Guida alla privacy per i messaggi di posta elettronica briefing

Importante

È stata sospesa l'invio di messaggi di posta elettronica di Briefing per apportare alcuni miglioramenti. È comunque possibile accedere al componente aggiuntivo outlook Viva Insights o all'app Viva Insights in Teams per la funzionalità chiave fino alla ripresa del servizio. Per altre informazioni su questa modifica, fare riferimento alla pausa briefing.

Quando i dati vengono elaborati per i messaggi di posta elettronica di Briefing, Microsoft protegge la privacy dei dipendenti e rispetta pienamente le normative locali, ad esempio il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Il briefing protegge la privacy nei modi seguenti:

• Personale e privato : i messaggi di posta elettronica del briefing sono personali e privati e vengono inviati solo all'utente direttamente nella cassetta postale, a cui non possono accedere altri utenti dell'organizzazione, incluso l'amministratore IT o il responsabile.
• I dati di tutti vengono mantenuti privati : i messaggi di posta elettronica di briefing non includono nuove informazioni personali su nessun altro utente dell'organizzazione. Le informazioni dettagliate e le azioni si basano sulle informazioni generate dall'utente e dall'organizzazione solo in base alla normale giornata lavorativa. I messaggi di posta elettronica del briefing si basano su informazioni a cui si ha già accesso, ma che non possono essere aggregate rapidamente senza assistenza.
• Sicurezza delle cassette postali: i dati di posta elettronica di briefing usano Exchange Online dati di posta elettronica e calendario e elaborano e archivia tutte le informazioni dettagliate o le azioni all'interno della cassetta postale Exchange Online, in modo che la sicurezza dei dati sia incorporata e applicata da Exchange.
• Conforme al GDPR : Microsoft è conforme al GDPR quando fornisce l'e-mail briefing.
• Configurazione a livello di utente : l'amministratore può attivare o disattivare tutte le funzionalità di posta elettronica di Briefing per un utente o per più utenti. Per informazioni dettagliate , vedere Configurare la posta elettronica di Briefing . Un utente può quindi selezionare Annulla sottoscrizione alla fine di qualsiasi messaggio di posta elettronica di Briefing per rifiutare esplicitamente singolarmente.
• Altre informazioni sono sempre disponibili : il primo messaggio di posta elettronica del briefing descrive che cos'è, che i dati vengono mantenuti privati e include collegamenti alla documentazione per ottenere altri dettagli. Tutte le e-mail di briefing successive includeranno sempre collegamenti informativi e l'opzione per annullare la sottoscrizione.

La tua esperienza con i messaggi di posta elettronica briefing

È possibile usare un messaggio di posta elettronica briefing per eseguire attività, ad esempio:

• Prepararsi per le riunioni che mostra le attività o i documenti correlati alle riunioni di oggi.
• Gestire le attività che ricordano le attività in sospeso dalla posta elettronica.
• Sfruttare al meglio il tempo di messa a fuoco pianificando il tempo sul calendario che disattiva le notifiche per un lavoro indipendente e ininterrotto.

Come funziona

Le informazioni dettagliate e le azioni nel messaggio di posta elettronica del briefing si basano sui dati della cassetta postale Exchange Online, ad esempio i dati di posta elettronica e calendario. Le informazioni dettagliate derivano dai dati già disponibili nella cassetta postale di Exchange Online.

Ad esempio, se si desidera determinare quali impegni sono stati presi con altri utenti, è possibile esaminare manualmente ogni messaggio di posta elettronica nella cassetta postale. L'e-mail briefing ti salva semplicemente da questo noioso processo.

Conformità al GDPR

Microsoft aiuta i titolari del trattamento dei dati a rispettare i seguenti obblighi per l'e-mail briefing:

1. Proteggere e proteggere i dati personali degli utenti. Tutti i dati vengono archiviati nella cassetta postale Exchange Online dei dipendenti. Le metriche calcolate, ad esempio le attività, vengono aggiunte alla cassetta postale. Pertanto, l'e-mail briefing soddisfa questo obbligo in virtù di Exchange Online anche soddisfare l'obbligo:

   • Microsoft non esemina i dati dei clienti in Exchange Online per la pubblicità.
   • Microsoft non divulgherà volontariamente Exchange Online dati dei clienti alle forze dell'ordine.
   • Microsoft soddisferà tutti i requisiti correlati alla crittografia dei dati di Exchange Online e attuerà i controlli atti a ridurre i rischi per la sicurezza e garantire la continuità aziendale, come descritto in ISO 27001 e 27018.

2. Notificare agli utenti se viene rilevata una violazione. Microsoft notifica ai contatti sulla privacy dei clienti entro 72 ore che Microsoft viene a conoscenza di una violazione usando le procedure operative standard di risposta agli eventi imprevisti di Microsoft 365.

3. Rispettare le richieste degli utenti (DSR) di esportare, eliminare o limitare l'elaborazione di dati personali. Microsoft supporta la necessità di rispettare le richieste degli utenti nei modi seguenti.

   • Richieste di esportazione dei dati : gli utenti possono visualizzare le informazioni dettagliate nel messaggio di posta elettronica briefing e gestirle se vogliono avere copie permanenti delle proprie informazioni.
   • Richiesta di limitazione dell'elaborazione : usare PowerShell per rifiutare esplicitamente i dipendenti dal messaggio di posta elettronica briefing. Oppure i dipendenti possono annullare singolarmente l'iscrizione all'e-mail briefing per limitare l'elaborazione dei dati.
   • Eliminare i dati dei dipendenti: accedere a Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra e quindi rimuovere i dati del dipendente tramite il portale di gestione utenti.

Per altre informazioni, vedere Conformità al GDPR.

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