会議終了５分前にアラームを鳴らす方法

Question

会議終了５分前にアラームを鳴らす方法

Anonymous

お世話になります。

Teamsにおいて会議終了５分前にバナー表示されることは理解しております。

ただバナー表示のみだと訴求力がなく結局会議が延長されてしまっています。

Microsoftの機能（Teamsがベストだが、無理な場合はOutlookでもよい、駄目な場合はPower PlatFormでも可（ただ自分のみではない））を用いて

会議終了設定時間前にアラームを鳴らすことはできないでしょうか？

設定できるようになると会議の効率化につながりますのでよろしくお願いします。

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4 件の回答

Answer 1

PowerAutomateに関しては別フォーラムなどですが少しコメントします。

> 当日の会議一覧を取得したうえで

その情報をどういう手法で会議名・参加メンバーを知るのか分かりませんが、

私が知る限りではTeams、PowerAutometes、Outlookから機械的に入手する方法はありません。

人力で収集するのであれば、SharePointなどに会議情報として登録は出来るでしょう。

でも、時事刻々での変更やヒヤリング漏れはどうするかという課題はあります。

やるやらないは、私が言うべき事では無いので差し控えます。

会議は、自分対Ａ・Ａ対Ｂ・自分を含む会議など開催パターンが多様であり、

様々な会議に適用しようとしたら、構成メンバーの把握は現実的ではありません。

PowerAutomateで、発想を変えて自分の予定(会議)だけを対象として、

会議終了前にトースト通知するだけなら単純明快かと思います。

そして、そのフローを全社員にインストールさせれば良い。

ただ運用に向けて定義付けなどは必要になります。

・会議って何が対象

　　普通にTeams招集したものだけ？

　　Teamsインビテーションを生成してメール本文にベーストしたものは？

　　Teamsを利用しない会議は無視？

　　会議招待しているのに実際には参加してない人への対応はどうする？

　　時間バッテングしているのに複数の会議予定を残したままにしている人はどう扱う？

　　※ Teams会議だけを対象とするのであれば、会議開催中のプレゼンス

　　　 (発表中、通話中、...)を複合判定して対象とするものだけに絞りこむ手あり。

・アラームを鳴らす

　　外部からアラーム音を出す手段ってあったかな？

　　多分、一瞬音が鳴るだけだと無視されやすいと考えてアラーム音としたものと

　　推測しました。

　　メールが届いたら画面右下にトースト通知(通知文、通知音)がありますよね。

　　それと同様な事をPowerAutomateからやってやれば良いかと。

　　メンション＋トースト通知じゃ、すぐ消えたりするからというのであれば

　　望むだけ何回でも通知すればいいです。(5分前、4分前、3分前...)

　　それでも無視する人がいるのであれば、通知に対してリアクションを返さない

　　人には、会議が終わっても再通知して忍耐勝負に持ち込む手があるかも？

尚、PowerAutomateはクラウドフローであり、リアルタイムで処理するとは限りません。

契約しているライセンスによって、15分以内にトリガーを発動するなどがありますので

運用面は留意して下さい。

以下、会議ではなく「予定」を対象として単に通知するだけであればたった３ステップです。

上記に記載した通り、このままでは使い物にならない事は明白です。

それをどうカスタマイズして、貴社での仕様(運用)に近づけるかはフロー構築者の腕次第です。

　トースト通知

　チャター通知

Answer 2

Power Automate で会議の開始（「予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3)」）をトリガーにしてフローを開始、イベントの終了時刻を取得してその5分前まで待機、時間になったら会議の参加者全員にチャットメッセージを送る、みたいなフローを作成することはできそうですが、かなり面倒でしょうね。

Teams の機能として欲しいのであれば、フィードバックしておきましょう。

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