Teams のアイテム保持ポリシーを管理する
注意
チャットまたはメッセージがアイテム保持ポリシーによって削除されたというメッセージが Teams に表示されている場合は、「アイテム保持ポリシーに関する Teams メッセージ」を参照してください。
このページの情報は、これらのアイテム保持ポリシーを管理する IT 管理者向けです。
Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーと保持ラベルは、組織内の情報をより効果的に管理するのに役立ちます。 保持設定を構成して、組織の内部ポリシー、業界の規制、または法的要件に準拠するために必要なデータを保持できます。 保持設定を構成して、責任があると見なされたデータ、保持する必要がなくなったデータ、または法的価値やビジネス価値のないデータを削除するためにも使用されます。
Teams では、チャットやチャネルのメッセージ用にアイテム保持ポリシーを設定するサポートを行い、管理者としてデータを保持するか、削除するか、特定の期間保持した後に削除するかを前もって決定できます。 これらのアクションの保持期間の開始は、常にメッセージが作成されるタイミングに基づきます。 Teams のアイテム保持ポリシーは、組織全体に適用することも、特定のユーザーやチームに適用することもできます。 保持ラベルは、Teams ではサポートされていません。
注意
共有チャネル は、アイテム保持ポリシーでサポートされています。
Microsoft 365 での保持ソリューションに関する詳細については、「保持ポリシーと保持ラベルの詳細」を参照してください。
Teams でのアイテム保持ポリシーの対象となるユーザーは、Office 365 E3 や Office 365 A3 などの適切なライセンスを所有している必要があります。 これらの保持ポリシーのその他のライセンス オプションについては、セキュリティ & コンプライアンスに関する Microsoft 365 ライセンス ガイダンスの「MicrosoftPurview データ ライフサイクル管理」セクションを参照してください。 Teams のライセンスの詳細については、「Microsoft Teams サービスのサービスの説明」を参照してください。
Teams のアイテム保持ポリシーが保持と削除のアクションをサポートする方法
チャットやチャネル メッセージを保持するように Teams のアイテム保持ポリシーを構成した場合でも、ユーザーは Teams アプリでメッセージを編集したり削除したりすることができます。 ユーザーは Teams で事前に編集または削除されたメッセージを表示しなくなりましたが、これらのメッセージのデータは、コンプライアンス管理者による電子情報開示検索用に設計されたセキュリティで保護された場所に格納されます。 このデータの完全な削除は、構成された保持期間が終了する前には行われず、このデータを保持するために別のアイテム保持ポリシーが構成されているか、電子情報開示ホールドの対象となっている場合に行われます。
チャットやチャネルのメッセージを削除するようにアイテム保持ポリシーを構成した場合は、これらのメッセージは自動削除の対象となります。 メッセージがまだ Teams アプリに表示されている場合は、そこから消え、 アイテム保持ポリシーによってこれらのメッセージが削除されたことがユーザーに通知されます。 以前、メッセージが保持アクションの対象となり、ユーザーによって編集または削除された場合、これらのメッセージは保護された場所から削除され、電子情報開示の検索で返されなくなります。
ポリシー構成やユーザーの操作によってこれらのポリシーが機能する方法や、Teams のアイテム保持ポリシーに含まれるメッセージ データや含まれないメッセージ データの詳細については、「Microsoft Teams の保持の詳細」を参照してください。 このページでは、アイテム保持ポリシーでのメッセージを削除する場合に延期される場合がある理由についても説明しています。 たとえば、アイテム保持ポリシーで構成した有効期限の最大 7 日後に、Teams アプリのユーザーにメッセージを表示できます。
異なる保持設定を持つ複数の Teams アイテム保持ポリシーを設定した場合、保持の原則によって競合が解消されます。 次に例を示します。
同じコンテンツの保持と削除の間に競合が発生した場合、コンテンツは常にセキュリティで保護された場所に保持されるため、コンプライアンス管理者の電子情報開示で検索できます。
この原則は、法律上または調査上の理由で電子情報開示の適用対象となっているメッセージにも適用されます。
同じコンテンツを保持する期間に競合が発生した場合、最も長い保持期間は、セキュリティで保護された場所に保持されます。
この 2 つの保持の原則は、Teams に複数のアイテム保持ポリシーがある場合に発生する可能性のあるほとんどの矛盾を解決しますが、詳細については「保持するための原則、または優先順位」を参照してください。
Teams のアイテム保持ポリシーを使用すべき状況
組織は多くの場合、プライベート チャットのデータの方が、一般にプロジェクトとの関連性がより高い会話であるチャネル メッセージよりも負債になりやすいものとみなします。
すべての Teams メッセージに対して 1 つのアイテム保持ポリシーを効率的に構成できます。 または、よりきめ細かい制御を行うには、次のことができます。
プライベート チャット (1 対 1 または 1 対多のチャット)、標準チャネルからのメッセージ、またはプライベート チャネルからのメッセージに対して個別のアイテム保持ポリシーを設定します。
組織内の特定のユーザーまたはチームにのみポリシーを適用します。 Teams チャットとプライベート チャネルの場合は、ポリシーが適用されるユーザーを選択できます。 Teams のチャネル メッセージの場合は、ポリシーが適用されるチームを選択できます。
たとえば、標準チャネル メッセージの場合: 組織内の特定のチームのアイテム保持ポリシーを作成し、1 年後に削除アクションでそのポリシーを構成します。 次に、他のすべてのチームの標準チャネル メッセージ用の別のアイテム保持ポリシーを作成し、3 年後に削除アクションでそのポリシーを構成します。
Teams 向けアイテム保持ポリシーの作成と管理
Teams メッセージのアイテム保持ポリシーを作成または編集するには、「 アイテム保持ポリシーの作成と構成」および 「 Teams のアイテム保持ポリシー 」タブの手順に従います。
このページには、Microsoft 365 の他のワークロードのアイテム保持ポリシーの作成と管理に関する追加情報があります。 たとえば、Microsoft 365 グループのアイテム保持ポリシーを作成して、Teams でアクセスされ、OneDrive または SharePoint に格納されているファイルを保持および削除することもできます。
データは、Windows Recall 機能を介してエンド ユーザーのローカル ドライブのスクリーンショットの形式で格納でき、個別に管理されます。 詳細については、 Windows Recall の管理 に関する記事を参照してください。
エンドユーザーのエクスペリエンス
私的なチャット (1:1 のチャット) やグループのチャットの場合、ユーザーにはアイテム保持ポリシーの構成より古いチャットは削除され、"組織のアイテム保持ポリシーにより、古いメッセージを削除しました" という自動生成メッセージがまだ削除されていないメッセージの上に表示されます。 次に例を示します。
チャネル メッセージの場合、ユーザー (チャネル メンバー) には、メッセージの有効期限が切れた後に、削除したメッセージが表示されなくなります。 削除されたメッセージがスレッド会話の親メッセージであった場合、親メッセージの代わりに "アイテム保持ポリシーに従い、このメッセージは削除されました。" というメッセージが表示されます。 次に例を示します。
注意
削除済みメッセージの結果としてユーザーに表示されるメッセージは、この時点では構成できません。
これらの表示されたメッセージ内のリンクは、アイテム保持ポリシーに関する Teams メッセージに移動します。 エンド ユーザー向けのこのドキュメントは、メッセージが削除された理由に関する基本的な質問に答えるのに役立ちます。 ただし、アイテム保持ポリシーの展開の一環として、構成した設定の影響をユーザーやヘルプ デスクに連絡するようにしてください。
関連項目
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