データ ライフサイクル管理の詳細
Microsoft Purview データ ライフサイクル管理 (旧称: Microsoft 情報ガバナンス) には、保持が必要なコンテンツを保持して、保持が不要なコンテンツを削除するためのツールと機能が用意されています。
コンテンツの保持と削除は、コンプライアンスや規制要件のために必要な場合が多いですが、ビジネス価値のなくなったコンテンツを削除することは、リスクや責任の管理にも役立ちます。 たとえば、攻撃面を減らします。
ヒント
E5 のお客様でない場合は、90 日間の Microsoft Purview ソリューション試用版を使用して、Purview の追加機能が組織のデータ セキュリティとコンプライアンスのニーズの管理にどのように役立つかを確認してください。 Microsoft Purview コンプライアンス ポータルのトライアル ハブで今すぐ開始してください。 サインアップと試用期間の詳細については、こちらをご覧ください。
Microsoft 365 の機能
保持ポリシーは、データ ライフサイクル管理の基盤です。 Exchange、SharePoint、OneDrive、Teams、Viva Engageを含む Microsoft 365 ワークロードには、これらのポリシーを使用します。 これらのサービスのコンテンツを無期限に保持するか、ユーザーが編集や削除を行った場合に特定の期間保持するかを構成します。 あるいは、指定した期間の経過後、コンテンツがまだ削除されていない場合は、自動的に完全に削除するようにポリシーを構成することもできます。 この 2 つのアクションを組み合わせて、保持してから削除することも可能で、これは非常に一般的な構成です。 たとえば、メールを 3 年間保持してから削除します。
アイテム保持ポリシーを構成する場合は、組織内のすべてのインスタンス (すべてのメールボックス、すべての SharePoint サイトなど)、または個々のインスタンス (特定の部署や地域のメールボックスのみ、選択した SharePoint サイトなど) を対象とすることができます。
法的文書の保持期間を長くするなど、個々のメールやドキュメントに例外が必要な場合は、保持ラベルをアプリに発行してユーザーが適用できるようにしたり、コンテンツを検査して自動的に適用したりします。
保持ラベルは、内部リスク管理でこのソリューションを使用している場合は、Adaptive Protection でも使用されます。 この場合、保持ラベルと自動適用ポリシーが自動的に作成されます。 詳細については、「 偶発的または悪意のある削除のリスクを動的に軽減する」を参照してください。
アイテム保持ポリシー、保持ラベル、および Microsoft 365 内のデータ保持の仕組みに関する詳細情報については、「アイテム保持ポリシーおよび保持ラベルの詳細」をご覧ください。
注:
ビジネス、法律、または規制の記録保持要件にとって重要度の高いアイテムの管理が必要な場合は、データ ライフサイクル管理で保持ラベルを使用するのではなく、レコード管理で保持ラベルを使用します。
必要なものを保持して不要なものを削除する際に役立つ、その他のデータ ライフサイクル管理機能を次に示します。
メールボックス アーカイブでは、ユーザーに追加のメールボックス記憶領域を提供し、100 GB 以上のストレージを必要とするメールボックスには自動拡張アーカイビングを提供します。 既定のアーカイブ ポリシーでは、メールがアーカイブ メールボックスに自動的に移動され、必要に応じてこのポリシーをカスタマイズできます。 メールボックス アーカイブの詳細については、「メールボックスのアーカイブに関する詳細情報」を参照してください。
非アクティブなメールボックスでは、従業員が組織を離れた後もメールボックスのコンテンツを保持します。 非アクティブなメールボックスの詳細については、「非アクティブなメールボックスに関する詳細情報」を参照してください。
ネットワーク アップロードまたはドライブ送付を使用して、PST ファイルのサービスをインポートします。 詳細については、「組織の PST ファイルのインポートに関する詳細情報」を参照してください。
Exchange (レガシ) 機能
メッセージング レコード管理 (MRM) からのアイテム保持ポリシーと保持タグ、およびジャーナリング ルールは、従来の Exchange 管理センターからもともと構成可能だった Exchange の古いコンプライアンス機能です。 新しい Exchange 管理センターに転送されていません。
これらの機能をまだ使用していない場合、またはデータ ライフサイクル管理に Microsoft 365 機能の代わりに使用するための特定のビジネス要件がある場合は、これらの古いコンプライアンス機能を使用しないことをお勧めします。 代わりに、データを保持し、他の Microsoft 365 サービス間でポリシーをサポートする新しい Microsoft 365 機能を使用してください。
詳細については、「以前の機能の代わりにアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用する」を参照してください。
展開ガイダンス
データ ライフサイクル管理の展開について、推奨される展開のロードマップ、ライセンス情報、アクセス許可、サポートされているシナリオとエンドユーザー ドキュメントのリストなどのガイダンスは、「データ ライフサイクル管理の使用を開始する」を参照してください。
データを保護するための展開ガイダンスをお探しですか? 「Microsoft Purview を使用した情報保護ソリューションを展開する」を参照してください。