自動的に作業指示書、および請求書を生成する契約の設定

Field Service契約により、組織は事前に定義された詳細、頻度、および日付の範囲で、作業指示書および請求書を自動的に生成できます。 契約は、組織が備品に対して日次、週次または月次の検査を実行する必要があるメンテナンス スケジュールで最も一般的に使用されます。

契約を設定および使用する方法をいくつか示します。 契約により、以下を生成します:

• ディスパッチャーがスケジュール ボードまたはスケジュール アシスタントを介してスケジュールする日次検査作業指示書
• Resource Scheduling Optimization によって自動的にスケジュールされる月次メンテナンス作業指示書。
• 定義された開始時間に契約が同じリソースを毎回割り当てる週次作業指示書。
• 毎月顧客の場所にある複数の顧客資産を確認する単一の作業指示書。
• 毎年、顧客の場所にある複数の資産を確認するための複数の作業指示書。
• あらかじめ定義された製品とサービスに対して顧客に請求するための四半期ごとの請求書。

契約を使用するには、次のことが必要です:

1. 契約 の作成 顧客、日付の範囲、および価格表などの高レベルな詳細を定義します。
2. 作業指示書の種類などの最終的な作業指示書の基本情報とともに、契約に対して作業指示書を作成する頻度を定義する 契約予約設定 を作成します。
3. 生成される各作業指示書の一部として実行される作業の具体的な詳細を定義する 契約インシデント、 製品、 サービス と サービス タスク を追加します。
4. 契約を アクティブ化 し、 日付が近づくと作業指示書とともに 契約予約日 が作成されます。

2 つのシナリオを使用して、契約で作業指示書と請求書を作成する方法を説明します。

前提条件

• システムで設定された取引先企業、インシデントの種類、製品、サービス、サービス関連のタスクなどの作業指示書関連データ。

• 契約の接頭辞と開始番号の指定を検討してください。 詳細については、契約設定 を参照してください。

• 契約、契約予約設定、および契約請求書設定の指定された所有者には、請求書、請求書の詳細、作業指示書、作業指示書インシデント、作業指示書製品、作業指示書サービス、作業指示書サービス タスク、リソース要件、および予約を作成するためのアクセス許可が必要です。

シナリオ 1: 資産メンテナンス作業指示書の自動生成

組織は、今後 2 年間、顧客の場所にインストールした備品の月次メンテナンスを実行する必要があります。 Dynamics 365 Field Service を使用して、 ある程度 柔軟に、毎月中旬にメンテナンス作業を自動的に生成したいと考えています。 ディスパッチャーには、最良かつ最適なフィールド技術者に月次メンテナンス作業をスケジュールし、合意した価格で完了した作業について顧客に請求するよう求めています。

このシナリオを構成するには、顧客資産、インシデントの種類、および価格表とともに、契約を使用します。

ステップ 1: 契約の作成

メイン メニューから、 Field Services>契約>+ 新規の順に移動します。

お客様の情報を入力してください。 便利なヒントをガイドとしてご利用ください。

• サービス アカウント & 請求先口座: 作業指示書フィールドと同様に、サービス アカウントは、契約作業指示書が発生する場所を定義し、請求先口座は請求書の送信先を定義します。 詳細については、取引先企業の作成と管理 をご覧ください。

• システムの状態: 契約が現在実行されているかどうかを定義します。 見積もり に設定して、新しい契約を作成し、詳細を追加します。 作業指示書の実行と請求書の送信開始準備後に、アクティブ に設定します。

• 開始日 & 終了日: 契約期間を定義します。

• 価格表: 契約に関連するすべての製品やサービスの価格を指定し、この契約から生成された作業指示書、および請求書に入力された価格表を管理します。 契約中に使用されるすべての製品およびサービスを契約の価格表に追加します。 一般に、契約には、まったく新しい価格表に反映される、取り決めた商品やサービスの価格が含まれます。 生成される作業指示書と請求書の価格表は、必要に応じて手動で更新できます。

その他 タブで、生成される作業指示書が一部分である サービス地域、この契約に関連する日中作業指示書、請求書、および他のレコードの時間の生成を指示する レコードの生成時刻 などの詳細情報を入力できます。 一部の組織では、営業日の途中で作業指示書を作成する契約を必要としないため、この定義は重要です。 値が設定されていない場合、Field Service 設定 の既定値に設定されます。

最後に、 保存。

ステップ 2: 予約定期実行の設定

契約が作成されたら、作業指示書を生成する頻度を指定します。

予約設定 セクションで、 +予約設定レコードの追加 を選択します。

情報を入力して契約スケジュールを作成します。 便利なヒントをガイドとしてご利用ください。

• 名前: 契約スケジュールの名前を入力します。 たとえば、「月次メンテナンス」です。契約は複数の予約が繰り返される可能性があるため、命名は重要です。 たとえば、サービス組織は同じ契約の一部として、週次、および月次メンテナンスを実行できます。

