Sharepoint運用_guestが「共有済みのフォルダ」内のファイルの移動等ができない。できるようにする方法ございますか？

Question

こんにちは。
sharepointにて、特定のフォルダを共有して、そのフォルダ内でファイルやフォルダを、社内ユーザおよび外部のゲストで利用したいです。

やりたいこととしては、社内ユーザだけでなく、guestでも、共有フォルダ内のファイルやフォルダを、sharepoint上で「名称変更変更・移動・削除」できるようにしたいです。

やり方・設定方法について、ご助言いただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

現在の設定：

sharepoint上で、特定のフォルダを共有済（URLおよびパスワードを知っていれば、誰でもアクセス可として、設定済み）

課題：

guestについて。

guestができていることとして、

・sharepoint上の共有フォルダへはアクセスできている。

・sharepoint上の共有フォルダ内で、フォルダやファイルの「新規作成」、「コピー」、「アップロード」、「ダウンロード」はできている。

・既存ファイルに対しては、オンライン上で直接ファイルをひらいて、そのまま追加編集・自動保存はできている。

できていないこととして、

①sharepoint上で、既存ファイルのファイル名を変更できない

②sharepoint上で、既存ファイルを移動、削除できない

guestでも、既存ファイルのファイル名変更や、移動等ができるようにしたいです。

Answer 1

投稿者です。

Guestでアクセスして、ファイル名変更、ファイルの移動、削除まで行えるようになりました！
ありがとうございました。
(ただ、まだ時々、アクセスの仕方が悪いのか、以前の名前編集ができないゲスト状態になったりなどがおきますが。。。)

ご報告と備忘録を兼ねて、情報を投稿させていただきます。

宜しくお願い致します。

＜設定STEP１＞

※以下、sharepointのシステム管理者にて操作。

①sharepoint管理センター

場所：共有→コンテンツを共有できる相手

変更：sharepoint [新規および既存のゲスト] → [すべてのユーザ]　へ変更

②azure active directory

場所：ユーザー→外部コラボレーションの設定→ゲストユーザのアクセス

変更：[ゲストユーザは、ディレクトリオブジェクトのプロパティとメンバーシップへのアクセスが制限されます]

        →[ゲストユーザは、メンバーと同じアクセス権を持ちます]へ変更

③Microsoftアカウント

******@outlook.com （無料版,仮名）　をあらたに作成。同アカウントの人物名は「山田」。

＜設定STEP2＞
④Sharepointでフォルダの共有と招待

場所：ドキュメント→特定のフォルダ→アクセス許可の管理→詳細設定→アクセス許可の付与

変更：ユーザの招待から「 ******@outlook.com (山田太郎) 」を招待。サインインが必要へチェックをいれて、共有ボタン

⑤****@outlook.com でメール受信し、共有フォルダへアクセス**

※尚、テスト環境として、私の会社のPCでおこなっていました。

　会社のoffice365アカウントを利用したPCですと、証明書の都合なのか、優先的にそちらのアカウントで

　ログインがされてしまうようでこれもよくないようです。。。

　これを防ぐために、privateブラウザで開くか、別PCで、作業してみました。

場所：outlook オンライン上 ******@outlook.comに届いた、招待メール

変更：メールの中のURLから共有フォルダへアクセス

　　　→ Microsoftアカウントでログインするよう促されるので

　　　　 ******@outlook.com のIDとPASSを入力、ログイン。

⑥結果。
ゲスト( ******@outlook.com 山田)でログインできました。

フォルダ内のファイルも、ファイル名編集やファイル削除等もできること確認しました。

この状態だと、sharepointの画面右上、ユーザ情報を確認すると、 「 山田 / ******@outlook.com」とあり。
こちらのアカウントで、ゲストとして、ログインしていることがわかりました。

[ゲストについて]
共有のされ方と、名有りゲストでアクセスする、この辺もポイントなのかなと。。。

A. 単純に、URLコピーだけのものを辿って、フォルダへアクセスしてきた名無しゲスト

B. 名指しで、招待メール＆URLで共有され、microsoftアカウントにログインしながらアクセスした名有りゲスト
※ご相談した当時は、sharepoint上の右上に、ユーザ情報のアイコンや、検索バーが表示されない状態でした。。。名無しゲストでログイン状態？

[セキュリティについて]
①と②の設定にしたことで、セキュリティ面が悪くなりそうかなと思いつつ。。。
本当に限定的な、特定のフォルダだけ、特定のゲストだけで、気をつけて使うようにします。

Hebikuzure 様からいただいたアドバイスがとても役に立ちました。
いいねボタンあれば押したかったですが、無いのでこちらで御礼にかえさせてください。
宜しくお願い致します。

他お気づきの点、追加アドバイスなどありましたらお願い致します。

Answer 2

Hebikuzure　様

ご返信、設定画像もありがとうございます。

いただいた画像と比較すると、「外部ユーザ以外の～」については guest への設定とは、あまり関係なさそうですね。。。

Answer 3

手元のサイト（先ほど名前変更できることを確認したサイト）のアクセス許可はこんな感じ。

Answer 4

Hebikuzure 様

レスありがとうございます。
元々のままでしたら編集可能なのですね。。。
まずはサイトのアクセス許可の確認をしました。

■サイトのアクセス許可について
確認場所：
コミュニケーションサイト→設定→サイトのアクセス許可　を確認。

たびたび恐縮です。

ご質問１）

サイトメンバ－制御付き制御 の箇所で、「外部ユーザ以外のすべてのユーザ」という設定がされていました。※添付図参照
こちらが原因でしょうか。。。もしこちらが原因の場合、上述の設定を解除するとよさそうでしょうか。。。

ご質問２）
”ご質問１）”とは別方法をとる場合。

今の設定のままで『サイトのアクセス許可、もしくは別のアクセス許可設定の場所へ、なにか追加設定をすることで、特定のフォルダだけには「guest」も変更できるよう設定する』ことはできるのでしょうか。

(個別に、guestのアカウント情報を登録をするような？？？)

Answer 5

手元の環境で、既定から別段の変更を何もしていないサイトのライブラリでは、ゲストでアイテム（ファイル）の名前変更が普通にできますね。

アクセス権の設定をどこか変えているのでしょう。