自動的に作業指示書、および請求書を生成する契約の設定

顧客契約には、作業指示書と請求書を生成するための事前定義された詳細が含まれています。 詳細については、 契約の概要を参照してください。 合意作業が増えるにつれて、複数のインシデントを追加するか、複数の繰り返しを追加するかを検討します 。

契約を使用するには、次の手順を実行します。

1. 契約 の作成 顧客、日付の範囲、および価格表などの高レベルな詳細を定義します。
2. 契約予約設定 を作成し、契約に対して作業指示書を作成する頻度と、作業指示書 タイプ などの最終的な作業指示書の基本的な詳細を定義します。
3. 生成される各作業指示書の一部として実行される作業の具体的な詳細を定義する 契約インシデント、 製品、 サービス と サービス タスク を追加します。
4. 契約をアクティブ化すると、日付が近づくと作業指示書とともに契約予約日が作成されます。

この記事では、契約によって作業指示書と請求書を作成する方法を示す2つのシナリオについて説明します。

前提条件

• システムで設定された取引先企業、インシデントの種類、製品、サービス、サービス関連のタスクなどの作業指示書関連データ。

• 契約設定 が構成されています。 契約の接頭辞と開始番号の指定を検討してください。

• 契約、契約予約設定、契約請求書設定の指定された所有者には、請求書、請求書の詳細、作業指示書、作業指示書 インシデント、作業指示書 製品、作業指示書 サービス、作業指示書 サービス タスク、リソース要件、および予約を作成する権限があります。

シナリオ 1: 資産メンテナンス作業指示書の自動生成

組織は、顧客の場所に設置した機器に対して、翌年まで毎月 メンテナンス を実行する必要があります。 Dynamics 365 Field Service を使用して、 ある程度 柔軟に、毎月中旬にメンテナンス作業を自動的に生成したいと考えています。 ディスパッチャーには、最良かつ最適なフィールド技術者に月次メンテナンス作業をスケジュールし、合意した価格で完了した作業について顧客に請求するよう求めています。

このシナリオを構成するには、契約、顧客資産、インシデントの種類、価格表を使用します。

ステップ 1: 契約の作成

1. サービス エリアで、選択 契約>新規をクリックします。

2. お客様の情報を入力してください。 ツールチップを ガイド として使用します。

   • サービス アカウントと請求先アカウント: 契約作業指示書が実行される場所を定義し、請求先アカウントは請求書の送信先を定義します。 詳細については、取引先企業の作成と管理 をご覧ください。

   • システムの状態: 契約が現在実行されているかどうかを定義します。 見積もり に設定して、新しい契約を作成し、詳細を追加します。

   • 価格表: 契約に関連するすべての製品やサービスの価格を指定し、この契約から生成された作業指示書、および請求書に入力された価格表を管理します。 契約中に使用されるすべての製品およびサービスを契約の価格表に追加します。 一般に、契約には、まったく新しい価格表に反映される、取り決めた商品やサービスの価格が含まれます。 生成される作業指示書と請求書の価格表は、必要に応じて手動で更新できます。

   • 開始日 & 終了日: 契約期間を定義します。

   

3. その他 タブで、結果として得られる作業指示書の サービス地域 や、この契約に関連する作業指示書、請求書、その他のレコードが生成される時刻を決定する レコード生成時刻などの詳細を入力します。 一部の組織では、営業日の途中で作業指示書を作成する契約を必要としないため、この定義は重要です。 値が設定されていない場合は、 Field Service設定 の値がデフォルトになります。

4. 保存 を選びます。

ステップ 2: 予約定期実行の設定

契約が作成されたら、作業指示書を生成する頻度を指定します。

1. [一般] タブの [予約設定] セクションで、選択 [新しい契約予約設定]を選択します。

   チップ

   「新しい契約予約の設定」 を選択する前に、縦の省略記号 ⋮ を 選択 する必要がある場合があります。

   

2. 契約スケジュール名を記入してください。 たとえば、「月次メンテナンス」です。契約は複数の予約が繰り返される可能性があるため、命名は重要です。 たとえば、サービス組織は、同じ契約の一環として、毎週および毎月の メンテナンス を実行する場合があります。

