個人用メール、予定表、連絡先管理に従来の Outlook on Windows を使用する
Teams でのワークフローについては、以下が参考になるでしょう。
Microsoft Teams × Flow ペーパーレス申請ワークフロー 今すぐ使える実践テンプレートつき!
アプリとワークフロー自動化 | Microsoft Teams
なおこのフォーラムはコニュニティー ベースの情報交換の場なので、「やり方を全部教えてください」という質問は向きませんし、相手にしてもらえない場合も少なくありません。自分で試して学習して、そこで分からないことがあったらその部分を整理して質問しましょう。