作業指示書の設定

• 作業指示書の自動生成: この契約で作業指示書を自動的に生成するには、 はい に設定します。 システムは循環ベースで作業指示書を生成します。 生成された作業指示書は、 オープン - スケジュールなし の状態のアクティブな作業指示書ビューに表示されます。 いいえ に設定した場合、この記事の後半で説明するように、スケジュールの日付ごとに作業指示書を手動で生成する必要があります。

• 事前に作業指示書を生成: 予想されるサービス日の何日前に作業指示書を生成するかを指示します。 事前に多くの日数を選択すると、作業指示のバックログが希望よりも多くなることがありますが、事前に選択した日数が少なすぎると、準備するための時間がないことがあります。 契約レベルで値が入力されていない場合は、Field Service 設定>契約タブ >X 日前に契約作業指示書を生成 に環境全体の設定があります。 このフィールドにも値がない場合、作業指示書は、契約に入力されたレコード生成時間の予約日の 7 日前に生成されます。

ここに入力された 作業指示書の種類、 重要度、 作業指示書の概要、 および 作業場所 は、生成される作業指示書に渡されます。

予約設定

• 予約の自動生成: はい に設定すると、システム予約は (自動生成または手動生成に関係なく) 作業指示書を生成します。 はい に設定した場合、 優先するリソース と 優先する開始時刻 を予約に指定する必要があります。 いいえ に設定した場合、生成された作業指示書は、通常のスケジュール プロセス (手動、スケジュール アシスタントを使って、または Resource Scheduling Optimization を使って) でスケジュールする必要があります。

注意

契約は、リソースがアクティブかどうか、作業時間など、他の要因を考慮せずに、反復に従って予約を作成します。

• 予約前の柔軟性 と 予約後の柔軟性 フィールドは、予定スケジュール日の前後何日で作業指示書をスケジュールできるかを指定します。 これらは、スケジュール アシスタントを支援するために、生成された作業指示書の 日付範囲開始 および 日付範囲終了 フィールドに入力されます。 たとえば、毎月 8 日に月次メンテナンスを実行し、予約前後の柔軟性を 7 日に設定する場合、作業指示書は毎月 1 日から 15 日の間にスケジュールできます。

• 時間枠開始および時間枠終了を指定すると、生成される作業指示書の時間枠の作成が可能になり、これらはスケジュール アシスタントによって取り入れられます。 (例: 作業指示書は午前 8 時から午後 12 時の間にスケジュールする必要があります)。

予約の定期実行

契約に基づいて作業指示書を作成するパターンを定義します。

1. 上部のコマンド バーで、 予約の定期実行 を選択します。

   

2. 定期実行のパターンを指定します。 たとえば、毎週、毎月第 1 月曜日、隔週金曜日などです。

   

3. 定期実行の範囲を設定します。 開始日を定義し、終了日の動作を選択します。

   • 終了日なし: 作業指示書は契約終了日まで生成されます。
   • 終了: 繰り返しの終了日以降、作業指示書の生成を停止します。
   • # 回の繰り返し後に終了: 指定した繰り返し回数に達するまで作業指示書が生成されます。

4. また、パターンにビジネス ニーズが反映されていない場合は、繰り返しに加え実行される必要があるカスタム日付の作業指示書を定義することもできます。 たとえば、年間を通じて各種祝日にサービスを実行する契約などです。 繰り返しが提供されない限り、カスタム日付の作業指示書は生成されません。

5. 保存 を選びます。

Note

1 つの契約に、さまざまな予約設定を含めることができます。 たとえば、毎週訪問して作業指示を作成する予約のセットアップと、毎月訪問して異なる予約を作成する予約のセットアップを作成することができます。

詳細については、予約の定期実行のインポートも参照してください。

ステップ 3: 契約作業詳細の追加

契約 を設定して高レベルな詳細を定義し、契約予約の設定 を設定して定期実行を定義したら、次のステップは実行する作業の定義です。

この定義は、契約にインシデントの種類、製品、サービスおよびサービス タスクを追加することで実現されます。

契約予約の設定から、 +契約予約インシデント レコードの追加 を選択します。 ツールヒントをガイドとして使用してインシデントの詳細を指定してから、 保存して閉じる を選択します。

インシデントを契約に追加すると、関連製品、サービス、サービス タスクおよび特性が契約に追加され、生成時に作業指示書に追加されます。 この記事の最後にある構成の考慮事項の「インシデント項目を契約にコピー」に関するメモを参照してください。