3. 作業指示書 設定を入力します。

   • 自動生成 作業指示書: 選択 はい を選択すると、作業指示書が定期的に自動的に生成されます。 生成された作業指示書は、アクティブな 作業指示書 ビューに、 「オープン - 未スケジュール」 というステータスで表示されます。 選択 いいえ 、スケジュール日付ごとに 作業指示書 を手動で生成します。

   • 作業指示書 タイプ: 選択 診断と修復や検査などの 作業指示書 のタイプ。

   • 作業指示書を前日に生成: 予想されるサービス日より何日前に 作業指示書 が生成されるかを指示します。 数日前に選択すると、作業指示のバックログが想定よりも大きくなる可能性があります。一方、数日前に選択すると、準備する時間がない可能性があります。 契約レベルで値が入力されていない場合は、Field Service 設定>契約タブ >X 日前に契約作業指示書を生成 に環境全体の設定があります。 このフィールドにも値がない場合、作業指示書は、予約日の7日前に、契約書に記録された時刻に生成されます。

   • ここで入力された 作業指示書 タイプ、 優先度、 作業指示書 概要、および 場所 は、結果として得られる作業指示書に渡されます。

4. 予約設定を入力します。

   • 予約の自動生成: 選択 はい を選択すると、システムで作業指示書が自動生成されるか手動で生成されるかに関係なく予約が生成されます。 予約の 優先リソース と 優先開始時刻 を指定します。 選択 いいえ の場合、生成された作業指示書は通常のスケジュール プロセス (手動で、スケジュール アシスタント を使用して、またはを使用して) を通じてスケジュールされます Resource Scheduling Optimization。

     注意

     契約では、リソースがアクティブかどうかや勤務時間など、他の要素を考慮せずに、繰り返しに基づいて予約を作成します。

   • 推定所要時間: 選択 このタイプの 作業指示書 に推定される時間。

   • 予約前の柔軟性 および 予約後の柔軟性 フィールドでは、作業指示書 を予定のスケジュール日の前後何日でスケジュールできるかを指定します。 これらのフィールドは、スケジュール アシスタント を支援するために、生成された作業指示書の 日付範囲開始 フィールドと 日付範囲終了 フィールドに入力します。 たとえば、毎月8日に月例 メンテナンス を実行する予定で、予約前と予約後の柔軟性を7日間に設定すると、作業指示書は毎月1日から15日の間にスケジュールできます。

   • 時間枠の開始 と 時間枠の終了 を指定して、スケジュール アシスタント に含まれる、生成された作業指示書の時間枠を作成できます。 (例: 作業指示書は午前 8 時から午後 12 時の間にスケジュールする必要があります)。

   

5. 上部のコマンド バーで、 予約の定期実行 を選択します。

6. 情報を入力します。

   • 繰り返しパターン。 たとえば、毎週、毎月第 1 月曜日、隔週金曜日などです。

   • 再発の範囲。 開始日を定義し、終了日の動作を選択します。

     • 終了日なし: 作業指示書は契約終了日に生成されます。
     • 終了日: 繰り返しの終了日以降に作業指示書の生成を停止します。
     • # 回の繰り返し後に終了: 指定された繰り返し回数に達すると、作業指示書が生成されます。

   • カスタム日付: パターンがビジネス ニーズを反映していない場合は、繰り返しに加えて実行する必要がある作業指示書を生成する日付を定義します。 たとえば、年間を通じて各種祝日にサービスを実行する契約などです。 繰り返しが指定されていない限り、カスタム日付の作業指示書は生成されません。

7. 選択 OK を実行してから、選択 保存 します。

注意

1 つの契約に、さまざまな予約設定を含めることができます。 たとえば、毎週作業指示書を作成する週次訪問の予約設定と、異なる予約を含む月次訪問の予約設定を作成できます。

詳細については、予約の定期実行のインポートも参照してください。

ステップ 3: 契約作業詳細の追加

契約 と 契約予約設定を設定した後、実行する作業を定義します。 作業を定義するには、インシデントの種類、製品、サービス、およびサービス タスクを契約に追加します。

