Importare e gestire i dati dell'organizzazione con un file .csv

È possibile importare informazioni sui dipendenti da sistemi non Microsoft in Microsoft 365 per l'uso in Microsoft 365 e Viva.

Nota

I dati dell'organizzazione devono essere importati dall'amministratore dell'origine dati dell'organizzazione. Tutti i ruoli di amministratore specifici dell'app preesistenti non vengono convertiti automaticamente nel ruolo di amministratore dell'origine dati dell'organizzazione. È necessario assegnare il ruolo. Altre informazioni sul ruolo di amministratore dei dati dell'organizzazione.

Per importare i dati, popolare un modello di .csv con gli attributi (o le informazioni) sugli utenti che si desidera includere e quindi caricare il file tramite il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Ecco i passaggi per iniziare:

1. Scaricare un modello di .csv.
2. Strutturare i dati dell'organizzazione.
3. Importare i dati dell'organizzazione per la prima volta.
4. Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati.
5. Eseguire aggiornamenti retroattivi per i dati esistenti.

Passaggio 1: Scaricare un modello di .csv

1. Accedere al interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 come utente con autorizzazioni amministratore origine dati dell'organizzazione.

2. Nella pagina Dati dell'organizzazione in Microsoft 365 (in Migrazione e importazioni dell'installazione>) selezionare Introduzione (se questa istanza è la prima volta che si importano dati) o Nuova importazione.

3. Nella pagina Seleziona tipo di connessione selezionare Avvia configurazione CSV.

4. Selezionare le app e i servizi con cui condividere i dati e selezionare Avanti per procedere.

5. Nella pagina Preparare i dati dell'organizzazione selezionare Scarica modello CSV.

Nota

È anche possibile usare i dati dell'organizzazione esportati da un altro sistema, ad esempio il software hr, come punto di partenza, come descritto in Ottenere un'esportazione di dati aziendali.

Passaggio 2: Strutturare i dati dell'organizzazione

Ora che si ha il punto di partenza del file .csv, aggiungere i dati dell'organizzazione che si desidera usare in Microsoft 365 e quindi salvare il file.

File di dati di esempio

Ecco un frammento di esempio di un file di .csv valido:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Per altre informazioni sugli attributi, vedere Riferimento agli attributi.

Passaggio 3: Importare i dati dell'organizzazione per la prima volta

Dopo aver creato un file .csv con i dati, il passaggio successivo consiste nell'importare i dati, dai file locali nel computer o da un sito di SharePoint.

Caricare il file .csv dai file locali nel computer

Dopo aver creato il file .csv con i dati, è possibile caricarlo direttamente dai file locali nel computer.

Nota

È previsto un limite di 25 MB per i file caricati direttamente dai file locali. Se il file .csv è più grande, caricarlo prima in SharePoint e quindi importarlo da qui.

Caricare il file .csv da SharePoint

Prima di tutto è necessario caricare il file dal computer locale in un percorso di SharePoint sicuro; quindi si importano i dati.

Caricare il file in SharePoint

Per caricare i dati in SharePoint, seguire questa procedura. È possibile caricare un file di dimensioni fino a 2 GB.

1. Essere il proprietario di un sito di SharePoint. Se non si è proprietari, è necessario disporre dell'accesso dei membri a un sito di SharePoint. Non usare siti di SharePoint personalizzati o locali.

2. Caricare il file di dati dell'organizzazione in una cartella a cui è possibile accedere. L'utente viene elencato come proprietario del file.

   Nota

   L'amministratore che carica i dati deve essere l'utente che ha caricato il file nel sito di SharePoint.

3. Copiare il percorso del file come descritto nelle istruzioni nella sezione seguente.

Istruzioni di SharePoint

1. Aprire la raccolta siti di SharePoint.

2. Selezionare Carica e quindi File.

   

3. Passare al percorso in cui è stato salvato il file .csv e quindi selezionare Apri.

   È anche possibile usare il trascinamento della selezione per caricare il file.

   Prima di importare i dati in Viva, è necessario il percorso del file in SharePoint, in questo formato: https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/nomefile.csv. Usare la procedura seguente per ottenere il percorso del file. Il percorso non è lo stesso dell'URL visualizzato nel browser quando si visualizza il file.

4. Selezionare i puntini di sospensione (...) accanto al file e quindi selezionare Dettagli.

   

5. Trovare il valore Percorso e quindi selezionare l'icona di copia.

   

Nota

Assicurarsi di seguire questa procedura per ottenere il percorso del file. Si tratta di un percorso diverso da quello visibile nel campo URL di un browser quando si visualizza il file .csv in SharePoint.

Importare i dati in Microsoft 365

A questo momento si è pronti per importare i dati.

1. Avviare l'importazione dalla pagina Connessioni dati nella pagina Dati dell'organizzazione in Microsoft 365 (Migrazioneconfigurazione>home>e importazione>dei dati dell'organizzazione in Connessioni dati di Microsoft 365>).

