Valutare lo stato di gestione dei contenuti dell'organizzazione

SharePoint Advanced Management (SAM) offre un set completo di strumenti per valutare e migliorare le procedure di gestione dei contenuti dell'organizzazione con informazioni dettagliate e raccomandazioni interattive. Valutazione della gestione dei contenuti è l'hub per queste funzionalità.

Che cos'è La valutazione della gestione dei contenuti?

Valutazione della gestione dei contenuti è una funzionalità predefinita e facile da usare di Gestione avanzata sharePoint. Con un solo clic, è possibile controllare e migliorare rapidamente il modo in cui l'organizzazione gestisce il contenuto negli ambienti SharePoint. Valutazione della gestione dei contenuti offre agli amministratori un processo semplice e guidato per:

• Identificare il contenuto potenzialmente sovracondiviso
• Trovare problemi o rischi (ad esempio siti inattivi o senza proprietario)
• Definire l'idoneità di Copilot per l'organizzazione
• Garantire la conformità e mantenere l'integrità dei dati
• Ricevere raccomandazioni interattive per la correzione
• Tenere traccia dello stato di avanzamento nel tempo con le valutazioni ricorrenti

La valutazione usa il toolkit di gestione avanzata di SharePoint (SAM), che esegue una suite di report essenziali per individuare i risultati chiave e classificare i siti che potrebbero richiedere attenzione. Ha lo scopo di rendere accessibile e pratica la governance dei contenuti, anche per gli amministratori che potrebbero non avere competenze tecniche approfondite.

Report inclusi

Attualmente, la valutazione della gestione dei contenuti include i report seguenti:

• Siti inattivi - Identifica i siti senza attività negli ultimi 180 giorni
• Proprietà del sito : rileva i siti senza proprietari o con un solo proprietario
• Ereditarietà interrotta : trova i siti in cui l'ereditarietà delle autorizzazioni è stata interrotta
• Condivisione interna senza restrizioni tramite EEEU (tutti tranne gli utenti esterni) - Individua il contenuto condiviso con tutti gli utenti interni
• Condivisione senza restrizioni tramite collegamenti di condivisione - Individua il contenuto condiviso tramite collegamenti di condivisione eccessivamente permissivi

Nota

• L'esecuzione dei report può richiedere tra 2 ore e 72 ore, a seconda delle dimensioni del tenant.
• I report vengono eseguiti in tutti i siti dell'organizzazione e non vengono eseguiti senza il consenso dell'amministratore.

Perché usare la valutazione della gestione dei contenuti?

Le organizzazioni devono affrontare una complessità crescente nella gestione del contenuto tra tenant di Microsoft 365 di grandi dimensioni. Le sfide comuni includono:

• Incertezza su dove iniziare con la governance.
• Difficoltà a identificare se ci sono problemi o rischi effettivi.
• Mancanza di chiarezza sul fatto che le misure di governance esistenti siano sufficienti.
• La necessità di un monitoraggio e di un miglioramento continui.

La valutazione della gestione dei contenuti risolve questi problemi:

• Automazione dell'individuazione: individuare e classificare automaticamente i siti potenzialmente interessati senza intervento manuale
• Risultati chiari e interattivi: fornire un elenco chiaro dei problemi con i passaggi successivi consigliati specifici per ogni ricerca
• Eliminazione del lavoro manuale: ridurre la necessità di script personalizzati o controlli manuali, che possono richiedere molto tempo e richiedere errori
• Rivalutazione su richiesta: consentire agli amministratori di eseguire di nuovo la valutazione mensilmente per garantire il miglioramento continuo e la conformità

Cosa è necessario per accedere alla valutazione della gestione dei contenuti?

Quali sono i requisiti di licenza?

L'organizzazione deve avere la licenza corretta e soddisfare determinate autorizzazioni o ruoli amministrativi per usare la funzionalità descritta in questo articolo.

In primo luogo, l'organizzazione deve avere una delle licenze di base seguenti:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Inoltre, è necessaria almeno una di queste licenze:

• Microsoft 365 Copilot licenza: ad almeno un utente dell'organizzazione deve essere assegnata una licenza Copilot (non è necessario che l'utente sia un amministratore di SharePoint).
• Licenza di Gestione avanzata di Microsoft SharePoint: Disponibile come acquisto autonomo.

Requisiti di amministratore

È necessario essere un amministratore di SharePoint o avere autorizzazioni equivalenti.

Informazioni aggiuntive

Se l'organizzazione dispone di una licenza Copilot e ad almeno una persona dell'organizzazione viene assegnata una licenza Copilot, gli amministratori di SharePoint ottengono automaticamente l'accesso alle funzionalità di gestione avanzata di SharePoint necessarie per la distribuzione copilot.

Per le organizzazioni senza licenza Copilot, è possibile usare le funzionalità di gestione avanzata di SharePoint acquistando una licenza autonoma di Gestione avanzata di SharePoint.

Dove trovare la valutazione della gestione dei contenuti

È possibile accedere alla valutazione della gestione dei contenuti in SharePoint Amministrazione Center:

1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint con le credenziali di amministratore di SharePoint per l'organizzazione.
2. Nel riquadro di spostamento a sinistra selezionare Gestione avanzata.
3. Cercare la nuova schermata iniziale della valutazione (la visualizzazione basata su menu precedente è ancora disponibile in "Tutte le funzionalità").
4. Selezionare Avvia valutazione.

La valutazione esegue automaticamente i report SAM pertinenti, analizza i risultati e presenta i risultati in un dashboard intuitivo.

• Lato sinistro: Riepilogo visivo dei siti interessati
• Lato destro: il pannello dei risultati del report elenca ogni sito interessato, i risultati specifici e le azioni consigliate per la correzione. Selezionare ognuno dei risultati, visualizzare altri dettagli e la documentazione correlata di Microsoft Learn per risolvere il problema.
• Sotto i risultati: vengono visualizzate le linee guida e la documentazione più recenti correlate a questi criteri.

Passaggi successivi dopo l'esecuzione della valutazione

1. Esaminare i risultati: esaminare l'elenco dei siti contrassegnati come potenzialmente interessati. Il dashboard mostra sia il numero che i dettagli di questi siti.
2. Azione: per ogni ricerca, seguire i passaggi consigliati forniti. Questi passaggi possono includere:
   • Creazione o modifica dei criteri del sito (ad esempio, per potenziali sovrasallamento, inattività o proprietà).
   • Uso di strumenti predefiniti per risolvere i problemi.
   • Consultare la documentazione collegata per ulteriori indicazioni.
3. Monitoraggio stato: eseguire di nuovo la valutazione ogni 30 giorni per tenere traccia dei miglioramenti e rilevare nuovi problemi.

Riepilogo

Valutazione della gestione dei contenuti è un set di strumenti potente e in continua evoluzione per gli amministratori di Microsoft 365, progettato per semplificare e automatizzare il processo di governance dei contenuti. Fornendo valutazioni chiare, raccomandazioni interattive e monitoraggio continuo, consente alle organizzazioni di mantenere un ambiente sicuro e conforme.