管理部門と特定ユーザー（社員）とのファイル共有を効率的に行いたい

Question

＜環境＞ ・OS Windows 10 Home・ライセンス　Microsoft 365 Business Basic ・ブラウザ　Edge

・Edgeのプロファイルは 365 ライセンスを付与してるメールアドレス

・社員数　30名程度

＜目的＞

管理部門と特定ユーザー（社員）とのファイル共有を効率的に行いたい

＜背景＞

会社で社員一人ひとり、個別に渡さなければならないファイル（資料）があり、

今までは、社員一人ひとりメールで送付していました。

365を導入したので効率的な方法がないか検討していたところSharePointで特定ユーザーとファイル共有が良いのではないかと思っております。

OneDriveの場合、社員一人ひとりに共有設定する必要があるため作業効率があまり良くない気がしています。

365を導入している企業はこのような社員一人ひとり、個別に渡さなければならないファイル（資料）の共有方法はどのようにするのが一般的なのでしょうか。

あまり詳しくないのでご教示頂けるとたすかります。

またその他の方法等ありましたら教えて頂けると助かります。

Answer 1

残念ながら、各社員の OneDrive for Business に共有フォルダーを作成する作業は、社員ユーザー自身がサインインして行う必要があります。そこだけは各社員にやってもらうか、社員の所を回って設定を手伝ってあげるかが必要でしょう。

Answer 2

Hebikuzureさん

返信ありがとうございます。

社員の所を回って設定していきたいと思います。

助かりました。ありがとうございます。

Answer 3

Hebikuzureさん、ご返信頂きありがとうございます。

>他の一般社員はアクセスできないようにしたい

その通りです。

アイデアありがとうございます。

共有フォルダーを一度作成すれば、今後はファイルをコピーするだけなので作業効率が上がりそうですね。

OneDrive for Businessを管理部門で作成して管理部門から共有する事も大丈夫なのでしょうか。

社員がITに疎い方が多くできれば管理部門でできる事はしたいと思っております。

Answer 4

> 会社で社員一人ひとり、個別に渡さなければならないファイル（資料）があり

そのファイルにアクセスできるのは当該の社員個人と、管理部門のユーザーだけにしたい（他の一般社員はアクセスできないようにしたい）ということでしょうか？

管理部門でファイルを置く場所が OneDrive for Business であろうが SharePoint Online であろうが、社員一人一人のアクセス権をファイル一つずつに設定しなければならないのは同じなので、何らかの自動化をしない限り結構な手間になるように思います。まだ現状のメール送付の方がましかもしれません。

アイデアとしては、各社員の OneDrive for Business に管理部門ユーザーに対する共有フォルダーを作ってもらい、管理部門は共有された社員の OneDrive for Business フォルダーにファイルをコピーするという手が考えられます。手作業で行うとしても悪くありませんし、自動化もしやすそうだと思います。

難点は管理部門ユーザーの OneDrive for Business の「共有」にずら～っと社員人数分の共有フォルダーが並ぶことですが、30人くらいなら許容できるかと思います。