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Guida alla distribuzione di informazioni dettagliate personali

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In qualità di amministratore, è possibile sapere cosa Microsoft Viva Insights fornisce ai partecipanti e cosa è possibile fare per abilitare e migliorare la loro esperienza.

Che cos'è Viva Insights?

Per informazioni rapide su Viva Insights, vedere Microsoft Viva Insights.

Vantaggi dell'uso

Viva Insights possono aiutare i partecipanti a rafforzare le loro relazioni lavorative, avere più tempo per concentrarsi su un lavoro importante e migliorare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Viva Insights esegue questa operazione mostrando agli utenti informazioni dettagliate sulle loro abitudini lavorative. Questi dati analitici derivano da Microsoft 365 dati su messaggi di posta elettronica, riunioni, chiamate e chat.

Usando Viva Insights, tu e il tuo team potete realizzare grandi cose.

  • Migliorare i modelli di lavoro tramite informazioni dettagliate sulla produttività personale: Viva Insights usa i dati quotidiani di Microsoft 365 per fornire informazioni dettagliate su come dedicare tempo e suggerimenti utili per lavorare in modo più intelligente.
  • Migliorare le relazioni : aumentare il tempo di collaborazione, migliorare le riunioni del team e far crescere la rete.
  • Ottenere più tempo di messa a fuoco : trovare più tempo per eliminare le distrazioni, arrestare il multi-tasking e concentrarsi sulle priorità principali.
  • Migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata : migliorare i modelli di lavoro e ridurre il tempo dedicato al lavoro per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e benessere complessivo.

Valore aziendale di Viva Insights

Molte persone sentono di non avere il controllo sul proprio tempo al lavoro. Molti team trascorrono il 80-90% della settimana svolgendo riunioni, inviando messaggi di posta elettronica e parlando al telefono. Tuttavia, il 50% del tempo trascorso in riunione è considerato improduttivo e quasi la metà dei dipendenti riferisce che il lavoro interferisce con la vita familiare.

Viva Insights è un'estensione dell'esperienza client di Microsoft 365 che consente di trovare opportunità per creare abitudini migliori e tornare al controllo del tempo.

L'utente e gli utenti sono responsabili

Privacy dei dati

Nessuna delle informazioni personali di un utente viene condivisa con i colleghi o i manager. Viva Insights rispetta le normative di conformità, ad esempio il GDPR. Vedere anche la guida alla privacy per gli amministratori.

Concessione dell'accesso

Poco dopo aver assegnato le licenze con un piano di servizio Microsoft Viva Insights agli utenti, avranno accesso a elementi di informazioni dettagliate personali, ad esempio Viva Insights in Teams e sul Web, inserire messaggi di posta elettronica, suggerimenti inline in Outlook, il componente aggiuntivo di Outlook Viva Insights e un Viva Insights messaggio di benvenuto.

L'accesso a questi elementi dipende dal piano in vigore nell'organizzazione. Per informazioni dettagliate, vedere Accesso agli elementi Viva Insights.

Le informazioni personali con Microsoft Viva Insights sono una soluzione semplice da distribuire e predefinita che consente a te e ai colleghi di migliorare le tue abitudini di produttività personale. È ampiamente disponibile per gli utenti di Microsoft 365 con questi piani di servizio. Dopo l'assegnazione delle licenze, la Viva Insights è attivata per impostazione predefinita, anche se è possibile personalizzare la distribuzione seguendo la procedura descritta in questa guida.

Implementare Viva Insights

È possibile distribuire Viva Insights nell'organizzazione contemporaneamente o in fasi. In entrambi i casi, prima di implementare il prodotto in modo generale, è consigliabile ottenere un buy-in aggiuntivo, un passaggio facoltativo descritto nella sezione passaggi preliminari seguenti.

elenco di controllo per l'implementazione Viva Insights

  1. (Facoltativo) Completare i passaggi preliminari.
  2. Scegliere uno scenario di implementazione.
  3. Completare i passaggi nello scenario di implementazione scelto.