インシデントの種類を使用しない場合は、契約に製品、サービス、およびサービス タスクを追加できます。

契約のある顧客資産

顧客資産のメンテナンスに契約を使用する場合は、契約インシデントを使用します。

契約インシデントで顧客資産を指定することにより、特定の備品で実行する必要のある定期的な作業を定義し、サービス履歴を作成できます。 また、顧客の資産ごとに契約予約設定に複数のインシデントの種類を追加することもできます。

月次メンテナンスに 2 つのインシデント例を使用すると、組織は次のことができます:

1. 同じ顧客資産に対して、２種類のメンテナンス手順 (インシデントの種類) を実行します。
2. 両方の資産がサービス アカウントで定義された場所と同じ場所にある限り、２つの異なる顧客資産で同じメンテナンス手順 (インシデントの種類) を実行します。

ステップ 4: 契約のアクティブ化と作業指示書の表示

最後に、高レベルな詳細、定期実行、および作業を定義した後、最後のステップとして、契約を アクティブ化 して、メンテナンス日や作業指示書などの関連レコードの生成を開始します。 これは通常、マネージャー レビューとの確認および顧客の承認後に実行します。 契約の状態に詳細を追加するには、 契約のサブ状態 値の使用を検討してください。 ユーザー定義契約のサブ状態も作成できます。

契約から、 システムの状態 フィールドを アクティブ に設定します。 このようにすると、サービスの実行日を表す予約日の作成を開始します。

時間が予約日に近づくと、作業指示書が 事前に作業指示書を生成 フィールドに基づいて生成されます。 その後、生成された作業指示書が参照され、予約日の状態が 処理済 となります。

また、各予約日に作業指示書を手動で生成することもできます。 これは 作業指示書の自動生成 を いいえ 設定した場合、または定義するよりも早く作業指示書を生成する必要がある固有のビジネス サポート案件に適用されます。

契約に 予約の自動生成 させる場合、作業指示書は、作業指示書が生成されるときに優先リソースにスケジュール設定されます。

ステップ 5: 契約作業指示書の実行

作業指示書が生成されると、アクティブな作業指示書 ビューの他の作業指示書の中に表示されます。

生成された作業指示書には、価格表、作業指示書の種類、インシデントの種類、顧客資産など、契約に指定れたすべての詳細が含まれます。

Note

契約によって作業指示書を生成するフレームワークが提供されますが、詳細は作業指示書レベルで編集できます。 例えば、作業指示書が契約から生成できますが、追加の製品およびサービスを作業指示書に必要に応じて追加でき、また十分なアクセス許可を前提として、価格表や作業指示書の種類などのその他の詳細を変更できます。

契約への参照は、 設定 セクションにも記録されます。

作業指示書の 予約 ボタンを選択し、スケジュール アシスタントを開始した後、 検索の開始 、および 検索の終了 の時間パラメーターは予約日を反映します。

契約作業指示書がフィールド技術者によって実行され、マネージャーによってクローズされた後、完了した作業の請求書が、通常の作業指示書の請求プロセスの一部として作成されます。 これは、作業指示書が契約の一部であるかどうかに関係なく当てはまります。 詳細については、作業指示書のライフ サイクルとステータス に関する記事を参照してください。

シナリオ 2: 請求書の自動生成

契約請求書は製品やサービスの請求書を自動的に生成するために使用されます。 請求書は、定義された定期実行で生成され、毎回同じ価格で同じ製品が含まれます。 請求書は、作業指示書が実行されるかどうかにかかわらず生成され、請求されます。 これは、送信するテキストや電話の回数に関係なく、毎月の携帯電話料金を支払う方法に類似したモデルです。

顧客が Field Service 組織にサービス プランの四半期ごとの料金を支払うシナリオを構成しましょう。

ステップ 1: 契約の作成、または既存契約の選択

既存契約に契約請求書を追加するか、または新しい契約に追加できます。 契約請求書のみでメンテナンス プランのない契約を結ぶことができ、１つの契約に対して複数の請求書を作成することもできます。

この例では、先ほど作成した契約に四半期ごとの請求書を追加します。

契約から、 請求書設定>新しい契約請求書設定の追加に進みます。

ステップ 2: 請求書の定期実行と製品の設定

請求書の製品セクションで、定期的に顧客に請求する製品を追加します。 請求書の製品の価格は、契約の価格表から派生します。

Note

請求書の製品は、 Field Service 製品の種類 が 在庫 または 非在庫 に設定されている製品のみです。 サービス タイプの製品は追加できません。

次に、上部の 請求書の定期実行 を選択して、請求書を生成する頻度を定義します。

保存を選択して、変更を適用します。

ステップ 3: 請求書の定期実行のアクティブ化のと請求書の表示

この契約は既にアクティブなので、請求書の日付は、すぐにではなく短時間で生成されます。 新規契約または見積もり状態の既存契約に契約請求書設定を追加した場合、契約をアクティブ化する必要があります。

