Organizza un’assemblea in Viva Engage e mantieni viva la conversazione

Riunire l'organizzazione per comunicare lo stato generale dell'azienda, lo stato dei progetti su larga scala, le storie di successo e le opportunità di crescita. Crea un'esperienza di evento live end-to-end in Viva Engage che coinvolga il pubblico prima, durante e dopo l'evento.

Le organizzazioni spesso chiamano i loro eventi su larga scala per i dipendenti assemblea generale. A volte le organizzazioni fanno riferimento a un’assemblea generale come una riunione plenaria o una riunione di tutta l’azienda. In questo esempio, ci riferiremo a questo tipo di riunione come a un’assemblea dell'organizzazione, ma i passaggi e le indicazioni possono essere utilizzati allo stesso modo per riunioni simili ed eventi dal vivo in Viva Engage.

Introduzione alla preparazione e all'implementazione di un’assemblea generale su richiesta, sicura, accessibile a tutti i gruppi di destinatari e che consente di mantenere la conversazione in corso dopo l'evento live.

Le assemblee generali possono aiutare a riunire l'organizzazione:

• Condivisione di informazioni in un formato significativo e coinvolgente
• Creazione di relazioni di fiducia e connessioni all'interno di un'organizzazione
• Trasmissione a grandi gruppi di persone contemporaneamente
• Mantenere la conversazione nei canali correlati all’assemblea generale
• Uso dell'analisi degli eventi live per comprendere il coinvolgimento e la copertura degli eventi
• Connessione di team in ambienti di lavoro ibridi

Fase	Attività
Piano	- Definire le dimensioni del profilo e dell'ambito del gruppo di destinatari - Allinearsi con gli stakeholder e definire la messaggistica - Considerare le opzioni multi-Geo e multilingue - Rivedere gli strumenti di Microsoft 365 per aiutare a produrre e ospitare l'evento live - Pianificare e organizzare strategie di comunicazione e promozione pre e post-evento
Alzare di livello	- Identificare i canali in cui l’assemblea generale può essere promossa - Usare più canali per raggiungere gruppi di destinatari diversi - Prendere in considerazione dove verrà archiviata la registrazione dell'evento in modo che possano accedervi tutti
Produrre	- Identificare e assegnare ruoli e attività - Rivedere l'elenco di controllo per la configurazione - Prepararsi a moderare domande e risposte in tempo reale
Host	- Ospitare l'evento live e gestire il coinvolgimento nel feed di Viva Engage - Rendere la registrazione condivisibile per i dipendenti
Condivisione	- Condividere la registrazione sui canali di comunicazione (Viva Engage, Outlook, Teams e SharePoint news). - Visualizzare le informazioni dettagliate sui partecipanti per misurare l'impegno

Pianificare il messaggio e i contenuti dell'assemblea generale

Poiché le riunioni collettive raggiungono un pubblico ampio e diversificato, dovrete considerare le esigenze e le preferenze del vostro pubblico e assicurarvi che i contenuti siano accessibili prima, durante e dopo l'evento.

Considerazioni sulla pianificazione:

• L’assemblea generale è un evento live virtuale a cui possono accedere persone diverse in diverse aree geografiche e fusi orari.
• Molte persone parteciperanno con un dispositivo mobile.
• Alcune persone non parteciperanno all'evento dal vivo, ma vorranno guardare la registrazione dell'evento in un secondo momento.
• Alcune persone non guarderanno la registrazione completa, ma vorranno vedere i punti salienti delle informazioni più importanti; pertanto, dopo l’assemblea generale, la registrazione e i punti salienti possono essere condivisi sotto forma di un post di SharePoint.
• Le domande e risposte dell'evento possono svolgersi in una community Viva Engage, in modo che le persone che non hanno potuto partecipare possano comunque beneficiare delle informazioni condivise.
• La promozione dell'evento dell’assemblea generale avrà più successo diversificando i vari canali attualmente utilizzati dal pubblico.

R. Informazioni sui gruppi di destinatari

Investire nell'apprendimento di ciò che è più importante per il pubblico. Conoscere il pubblico ti aiuterà a determinare come trasmettere efficacemente il tuo messaggio, quali relatori avranno una certa risonanza sul tuo pubblico, come moderare e come strutturare la conferenza. Altre informazioni su come definire l'ambito e il gruppo di destinatari.

B. Verificare che il contenuto sia accessibile a tutti gli utenti

Le assemblee generale sono progettate per raggiungere l'intera organizzazione o gruppi di grandi dimensioni al suo interno. Assicurarsi che il gruppo di destinatari dell'evento abbia accesso agli strumenti necessari per utilizzare i contenuti.

