave all'interno dell'organizzazione è fondamentale per il successo dell'adozione da parte degli utenti. Il supporto può essere di responsabili aziendali, dirigenti IT o chiunque altro abbia interesse al successo di Microsoft 365 nell'organizzazione. È importante avere il supporto di responsabili aziendali o dirigenti e sostenitori del prodotto per contribuire a trasmettere le conoscenze ai colleghi. Sia che si deleghi formalmente il ruolo di sostenitore del prodotto sia che se ne consenta una crescita organica, i sostenitori sono di importanza fondamentale per l'adozione da parte degli utenti.

Casi d'uso principali di SharePoint e OneDrive

I casi d'uso principali di SharePoint e OneDrive includono:

  • Archivio file
  • Collaborazione ai file
  • Siti per la collaborazione in team
  • Siti per notizie e Intranet

Se attualmente si usano altri software o servizi per abilitare questi casi d'uso nell'organizzazione, è consigliabile eseguire il mapping di ognuno dei casi d'uso correnti con le funzionalità di SharePoint e OneDrive. In questo modo sarà possibile garantire una transizione senza problemi durante l'implementazione di SharePoint e OneDrive e fornire un elenco di modifiche al processo per comunicare con gli utenti. Il training e la gestione delle modifiche per l'implementazione di SharePoint e OneDrive fornisce un elenco di risorse che è possibile condividere con gli utenti per iniziare a usare SharePoint e OneDrive.

Le sezioni seguenti offrono una panoramica di questi casi d'uso con collegamenti a informazioni più approfondite.

Archivio file

Le opzioni di archiviazione dei file in Microsoft 365 sono SharePoint e OneDrive.

I file di lavoro personali vengono archiviati in OneDrive. Con OneDrive, ogni utente ha una posizione in cui può archiviare i propri file di lavoro personali. Questi file non vengono condivisi con nessuno per impostazione predefinita, ma possono essere facilmente condivisi con altri utenti per la collaborazione.

I file condivisi vengono archiviati in SharePoint. I siti di SharePoint possono essere usati per archiviare i file a cui saranno accessibili più persone. Persone che hanno accesso al sito hanno accesso ai file.

Microsoft Teams usa i siti di SharePoint per archiviare i file. Quando si carica un file nella scheda File di Teams, viene archiviato in un sito di SharePoint. Per altre informazioni sull'interazione tra Teams e SharePoint, vedere Panoramica dell'integrazione di Teams e SharePoint.

Collaborazione ai file

In SharePoint e OneDrive l'utente può usare Microsoft 365 Apps (una versione di Office disponibile in molti piani di Microsoft 365) per creare e modificare documenti. Altre applicazioni possono essere usate per creare e modificare altri tipi di file. Questi file possono essere facilmente condivisi con altri utenti, inclusi gli utenti esterni all'organizzazione (se consentito).

Condividere file di OneDrive usando collegamenti condivisibili. In OneDrive i file di un utente sono privati per impostazione predefinita. È possibile condividere file di OneDrive con altri utenti usando collegamenti condivisibili che consentono l'accesso ai file. È possibile creare collegamenti che concedono l'accesso a persone specifiche o a chiunque nell'organizzazione. La persona che ha condiviso il file può rimuovere l'accesso di altri utenti modificando o eliminando il collegamento.

Collaborare in un sito o in un team. In un sito di SharePoint o in un team di Microsoft Teams, tutti i membri del sito o del team hanno accesso ai file in esso archiviati e possono facilmente collaborarvi.

Condividere file di SharePoint usando collegamenti condivisibili. Se un utente deve condividere un file di SharePoint con un utente esterno al sito o al team, può usare collegamenti condivisibili nello stesso modo in OneDrive.

Sincronizzare i file per l'accesso offline. Con l'app sincronizzazione OneDrive, gli utenti possono sincronizzare i file tra il computer e il cloud di Microsoft 365. Quando gli utenti aggiungono, modificano o eliminano un file o una cartella in locale, il file o la cartella vengono aggiunti, modificati o eliminati nel cloud e viceversa. Gli utenti possono usare i file sincronizzati direttamente in Esplora file o Finder e nelle app usate. Quando l'utente torna online, le modifiche apportate da lui o da vari utenti verranno sincronizzate automaticamente.

Per altre informazioni sulla collaborazione file in SharePoint e OneDrive, vedere Introduzione alla collaborazione sui file in Microsoft 365, basata su SharePoint e Collaborazione file in SharePoint con Microsoft 365.

Intranet

Una delle funzionalità principali di SharePoint è costituita da un'ampia gamma di opzioni e strumenti per creare siti Intranet per l'organizzazione. La Intranet potrebbe includere la pagina di destinazione principale dell'organizzazione, i portali per le comunicazioni aziendali e i singoli siti per reparti o divisioni (ad esempio IT o Risorse umane).

Lo spostamento della Intranet in SharePoint in Microsoft 365 potrebbe richiedere del tempo, in particolare se si dispone già di un contenuto Intranet esteso. È consigliabile intraprendere questa attività dopo aver completato l'implementazione di SharePoint e OneDrive.

Per informazioni dettagliate su come creare una Intranet con SharePoint, vedere Introduzione e roadmap della Intranet intelligente e Pianificare una Intranet di SharePoint intelligente.

Governance e conformità

La governance e la conformità sono fondamentali per molte organizzazioni. Nell'ambito della pianificazione per SharePoint e OneDrive, valutare quali funzionalità di conformità si vuole implementare in anticipo. Grazie alle funzionalità di conformità disponibili in anticipo, è possibile ridurre il rischio di incidenti di conformità. Per informazioni dettagliate sulle funzionalità di conformità da considerare come parte dell'implementazione di SharePoint e OneDrive, vedere Creare un ambiente SharePoint e OneDrive conforme.

Elementi chiave per una corretta adozione dell’utente

L'adozione da parte degli utenti è importante per il successo generale di qualsiasi nuova applicazione. Idealmente, per aumentare al massimo l'investimento in SharePoint e OneDrive, è necessario ottimizzare il coinvolgimento degli utenti.

L’ottenimento della consapevolezza grazie a campagne di consapevolezza come annunci, eventi di lancio, newsletter, assemblee generali, riunioni, concorsi e altri eventi è un percorso essenziale per ottimizzare l'adozione. Inoltre, l'offerta di informazioni agli utenti tramite sessioni in stile classe e guide di supporto in autonomia li aiuta a sentirsi responsabili dell'uso di OneDrive e SharePoint.

Per altre informazioni sull'adozione degli utenti e sulla gestione delle modifiche durante l'implementazione di SharePoint e OneDrive, vedere Training e gestione delle modifiche per l'implementazione di SharePoint e OneDrive

Passaggi successivi

Pianificare OneDrive e SharePoint ibridi

Predisporre SharePoint in Microsoft 365