Descrizione della governance in SharePoint

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Per governance si intende un insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi che regolamentano l'interazione tra le divisioni e i team IT di un'organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ogni organizzazione ha esigenze e obiettivi specifici che influenzano l'approccio alla governance. È probabile che organizzazioni più estese necessitino di una governance più dettagliata rispetto a organizzazioni di dimensioni inferiori. Un buon piano di governance consente di ottenere i seguenti risultati:

• Semplificare la distribuzione dei prodotti e delle tecnologie, ad esempio SharePoint.

• Contribuire alla sicurezza e alla conformità del sistema dell'organizzazione.

• Garantire il maggiore ritorno sugli investimenti in tecnologia.

Nota

Nel poster sulla governance viene fornito un riepilogo di questo contenuto. Download della versione PDF o Visio.

Team di governance

I criteri di governance devono supportare gli obiettivi dell'organizzazione ed essere mantenuti aggiornati man mano che cambiano le esigenze aziendali. È consigliabile creare un team costituito da esperti di discipline diverse nell'organizzazione per sviluppare e gestire questi criteri. Includere rappresentanti del maggior numero possibile dei dei seguenti ruoli:

Ruolo	Responsabilità
Parti interessate con posizioni dirigenziali	I dirigenti chiave devono definire gli obiettivi generali del comitato addetto alla governance e valutare periodicamente l'efficacia delle procedure e dei criteri implementati.
Parti interessate responsabili dell'aspetto finanziario	I responsabili finanziari devono fare in modo che le regole e i processi di governance contribuiscano a incrementare il rendimento dell'investimento dell'organizzazione nei SharePoint.
Responsabili delle divisioni aziendali	I leader aziendali rappresentano i team che svolgono il lavoro principale dell'azienda e guidano i requisiti architetturali e funzionali della distribuzione. Lavorano con gli architetti dell'informazione per strutturare l'architettura delle informazioni e gli standard di tassonomia. I leader aziendali collaborano anche con i leader IT per creare contratti di servizio e altri criteri di supporto.
Responsabili IT	I responsabili IT devono sviluppare offerte di servizi proprie e determinare in che modo raggiungere gli obiettivi associati alle responsabilità nel settore IT, ad esempio l'aumento della sicurezza e il mantenimento dell'affidabilità, supportando nello stesso tempo le funzionalità richieste dai team dell'organizzazione.
Responsabili dello sviluppo software	I responsabili dello sviluppo software devono contribuire a determinare gli strumenti di personalizzazione approvati, le modalità di verifica della sicurezza del codice e altre procedure consigliate relative al codice.
Tecnici	I tecnici progettano, creano ed eseguono servizi e soluzioni IT.
Insegnanti	Gli esperti di didattica devono occuparsi dello sviluppo di un piano di formazione per l'organizzazione.
Information Worker influenti	I membri dell'organizzazione addetti al lavoro quotidiano devono contribuire ad assicurare che l'architettura delle informazioni e i servizi siano in grado di soddisfare le proprie esigenze.
Architetti delle informazioni o responsabili della tassonomia	I membri di questi gruppi progettano tassonomie e sistemi informativi. In base all'analisi delle necessità informatiche del gruppo di destinatari, si occupano dello sviluppo di piani a supporto degli obiettivi dell'organizzazione e definiscono la struttura di spostamento e l'architettura dei siti.
Responsabili della conformità	Tra gli obiettivi della governance vi è quello di garantire che un'organizzazione soddisfi i requisiti normativi e legali e gestisca il know-how aziendale. Se nell'organizzazione sono presenti ruoli responsabili della conformità o di eseguire la supervisione legale, includere i rappresentanti di queste discipline nel team di governance.

Nell'organizzazione potrebbero non essere presenti tutti questi ruoli o potrebbe venire utilizzato un titolo diverso.

Governance e formazione

Una formazione appropriata, risorse ottimali e un servizio di ricerca efficace sono gli aspetti chiave per l'adozione della tecnologia da parte degli utenti. È consigliabile fornire ai dipendenti dell'organizzazione i seguenti strumenti:

Fornire	Motivo
Formazione per i prodotti e i servizi	L'esistenza di corsi di formazione e programmi didattici su SharePoint nel piano di governance contribuisce a incentivare l'adozione della tecnologia e ridurre i costi di supporto.
Formazione sui criteri di governance	Una formazione appropriata della community di utenti contribuisce a migliorare la conformità ai criteri e il livello di soddisfazione per i servizi, nonché a ridurre i costi di supporto.
Contenuto per il supporto dei servizi e dei criteri	Disporre di risorse e informazioni di buona qualità consente agli utenti di trovare le risposte a quesiti sui servizi, sui processi o sui criteri.
Infrastruttura di ricerca ben strutturata	Un'infrastruttura di ricerca ben strutturata consente agli utenti di trovare le informazioni desiderate nel momento opportuno.

Procedure consigliate per i piani di governance

Un piano di governance efficace è in grado di anticipare le esigenze e gli obiettivi dei team IT e delle divisioni dell'organizzazione. Poiché ogni organizzazione ha caratteristiche uniche, è consigliabile adattare un piano di governance all'ambiente attenendosi ai passaggi illustrati di seguito.

1. Determinare i principi e gli obiettivi iniziali. Il comitato addetto alla governance deve sviluppare una visione, criteri e standard di governance che possano essere misurati per tenere traccia della conformità e quantificare i benefici per l'organizzazione. Il piano deve ad esempio identificare i requisiti di erogazione dei servizi della distribuzione di SharePoint, sia dal punto di vista tecnico che commerciale.

2. Classificare le informazioni aziendali. Organizzare le informazioni in base a una tassonomia esistente oppure creare una tassonomia personalizzata che includa tutto il contenuto necessario per la soluzione aziendale. Dopo avere organizzato le informazioni, progettare un'architettura delle informazioni per gestire il contenuto aziendale. Determinare quindi i servizi IT più appropriati per supportare tale architettura.

3. Sviluppare una strategia di formazione. Dopo il piano di governance stesso, il fattore umano rappresenta l'aspetto maggiormente determinante per l'esito di una distribuzione di SharePoint. Un piano di formazione completo deve illustrare l'utilizzo di SharePoint in base alle procedure e agli standard implementati e deve aiutare a comprendere l'importanza di tali procedure e standard. Il piano deve includere il tipo di formazione necessario per gruppi di utenti specifici e descrivere gli strumenti di formazione appropriati. Il reparto IT potrebbe ad esempio gestire una pagina di domande frequenti sulle offerte di servizi per SharePoint oppure la divisione aziendale potrebbe offrire corsi di formazione online in cui viene illustrato come configurare e utilizzare un nuovo processo di gestione dei documenti.

4. Sviluppare un piano in corso. La governance è in corso. Il comitato di governance deve soddisfare regolarmente i nuovi requisiti nel piano di governance, rivalutare e modificare i principi di governance e risolvere i conflitti tra le divisioni aziendali per le risorse IT. Il comitato deve fornire regolarmente report ai propri sponsor esecutivi per promuovere la responsabilità e contribuire a imporre la conformità all'interno dell'organizzazione. Anche se questo processo sembra complicato, i suoi obiettivi sono aumentare il ritorno sull'investimento in SharePoint, sfruttare appieno l'utilità della soluzione SharePoint e migliorare la produttività dell'organizzazione.

Vedere anche

Concetti

Governance IT in SharePoint

Gestione delle informazioni e governance in SharePoint

Gestione delle applicazioni e governance in SharePoint

Ulteriori risorse

Governance planning in SharePoint

Poster sulla governance (formato Visio)

Poster sulla governance (formato PDF)