Microsoft Plannerのタスク量上限について教えてください。

Question

1つのプランに入れることができるタスクの上限は9,000件と思いますが、完了済のタスクを一定の期間で自動的に消去することは可能ですか。

起票するタスクが多く、数か月に1回のペースで9000件に達してしまいます。

①新しくプランを作成し、メンバー全員を招待しなおす②タスクを手動で消去する

以外には方法はないのでしょうか。

同じようにチームでPlannerを利用されている方がいらっしゃいましたら、Plannerを活用したタスク管理方法について、お知恵を拝借したいです。

Answer 1

Plannerの制限については、きちんと把握されているので良いことだと思います。

Plannerの利用方法によっては、9000以外の部分で制限を受けるケースもあるのでご留意下さい。

（私の場合だと、ユーザーに割り当てられた最大タスク数3000の方が条件面では厳しいです。）

制限を把握された上で、数ヶ月に１回上限到達ということであれば、そもそもの運用方法が

適していないということも考えられますね。

業務Ａ、業務Ｂ、業務Ｃなど複数プランに分割して運用する手も一つの手法としてありますね。

> ①新しくプランを作成し、メンバー全員を招待しなおす②タスクを手動で消去する

何をしたいのか意図が見えません。

一部の既存タスクを残したプランＡ、これからの新規タスク用のプランＢを併用するという事でしょうか？

運用方法によっては有りだと思います。

> 完了済のタスクを一定の期間で自動的に消去

「自動」というキーワードが付けば、PowerAutomateでアプリケーションを独自開発するしかありません。

削除基準は利用者によって様々なケースがあり、ネット上でのサンプルは期待出来ないものと思われます。

エラーなどが発生して断片的な内容であれば、海外コミュニティで教えてくれることがあるかも？

アプリケーション開発スキルを磨いて、削除基準を明確化すればタスク削除は簡単です。

幸いにも選択肢はあると思います。 決めるのはあなた自身です。

① アプリ開発に果敢に挑む

② アプリ開発を請け負ってくれる業者を探す

③ 手作業で対応する

補足となりますが、完了済みタスクは単純にゴミですか？

履歴として少しでも保管したい場合は、プランをExcelへエクスポートしてバックアップ。

（必要に応じて、これから削除予定のタスクだけに限定したExcelファイル化など...）

バックアップさえあれば、当該プラン内のタスクは逐次削除しても問題ないのでは？

（ゴミ保全の為にプランをコピーする価値は低いと思います。）

PowerAutomateに関しては、下記へ質問した方が良いかと思います。

• Power Platform Community
• Power Automate Community

Answer 2

ご回答ありがとうございます。PAなどが必要なんですね。

勉強になりました。

Answer 3

• Power Automate を使う
  Planner - Connectors | Microsoft Learn
• Graph APIを使う
  Delete plannerTask - Microsoft Graph v1.0 | Microsoft Learn

などで自動化できると思います。