顧客 資産 メンテナンス, の契約を使用する場合は、契約予約インシデントを使用し、資産 を指定します。 インシデントに顧客 資産 を指定することで、特定の機器に対して実行する必要がある定期的な作業を定義し、サービス履歴を作成できます。 また、顧客の資産ごとに契約予約設定に複数のインシデントの種類を追加することもできます。 このシナリオでは、契約予約インシデントを使用します。

契約予約インシデント タイプを使用しない場合は、製品、サービス、およびサービス タスクを契約に直接追加できます。

1. [全般] タブの インシデント セクションで、選択 新しい契約予約インシデントを選択します。 インシデントの詳細を指定するには、ツールチップを ガイド として使用します。

   チップ

   「新しい契約予約の設定」 を選択する前に、縦の省略記号 ⋮ を 選択 する必要がある場合があります。

   

2. 保存して閉じるを選択します。

契約にインシデントを追加すると、関連する製品、サービス、サービス タスク、および特性が契約に追加されます。 これらの項目は、生成されるとすぐに作業指示書に追加されます。 インシデントの種類を追加するときは、 インシデント項目を契約書にコピー 設定を考慮してください。

ステップ 4: 契約のアクティブ化と作業指示書の表示

組織のマネージャーによるレビューと顧客の承認のプロセスが完了したら、最後に 手順 として契約を アクティブ化 します。 有効にすると、システムは メンテナンス の日付や作業指示書などの関連レコードを生成します。 契約ステータスに詳細を追加するには、 契約サブステータス 値の使用を検討してください。 ユーザー定義契約のサブ状態も作成できます。

1. 「契約」 ページで、 「システム ステータス」 を 「アクティブ」に設定します。

2. 保存 を選びます。 サービスが実行される日付を表す予約日が作成されます。

3. 予約日を表示するには、 予約設定 を開き、 予約日 セクションまでスクロールします。

   

予約日に近づくと、 [事前に作業指示書を生成] フィールドに基づいて作業指示書が生成されます。 予約日のステータスが 処理済み に変わり、生成された 作業指示書 への参照が表示されます。

作業指示書の自動生成 を いいえに設定すると、予約日ごとに作業指示書を手動で生成できます。 定義よりも早く 作業指示書 を生成する必要がある特殊なビジネス ケースの場合は、手動で生成できます。 予約日を開いて選択 Generate作業指示書。

予約の自動生成契約を結ぶことにした場合、作業指示書は、生成されるときに優先リソースにスケジュールされます。

ステップ 5: 契約作業指示書の実行

作業指示書が生成されると、 「作業指示書」 ビューで他の作業指示書とともに表示されます。

生成された作業指示書には、価格表、作業指示書 タイプ、インシデント タイプ、顧客 資産 など、契約で指定されたすべての詳細が含まれます。 詳細は引き続き 作業指示書 レベルで編集できます。 たとえば、作業指示書 は契約から生成される可能性がありますが、必要に応じてさらに多くの製品やサービスを 作業指示書 に追加できます。 適切な権限があれば、価格表や 作業指示書 タイプなどのその他の詳細を変更できます。

作業指示書 には、合意に対する リンク が含まれています。

まだスケジュールされていない場合は、選択 Book andトリガー でスケジュールを アシスタント してください。

現場技術者が契約 作業指示書 を実行し、マネージャーがそれをクローズすると、完了した作業の請求書が作成されます。 詳細については、作業指示書のライフ サイクルとステータス に関する記事を参照してください。

チップ

作業指示書を自動的に生成する契約を設定する場合、作業指示書 製品、サービス、サービス タスク、インシデント タイプなどの 作業指示書 子 レコードの数を500以下に制限します。 大量のレコード、同期カスタム プラグイン、またはカスタム プロセスによりタイムアウトが発生し、残りの 子 レコードが生成されなくなる可能性があります。