• Pianificare la registrazione degli eventi dell’assemblea generale. Quando un evento live viene registrato, verrà aggiunto automaticamente a Microsoft Stream. Informazioni su come abilitare la creazione automatica di didascalie. L'evento live può anche essere salvato nella home page di Viva Engage.
• Se l'organizzazione opera in più aree geografiche, assicurarsi che il fuso orario in cui si svolge l'evento consenta alla maggior parte delle persone di partecipare live.
• Viva Engage supporta eventi live e assemblee in molte lingue e su più piattaforme.
• È consigliabile pubblicare la registrazione dell'evento come Collegamento alle notizie video in SharePoint in modo che venga visualizzata automaticamente nel feed di Viva Connections in Microsoft Teams.

C. Definire il messaggio dell’assemblea generale

Creare un messaggio ben organizzato, dettagliato e dritto al punto. Per coinvolgere il pubblico e assicurarsi che i messaggi nell’assemblea generale siano compresi da tutti:

• Rendere visibile la presentazione per creare maggiore coinvolgimento. Usare PowerPoint per creare una rappresentazione visiva del messaggio per mantenere connesso il gruppo di destinatari. Le organizzazioni hanno la possibilità di trasmettere un evento live in Viva Engage utilizzando Teams. Informazioni su come configurare la condivisione desktop in Microsoft Teams per visualizzare la raccolta PowerPoint durante l’assemblea generale.
• Fornire preventivamente gli obiettivi dell’assemblea generale ai partecipanti. Condividere questi obiettivi tramite posta elettronica o il sito di SharePoint dell’evento.
• Condividere solo le informazioni più rilevanti. Assicurarsi che le informazioni più importanti siano evidenziate per risparmiare tempo e mantenere il pubblico impegnato.

D. Scegliere i relatori e la struttura degli eventi live

Invitare i relatori adatti al messaggio che si vuole tramettere nell’assemblea generale. Se l'obiettivo dell'evento è quello di comunicare i risultati trimestrali, recluta persone del dipartimento finanziario che possano parlare di approfondimenti e rispondere alle domande.

• Sviluppare la pianificazione e i limiti di tempo per l’assemblea generale.
• Assegnare ruoli ai moderatori e illustrarle loro le attività chiave. Se si prevede di usare domande e risposte live durante l'evento, preparare i presentatori con un elenco di questioni o domande note.
• Provare le apparecchiature in anticipo. Assicurarsi che relatori e moderatore sappiano utilizzare gli strumenti per la gestione dell’assemblea generale. Si può spaziare dal modo in cui si condivide lo schermo alla gestione di domande e risposte live fino a maggiori opportunità di coinvolgimento.

E. Usa Viva Engage per ospitare il tuo evento di assemblea

Viva Engage consente alle persone di connettersi tra loro in un'intera organizzazione. Aiuta a unire persone che non interagiscono spesso e dà loro la possibilità di scoprire contenuti, incontrare e coinvolgere i leader dell'organizzazione. Introduzione all'organizzazione di eventi live in Viva Engage

Nota

Per ospitare un evento live in Viva Engage, l'organizzazione deve avere selezionato Applicare l'identità di Office 365 e deve utilizzare i gruppi Viva Engage collegati a Microsoft 365. Per ulteriori informazioni, vedere Applicare l'identità di Office 365 per gli utenti di Viva Engage e gruppi di Viva Engage e Microsoft 365.

Promuovere l’assemblea generale

Promuovere l'assemblea generale prima della data dell'evento nei punti in cui il pubblico di destinazione riceve in genere annunci e aggiornamenti. Quindi gestire il coinvolgimento durante l'assemblea generale e dopo l'assemblea generale.

Promuovere in Viva Engage

Promuovere la consapevolezza pre-evento in Viva Engage. Quando si tiene un’assemblea in Viva Engage, l’mpegno di gruppo inizia non appena l'evento è stato creato. I partecipanti possono promuovere e scoprire l'evento imminente tramite il banner dell'evento (quando nel feed live), le notifiche degli eventi e accedendo alla scheda Evento su dispositivi mobili.

Nel feed dell'home page di Viva Engage, i partecipanti possono configurare notifiche che consentono loro di sapere quando l'evento è in tempo reale. Quando l'evento è in tempo reale, viene visualizzato un banner evento che consente loro di partecipare all’assemblea generale immediatamente da qualsiasi luogo.