2. Selezionare Inizia (se questa è la prima volta che si importano dati) o Nuova importazione (se non sono ancora stati importati dati).

3. Nella pagina Seleziona tipo di connessione selezionare Avvia configurazione CSV.

4. Selezionare le app e i servizi con cui condividere i dati e selezionare Avanti per procedere.

5. Nella pagina Preparare i dati dell'organizzazione selezionare Avanti per procedere.

6. Nella pagina Importa dati scegliere tra "Importa da Sharepoint" e "Importa localmente".

   • Importa da SharePoint (scelta consigliata): immettere il percorso di SharePoint in cui è stato salvato il file di .csv. Se la posizione è stata copiata alla fine del passaggio di caricamento, incollarla qui.
   • Importare localmente: caricare direttamente dal computer locale.

7. Seleziona Avanti.

8. Seguire le istruzioni visualizzate per importare intestazioni di attributo, mappare gli attributi e concedere l'accesso agli attributi. Selezionare Avanti per andare avanti. Altre informazioni su come eseguire il mapping degli attributi e impostare l'accesso.

9. Esaminare i dettagli della connessione e quindi selezionare Inizia convalida.

I dati dell'organizzazione vengono convalidati in base ai requisiti per l'uso con i servizi Viva e Microsoft 365. La convalida richiede alcune ore; tuttavia possono essere necessari fino a tre giorni perché il caricamento completo dei dati sia disponibile nell'archivio profili. È possibile controllare lo stato di convalida nella pagina Dati dell'organizzazione nell'interfaccia di amministrazione. Al termine della convalida, viene visualizzato un messaggio che informa che i dati sono in uso e gestiti da Viva e Microsoft 365.

I dati aziendali di ogni utente finale vengono archiviati nella cassetta postale dell'utente finale e rispettano le regole di residenza dei dati per Exchange Online (come descritto in Data Residency per Exchange Online).

Caricamenti successivi

Per importare nuovi dati, è necessario configurare un'altra connessione.

Nota

Per .csv importazioni, nella pagina di mapping degli attributi i valori degli attributi importati provengono dal file importato. Non mostra un record di dati importati in precedenza.

Seguire le istruzioni visualizzate per apportare le modifiche, usando lo stesso processo per il primo caricamento descritto nella sezione precedente.

Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati

L'amministratore dell'origine dati dell'organizzazione può aggiornare o eliminare i dati dell'organizzazione.

Per aggiornare o eliminare i dati aziendali di un utente finale, creare e caricare un nuovo file di .csv contenente solo gli utenti di cui si desidera aggiornare o eliminare i dati.

• Per aggiornare un valore, includere tutti gli attributi da aggiornare. Specificare un valore diverso per qualsiasi attributo da modificare. Se si include un attributo ma non si specifica un valore (e non lo si imposta su una stringa vuota), viene usato il valore corrente nel profilo utente di Microsoft 365 e il valore non viene aggiornato. I nuovi caricamenti si uniscono ai dati precedenti e non sovrascrivono tali dati.
• Per eliminare tutti i dati per un utente, immettere la stringa vuota o il valore intero per tutti gli attributi e impostare l'attributo Microsoft_Layer su -1. Per eliminare Microsoft_ManagerEmail, impostare il messaggio di posta elettronica del manager su un indirizzo di posta elettronica inesistente all'interno del tenant, ad esempio "noname@contoso.com".

Nota

Se si usa Excel per modificare il file di .csv, usare tre virgolette singole (''') invece di due ('')- In Excel viene visualizzata una singola citazione (') come carattere di escape.

Eseguire aggiornamenti retroattivi ai dati esistenti

È anche possibile apportare aggiornamenti retroattivi ai dati esistenti caricati.

Si supponga, ad esempio, che l'azienda abbia assunto un nuovo manager per il team di vendita il 2 ottobre 2024, ma la modifica non è stata riflessa nei dati dell'organizzazione fino ad ora. I report per il quarto trimestre 2024 non sono accurati perché mostrano il vecchio manager. Si vuole aggiornare i dati per visualizzare il responsabile corretto a partire dal 2 ottobre 2024, in modo che i report possano rappresentare accuratamente le righe di report cronologici.

Nota

È possibile aggiornare i dati esistenti solo usando .csv file e solo per i dati di Viva Insights.

Passi:

1. Preparare un file .csv con i dipendenti interessati e le informazioni corrette. Ad esempio:

   • Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail
   • alex.jones@contoso.com,new.manager@contoso.com

2. Passare a Nuova importazione>Selezionare il tipo di connessione.

3. Selezionare Avvia importazione csv, quindi Selezionare Importazione cronologica.

   

4. Esaminare l'accesso ai dati per i dati aggiornati, che possono essere inviati solo a Viva Insights.

   

5. Nella pagina Importa dati impostare il file valido a partire dalla data. In questo esempio, la data sarà 10/02/2024.

   

6. Completare il caricamento e selezionare Invia.