シナリオ 2: 請求書の自動生成

契約請求書は製品やサービスの請求書を自動的に生成するために使用されます。 請求書は定義された周期で生成され、毎回同じ価格で同じ製品が含まれます。 請求書は、作業指示書が実行されるかどうかにかかわらず生成され、請求されます。 これは、電話の回数やテキストメッセージの送信回数に関係なく、毎月の携帯電話料金を支払うのと似ています。

このシナリオでは、顧客はフィールド サービス組織にサービス プランの四半期ごとの金額を支払います。

ステップ 1: 契約の作成、または既存契約の選択

既存契約に契約請求書を追加するか、または新しい契約に追加できます。 契約請求書のみでメンテナンス プランのない契約を結ぶことができ、１つの契約に対して複数の請求書を作成することもできます。

この例では、四半期ごとの請求書が既存の契約に追加されます。

1. 契約から、選択 請求書設定>新しい契約請求書設定を追加します。

   チップ

   「新しい契約予約の設定」 を選択する前に、縦の省略記号 ⋮ を 選択 する必要がある場合があります。

   

2. サービス契約の名前を入力し、選択 保存します。

ステップ 2: 請求書の定期実行と製品の設定

1. 選択 請求書製品 と 新規契約請求書製品。

2. 顧客に定期的に請求する製品を追加し、選択 保存します。 請求書製品の価格は、契約書の価格表から算出されます。

   注意

   請求書の製品は、 Field Service 製品の種類 が 在庫 または 非在庫 に設定されている製品のみです。 サービス タイプの製品は追加できません。

   

3. 上部のコマンド バーに 選択 請求書の繰り返し をクリックします。

4. 繰り返し情報を入力します。 四半期ごとに設定するには、選択:

   • 繰り返し: 毎月
   • 繰り返し: : 月の日付
   • 指定月ごと: 3

5. 選択 OK を実行してから、 保存 します。

ステップ 3: 請求書の定期実行のアクティブ化のと請求書の表示

この契約はすでに有効になっているため、請求書の日付はすぐにではなく、しばらくしてから生成されます。 新しい契約または「見積り」ステータスの既存の契約に契約請求書設定を追加した場合は、契約をアクティブ化します。

請求書の日付を表示するには、選択 関連>請求書の日付を参照してください。

契約作業指示書の場合のように、契約請求書を手動で生成することはできません。

注意

請求書は、 契約 セクション の フィールド サービス設定 の 契約請求書をX日前に生成フィールドで設定した内容に応じて事前に生成されます。 請求書の支払期限は定期請求書の設定に基づいて設定されますが、X日前に作成されます。 「X日前に契約請求書を生成」 に値が入力されていない場合は、契約の 「レコード生成タイミング」 フィールドで請求書の日付当日に請求書が生成され、その後、Field Service設定で請求書が生成されます。

予約の繰り返しのインポート

契約予約設定 (ABS) または契約請求書設定 (AIS) の予約繰り返しパターンをインポートできます。 繰り返しダイアログは、保存すると ABS レコードか AIS レコードのフィールドにデータが入力されます。 このフィールドは 繰り返し設定 と呼ばれ、既定ではフォームに表示されません。 1つ以上のABSまたはAISレコードを含む繰り返しをCSV経由でインポートするには、次の手順を実行します。

1. インポートしたレコードを構成する方法と同様に設定されているABSまたはAISから代表的な文字列を取得します。

2. その文字列で、開始日と終了日、月ごとなど、文字列から解析できるレコードの動作を決定する値を特定します。

3. これらのサンプル文字列を使用して、契約予約と請求書設定レコードをスプレッドシートに入力し、完全に構成されたレコードをインポートします。

たとえば、次のスクリーンショットの繰り返しと関連するXMLを参照してください。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

契約の所有者を変更する

1. 同意事項 システム ステータス を 見積 に変更し、選択 保存します。 すべての非同期プロセスが実行されるのを5分待ちます

2. 合意を設定する システムステータス 戻る アクティブ そして 選択 保存して閉じる。

次の手順

• インシデントの種類を含む作業指示書テンプレートの作成
• 顧客アカウントの作成および編集