Promuovere in SharePoint

Informa e prepara il pubblico all'evento creando un sito di comunicazione SharePoint utilizzando il modello Eventi. Includere istruzioni per la partecipazione e qualsiasi altra risorsa, ad esempio pre-letture o collegamenti alle notizie.

Promuovere in Outlook

Invitare tutti i partecipanti all'evento con un invito di calendario tramite posta elettronica Outlook. Fornire informazioni dettagliate, ad esempio un collegamento al sito dell'evento SharePoint, il collegamento alla riunione di Viva Engage e la pagina evento di Viva Engage.

Includere obiettivi o punti di discussione nell'invito. Ciò aiuterà i partecipanti a preparare le domande da porre durante l'evento. Gli eventi live di Viva Engage sono inoltre integrati con Outlook in modo che gli organizzatori possano aggiungere all'evento altri stakeholder che aiuteranno con la produzione.

Promuovere in Viva Connections

Viva Connections è un'app in Microsoft Teams e si basa sulle funzionalità esistenti di Microsoft 365. Consente alle organizzazioni di personalizzare le esperienze che centralizzano informazioni, strumenti e risorse importanti su dispositivi desktop e dispositivi mobili.

La home page Viva Connections include le Web part Feed e Dashboard che possono essere usate per promuovere l'evento. Altre informazioni su Viva Connections. Usare post di notizie e collegamenti alle notizie video di SharePoint per promuovere l'evento e condividere la registrazione dell'evento in un secondo momento. Il contenuto dell'evento verrà quindi visualizzato in primo piano nel feed di Viva Connections.

Produrre e ospitare un’assemblea generale

A seconda del tipo di evento, gli eventi live possono essere eseguiti da una persona o come team. Alcuni di questi ruoli possono essere assegnati alla stessa persona. Un'esercitazione con tutti gli utenti per l'evento live consentirà a tutti di sentirsi sicuri e preparati durante l'evento. È importante testare le apparecchiature e la condivisione dello schermo, nonché acquisire familiarità con il flusso di più relatori o i passaggi di consegne prima dell'evento per garantire transizioni fluide. Un'esercitazione con i contenuti, le note o gli ambienti demo più recenti è fondamentale per assicurarsi che tutte le persone siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Ruolo	Descrizione	Dettagli del ruolo
Produttore	Per eseguire correttamente un’assemblea generale, sono necessari uno o più produttori. Un produttore può programmare, organizzare e manipolare lo schermo durante l'evento live. Questa persona è responsabile della scelta dei relatori e della concessione dei permessi e delle licenze a tutti i partecipanti. In molti casi, il produttore è anche un presentatore o un relatore.	- Pianificare, modificare o annullare l'evento - Organizzare l'evento - Inviare inviti ai partecipanti - Preparare moderatori e relatori - Concedere a tutti i partecipanti le autorizzazioni e le licenze appropriate -Modificare lo schermo durante l'evento live
Moderatore	Il produttore dovrà anche includere uno o più moderatori che hanno la responsabilità di guidare il coinvolgimento nell'evento Viva Engage tenendo traccia delle domande e dei commenti dei partecipanti e offrendo supporto tecnico quando necessario.	- Tenere traccia delle domande e dei commenti dei membri del gruppo di destinatari -Offrire supporto tecnico ai membri del gruppo di destinatari che ne hanno bisogno -Assicurarsi che tutti i partecipanti stiano seguendo le regole di comportamento -Aggiungere commenti, domande, sondaggi - Rispondere ai post in base alle esigenze - Organizzare i post - Evidenziare le risposte migliori alle domande nella chat - Aiutare i presentatori a gestire il tempo
Presentatore	Si consideri ogni presentatore l’attrazione principale. Si tratta della persona che recapita il messaggio. L’assemblea generale può disporre di più relatori. Può includere il leader di un'organizzazione, un reparto o persino un esperto in materia. L’assemblea generale può avere più relatori.	- Preparare le presentazioni - Prepararsi testando la qualità audio e video prima della presentazione - Configurare il flusso di eventi in base alle esigenze - Tenere traccia del tempo
Partecipante all'evento	Ogni membro del pubblico partecipa all’assemblea generale per acquisire informazioni o comprendere i punti di discussione di ogni relatore. Incoraggia l’impegno del gruppo di destinatari sfruttando le domande e risposte e la funzionalità di conversazione del modulo aperto in Viva Engage.	- Partecipare all’assemblea generale - Porre domande al moderatore - Partecipare a conversazioni correlate con altri membri del gruppo di destinatari

Ospitare un’assemblea in Viva Engage

Passaggio 1: configurare Viva Engage

La creazione e la produzione di eventi live in Viva Engage richiede licenze e autorizzazioni specifiche di Microsoft Stream e/o Teams. Gli amministratori di Viva Engage possono programmare riunioni dal vivo in Viva Engage. Per gli eventi che usano un'app o un dispositivo esterno, è necessario abilitare la licenza di Microsoft Stream. Ulteriori informazioni sulle Autorizzazioni per la pianificazione, la creazione e la produzione di eventi live in Viva Engage.