Passaggi preparatori

È facile attivare Viva Insights per tutti gli utenti dell'organizzazione, perché viene fornito con l'abbonamento a Microsoft 365. Ecco un elenco dei passaggi consigliati, ma facoltativi, che l'organizzazione potrebbe prendere in considerazione prima di attivare Viva Insights:

  • Creare un piano di comunicazione: identificare il modo in cui l'organizzazione comunicherà in modo efficace con gli utenti durante e dopo l'implementazione di Viva Insights. Consente agli utenti di trovare facilmente informazioni su Viva Insights. Ad esempio, usare Viva Engage gruppi o siti di SharePoint per aiutare gli utenti a comprendere i vantaggi derivanti dall'uso di Viva Insights all'interno dell'organizzazione.
  • Considerare gli stakeholder: potrebbe essere importante nell'organizzazione identificare e comunicare con gli stakeholder prima dell'implementazione di Viva Insights. Vedere Includere gli stakeholder.
  • Considerare prima di tutto l'esecuzione di un progetto pilota: prima di ridimensionare Viva Insights all'intera organizzazione, è consigliabile eseguire un'implementazione pilota con un subset di utenti. Soprattutto per le organizzazioni di grandi dimensioni, è naturale testare un'implementazione su larga scala eseguendo prima un progetto pilota per convalidare l'idoneità degli utenti, identificare e mitigare i problemi e garantire un'implementazione a livello di organizzazione.
  • Sicurezza e privacy: Viva Insights è sicuro e costruito per proteggere la privacy degli utenti. La guida alla privacy descrive come Viva Insights è conforme alle normative sulla privacy. È consigliabile condividere questa guida alla privacy con i team per la sicurezza e la privacy per offrire loro una migliore comprensione delle funzionalità di privacy di Viva Insights.
  • Collega l'iniziativa esistente: quando introduci Viva Insights, collegala a un'iniziativa o a un piano di formazione esistente all'interno dell'organizzazione, ad esempio un'iniziativa per il benessere dei dipendenti. Evitare di introdurlo come strumento tecnologico, ma piuttosto come uno strumento che cambia l'abitudine integrato con i valori dell'organizzazione.

Includere gli stakeholder

Identificare e notificare gli stakeholder principali prima che l'indirizzo di posta elettronica di benvenuto venga inviato agli utenti può essere un passaggio preliminare importante nel processo di implementazione. Questi stakeholder devono comprendere il valore, le sequenze temporali e le esperienze previste che derivano dall'implementazione del messaggio di posta elettronica di benvenuto. Se gestiti in modo proattivo, questi stakeholder possono diventare validi sostenitori per portare avanti il processo di implementazione.

Ecco alcuni ruoli che è possibile considerare come parte del progetto di implementazione:

  • Sponsor esecutivo Invia un messaggio di benvenuto su Viva Insights, idealmente con citazioni sulla loro esperienza con il prodotto.
  • Responsabile della sicurezza: esamina la guida alla privacy per informazioni sulla sicurezza dei dati in Viva Insights.
  • Amministratore di Microsoft 365: abilita e disabilita l'accesso Viva Insights per ogni requisito aziendale. Vedere Scenari di implementazione.
  • Supporto tecnico o responsabile dell'help desk : gestisce le domande degli utenti. Alcune risposte utili sono disponibili nelle domande frequenti sulle informazioni personali.
  • Responsabile del training: esegue un workshop di formazione sulla Viva Insights.

Scegliere uno scenario di implementazione

Questa sezione presenta quattro scenari per la distribuzione di Viva Insights. Un amministratore di Microsoft 365 può implementare uno di questi scenari usando PowerShell o il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. In genere, gli amministratori usano l'interfaccia di amministrazione per configurare in modo ampio Viva Insights per la maggior parte degli utenti o per tutti gli utenti e usano PowerShell per impostare configurazioni specifiche per utenti selezionati.

Scenari di implementazione

Selezionare e completare uno degli scenari seguenti:

  • Impostazione predefinita attivata. Per tutti gli utenti, tutte le superfici di Viva Insights sono attivate per impostazione predefinita. Questo è lo scenario predefinito.
  • Impostazione predefinita disattivata. Viva Insights è disattivata per impostazione predefinita. Gli utenti possono attivare singolarmente alcune o tutte le superfici Viva Insights.
  • Distribuzione mista. Alcuni utenti hanno acconsentito esplicitamente e alcuni utenti non sono più presenti in tutte le superfici Viva Insights.

Impostazione predefinita in

In questo scenario, tutte le superfici di Viva Insights sono attivate per impostazione predefinita per tutti gli utenti. Riceveranno l'e-mail di benvenuto e i successivi Viva digest e avranno accesso all'app Viva Insights sul Web, al componente aggiuntivo di Outlook Viva Insights e ai suggerimenti inline in Outlook.

Informazioni su come implementare questo scenario di implementazione in Configurare le impostazioni predefinite di Informazioni dettagliate personali.

Impostazione predefinita disattivata

In questo scenario, Viva Insights è disattivato per impostazione predefinita, ma gli utenti possono attivarlo automaticamente, ovvero tutte le funzionalità contemporaneamente o le singole funzionalità. Gli utenti non ricevono Viva messaggi di posta elettronica digest, ma possono acconsentire esplicitamente a ogni superficie singolarmente tramite l'app Viva Insights in Teams o sul Web.