Passaggio 2: testare le apparecchiature

Determinare se i relatori verranno trasmessi da una web cam o da una trasmissione prodotta in studio. Assicurarsi che tutte le apparecchiature necessarie per collegare video e audio siano protette e sul posto. Altre informazioni sulla produzione di un evento live in Viva Engage usando un dispositivo esterno.

Passaggio 3: gestire l’impegno

I membri del gruppo di destinatari e i moderatori possono partecipare durante l'evento usando la barra della conversazione. Assicurarsi di registrare l'evento in modo che le persone che non hanno potuto partecipare dal vivo possano guardarlo in seguito.

Viva Engage permette di fare domande & risposte dal vivo durante l'evento, oltre a conversazioni libere che promuovono una conversazione sincera a livello di organizzazione. Altre informazioni sull'uso di domande & risposte in una community Viva Engage.

Coinvolgimento post-evento

Dopo l'evento, pianificare la condivisione della registrazione dell'evento in una posizione condivisa. Usare i post di notizie e i collegamenti alle notizie video di SharePoint per condividere la registrazione dell'evento e visualizzarla in primo piano nel Feed di Viva Connections. Esaminare quindi l'analisi dell'evento per altre informazioni sulla copertura dell'evento e sul comportamento dell'utente.

Condividere una registrazione dell'evento live

I membri dell'organizzazione possono guardare la registrazione del flusso di eventi dopo l'evento. Le community create in Viva Engage durante l'evento possono continuare la conversazione e guardare la registrazione dell’assemblea sulla piattaforma Viva Engage. I moderatori possono anche fornire riepiloghi automatici per coloro che potrebbero aver perso l’assemblea generale.

Rendere scalabile l’assemblea generale e il coinvolgimento post-evento condividendo la registrazione dell’assemblea generale su più piattaforme. Aggiungila al tuo sito SharePoint utilizzando la web part Viva Engage o la web part del feed di notizie, aggiungila al tuo news feed in Viva Connections o condividila in un canale di team in Teams.

Stream (su SharePoint) fornisce il supporto multi-geo per l'archiviazione video e le opzioni di condivisione avanzate. Aumentate la scopribilità e la condivisibilità della registrazione del vostro evento aggiungendola al portale Stream della vostra organizzazione. Accedere ad analisi video aggiuntive, incluse visualizzazioni nel tempo e coinvolgimento degli utenti, salvando la registrazione dell’assemblea generale in Stream.

Misurare le informazioni dettagliate sui partecipanti

I report sugli eventi di Viva Engage offrono approfondimenti che mostrano la posizione dei partecipanti, gli approfondimenti sui reparti, l'analisi del sentiment e la sensibilità delle API. Visualizzare informazioni dettagliate per vedere quante persone hanno partecipato, tempo medio di visualizzazione e altro ancora. Per riconoscere le tendenze, vedere quante conversazioni, commenti, domande, risposte e reazioni sono state generate tramite l'evento. Usa queste informazioni per amplificare i contenuti con cui le persone sono state più coinvolte e per pianificare la prossima conferenza.

Misurare l’impegno della community

Le informazioni dettagliate di Viva Engage consentono ai creatori delle assemblee di identificare le tendenze, come le conversazioni, le domande, i principali contributori, gli argomenti, gli hashtag, la posizione e il dipartimento.

Queste informazioni dettagliate forniscono informazioni che consentono di misurare la crescita della community monitorando la creazione dei membri, i membri attivi, la posizione dei membri, il reparto e altro ancora. È anche possibile vedere il modo in cui i membri della community interagiscono visualizzando il numero di commenti, reazioni, domande, risposte, eventi live e altro ancora. Scopri di più su come visualizzare le informazioni dettagliate della community in Viva Engage.

Altre risorse

Usare PowerShell per configurare gli eventi live e i criteri.

Produrre e organizzare un evento live in Viva Engage.

Panoramica delle comunicazioni aziendali

Guida all'evento live Viva Engage