Informazioni su come implementare questo scenario di implementazione in Configurare le impostazioni predefinite di Informazioni dettagliate personali

Distribuzione mista

In questo scenario, alcuni utenti sono optato per l'accesso e alcuni utenti sono opt-out di tutte le superfici Viva Insights. Gli utenti che hanno acconsentito esplicitamente ricevono i messaggi di posta elettronica digest, possono aprire Viva Insights in Teams e nel Web e visualizzare il componente aggiuntivo Viva Insights in Outlook. Coloro che iniziano come opt-out vedono la pagina predefinita "off" visualizzata qui, dove possono usare Impostazioni per acconsentire esplicitamente a una qualsiasi delle superfici Viva Insights.

Informazioni su come implementare questo scenario di implementazione in Configurare le impostazioni predefinite di Informazioni dettagliate personali.

Eseguire un'implementazione pilota

Per le organizzazioni di grandi dimensioni, è consigliabile eseguire un'implementazione pilota su piccola scala prima di distribuire Viva Insights nell'intera organizzazione. Questo progetto pilota consente di convalidare l'idoneità e identificare e attenuare eventuali problemi per garantire un'implementazione corretta. Questa sezione fornisce suggerimenti e descrive i passaggi per eseguire un progetto pilota.

Per ottenere i risultati più realistici dal progetto pilota, dovrebbe coinvolgere un gruppo di utenti effettivi che sono entusiasti di provare nuove tecnologie e sono disposti a condividere le loro esperienze con i loro colleghi.

Prerequisiti pilota

Prima di iniziare il progetto pilota, è necessario disporre di questi elementi:

  • Impostare e misurare gli obiettivi. Sono necessari obiettivi chiaramente definiti per misurare il successo del progetto pilota.
  • Durata. Identificare le date di inizio e fine del progetto pilota. Suggerimento: lasciare che venga eseguito per un minimo di 45 giorni.
  • Reclutare utenti pilota. Includere un mix bilanciato di stakeholder e partecipanti al gruppo pilota. Includere una gamma di ruoli diversi, ad esempio manager con report diretti e utenti di reparti diversi.
  • Ritmo il vostro lavoro. Iniziare in piccolo e prendere tempo per sospendere, valutare i risultati e regolare il progetto pilota.

Sequenza temporale pilota

È consigliabile seguire questa procedura per eseguire il progetto pilota:

  1. Invia un messaggio di posta elettronica di benvenuto: invia un messaggio di posta elettronica che introduce Viva Insights a tutti gli utenti pilota e invitali alla formazione.
  2. Formare i partecipanti al progetto pilota su come usare Viva Insights.
  3. Assegnare il piano di servizio: prima di distribuire Viva Insights agli utenti pilota, assicurarsi che tutti gli utenti siano stati assegnati a un piano di servizio Viva Insights nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
  4. Avviare il progetto pilota : iniziare il progetto pilota. Annunciare ai partecipanti al progetto pilota che il progetto pilota è in fase di avvio e ricordargli la durata e le attività, come descritto nel piano di test. Per altri dettagli, vedere Condurre il progetto pilota .
  5. Consultare gli stakeholder : nel corso del progetto pilota, incontrarsi con gli stakeholder del progetto per esaminare il feedback degli utenti al suo arrivo e risolvere eventuali problemi tecnici che si verificano per garantire che il progetto pilota funzioni senza problemi.
  6. Valutare e pianificare : usare i risultati del progetto pilota per pianificare i passaggi successivi. Vedere Valutare le lezioni pilota e definire un piano.

Impostare e misurare gli obiettivi

Per valutare il successo del progetto pilota, è necessario sapere se i partecipanti hanno ottenuto valore dal prodotto e lo consiglierebbero ai loro colleghi. Prendere in considerazione l'uso di un sondaggio per valutare il sentiment e l'utilità del prodotto.

Progettare un piano di test

Per un'esperienza pilota di successo, offrire ai partecipanti attività chiaramente definite da completare insieme a un modo per condividere i loro commenti e suggerimenti. Esempi di operazioni che gli utenti possono eseguire in Viva Insights includono:

  • Acconsentire esplicitamente a una o a tutte le funzionalità Viva Insights.
  • Ottenere automaticamente l'ora di messa a fuoco ogni giorno.
  • Usare la scheda Informazioni dettagliate per completare le attività in sospeso, prepararsi per le riunioni o per completare i documenti non letti.

Raccolta commenti

Assicurarsi di avere un canale di feedback aperto per tenere traccia dello stato di avanzamento e misurare i risultati, ad esempio:

  • Progettare un sondaggio e usarlo al termine del progetto pilota per acquisire e valutare i risultati.
  • Creare un canale di Teams o una community Viva Engage per consentire ai partecipanti pilota di partecipare e condividere le proprie esperienze. In alternativa, usare Viva Engage.

Reclutare utenti pilota

Gli utenti pilota fanno parte della prima fase dell'implementazione aziendale. Comunicare con loro che sono i primi utenti di un nuovo strumento per promuovere la produttività personale e migliorare i modelli di lavoro sul luogo di lavoro. Dovrebbero essere disposti a fornire commenti e suggerimenti. Condividi con loro che il loro feedback renderà le cose più semplici per tutti gli altri nelle fasi successive dell'implementazione, contribuendo a migliorare le conoscenze di configurazione, la documentazione interna e le notifiche ai partecipanti. Si noti che è meglio se gli utenti pilota non sono leader esecutivi.

L'identificazione degli utenti pilota potrebbe richiedere una discussione tra il team IT e i responsabili del reparto dei gruppi di destinazione. In questa discussione, provare a identificare gli utenti entusiasti di usare nuovi strumenti per migliorare il proprio lavoro.

Raccomandato: È consigliabile raggruppare gli utenti pilota in gruppi che corrispondono ai diversi scenari di implementazione. Ciò consente all'amministratore di Microsoft 365 di ottenere commenti e suggerimenti sui diversi scenari prima di implementarli su larga scala.

Formare i partecipanti al progetto pilota

L'organizzazione può scegliere una persona interna responsabile della formazione degli utenti pilota.

Condurre il progetto pilota

Di seguito è riportata una sequenza temporale di esempio per un progetto pilota di 45 giorni.

  • Durante la settimana prima del calcio d'inizio del progetto pilota:

    • Inviare la comunicazione iniziale agli utenti pilota su cosa aspettarsi e quando. Si tratta anche di una buona opportunità per condurre corsi di formazione o condividere materiali di formazione su come usare Viva Insights. È anche possibile inviare ora un sondaggio per confrontare il sentiment degli utenti prima e dopo il progetto pilota.
    • Assegnare un piano di servizio Viva Insights agli utenti pilota nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Scegliere lo scenario di implementazione e seguire i passaggi di implementazione dell'amministratore per registrare gli utenti in Viva Insights.

  • Giorno 1 : inviare un messaggio di posta elettronica per l'annuncio che indica l'inizio del progetto pilota.

  • Giorno 14 : inviare una comunicazione intermedia agli utenti pilota e, facoltativamente, inviare un sondaggio.

  • Giorno 40 : inviare la comunicazione finale agli utenti pilota. Condurre un sondaggio finale sulla loro esperienza.

  • Giorni 41-45 : valutare i risultati del progetto pilota e pianificare i passaggi successivi.

Valutare le lezioni pilota e definire un piano

Al termine del progetto pilota, raccogliere tutti i sondaggi di feedback, i ticket di supporto e altre metriche. Analizzarli tenendo presenti gli obiettivi, pianificare l'implementazione effettiva Viva Insights. Usare l'analisi del progetto pilota per decidere se l'organizzazione è pronta per un'ampia distribuzione di Viva Insights. In caso contrario, valutare la possibilità di estendere il progetto pilota a più utenti. Vedere Opzioni post-pilota.

Opzioni post-pilota

Gli obiettivi pilota sono stati raggiunti? Prendere in considerazione questi passaggi successivi
Sì (ad esempio, la soddisfazione dell'utente era elevata) Si è pronti per avviare la fase di implementazione. A seconda degli obiettivi, è possibile eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Estendere il progetto pilota a partecipanti aggiuntivi, ad esempio in ruoli diversi o con modelli di collaborazione diversi rispetto al gruppo pilota iniziale.
  • Acconsentire esplicitamente Viva Insights per altri gruppi selezionati nell'organizzazione.
  • Acconsentire esplicitamente Viva Insights per tutti gli altri utenti dell'organizzazione.
No Modificare il piano e rivedere il progetto pilota. Per garantire il raggiungimento degli obiettivi, è consigliabile associare gli obiettivi alle iniziative esistenti all'interno dell'organizzazione.

Documentazione di supporto

Se gli utenti hanno domande sull'uso di Viva Insights, indirizzarli alle domande frequenti sulle informazioni dettagliate personali per le risposte.

Risorse per gli stakeholder