契約がアクティブになると、契約の請求日は短時間で生成されます。

契約作業指示書のように手動で契約請求書を生成することはできません。

Note

請求書は、 契約 セクションの Field Service 設定 の X 日前に契約請求書を生成 フィールドで設定した X に基づいて事前に生成されます。 つまり、請求書の支払期日は定期実行される請求書の設定に基づいて設定されますが、請求書は X 日前に作成されます。 X 日前に契約請求書を生成 に値が入力されていない場合、システムは請求書を契約の レコード生成のタイミング フィールドの請求日の日付で、その後、Field Service 設定で生成します。

構成の考慮事項

Field Service 設定には、管理者がシステムで契約を作成する方法を制御するのに役立つ契約に設定できる重要な既定があります。 契約予約日を使用すると、組織は簡単にメンテナンスを計画することができます。 詳細については、契約設定 を参照してください。

Note

契約またはそのサブレコード (契約予約設定、契約予約日、契約請求書設定、および契約請求日) に対する一部の更新により、非同期バックグラウンド プロセスがトリガーされる場合があります。 同じ契約内でこれらのプロセスをトリガーする更新が立て続けに行われると、システムはプロセスが完了するまで後続の更新を一時的にブロックします。 これは、各契約書のデータ整合性を保護するためのシステムの意図された動作です。 プロセスが完了するまで待ってから再試行するか、更新が成功するまで再試行してください。

非同期バックグラウンド プロセスをトリガーする更新の例:

• 契約予約設定または契約請求書設定の繰り返しの更新。
• 契約予約日付または契約請求書日付の更新。
• 契約ステータスの変更。

これらのプロセスと、その後の迅速な更新をブロックする機能は、それらがトリガーされた契約に固有のものです。 他の契約またはそのサブレコードへの更新は影響を受けません。

複数インシデント vs 複数の定期実行

契約作業が増加すると、1 つの定期実行に複数の契約インシデントを追加するか、それぞれに 1 つ以上のインシデントがある複数の定期実行を追加するかどうか判断する必要があります。 考慮事項:

• 作業指示を実行するのは誰ですか？: １回の定期実行で１つの作業指示書が作成されますが、複数の定期実行では複数の作業指示書が作成され、作業指示書は 1 人の担当者によって実行されます。 契約作業が 1 人の担当者によって完了することを想定している場合は、1 回の定期実行を使用した方がよい場合があります。 1 つの回避策は、複数のリソースに単一の作業指示書をスケジュールするのに役立つ 要件グループ テンプレート でインシデントの種類を使用することです。

• 移動: 複数の定期実行が複数の作業指示書を作成する場合、トリップと移動が増える可能性があります。

• どのように資産を追跡していますか？: 単一の顧客資産に各作業指示書を関連付けたい組織もあります。 これにより、作業指示書に費やされる時間を資産サービスに費やされる時間と相関関係にあることがわかり、レポート作成に役立ちます。 その場合は、1 つの資産に関連する 1 つのインシデントで 1 つの作業指示書を作成するたびに、複数の定期実行を行うように選択できます。

Resource Scheduling Optimization で契約作業指示書を自動的にスケジュールする

リソース スケジュール最適化が、作業時間および移動時間を最適化するために作業指示書を自動的にスケジュールします。 これには契約から生成された作業指示書が含まれます。 Resource Scheduling Optimization を使用して契約作業指示書をスケジュールすることに関心がある場合、3 つのオプションがあります:

1. 契約に作業指示書を自動生成し、生成された作業指示書が Resource Scheduling Optimization スコープによって選択されるようにします。
2. 契約で作業指示書を自動生成および予約し、スケジュールされている優先リソースが Resource Scheduling Optimization で有効になっており、関連する予約の予約状態が最適化できることを確認します。 契約予約がリソース、時間帯のどちらか一方または両方にスケジュールされたままであることを確認するために、予約でスケジュール ロック オプションを使用できます。
3. 契約から生成された作業指示書のみを考慮する特定の Resource Scheduling Optimization スケジュールとスコープを作成します。 これにより、契約作業指示書が最適化されるときに特定の頻度と優先度を設定できます。

契約での請求書および権利の使用

契約請求書の使用を決定すると、請求書を生成する新規契約を作成するか、既存のサービス契約に請求書を追加できます。 契約請求書が定期メンテナンスに関連付けられている場合、同じ契約の一部として契約で生成された作業指示書と契約で生成された請求書を含めることをお勧めします。

請求書を生成する契約を結んでいる場合でも、契約作業指示書は完了時および クローズ-転記済み 状態時に請求書を作成します。 契約請求書のみがを顧客への請求対象である場合は、作業指示書の請求書を無視あるいは軽減するプロセスを作成する必要があります。 これは、請求書を非アクティブ化するか、価格表と権利を使用して作業指示書の小計と作業指示書の請求書が $0 になるようにするだけで簡単にすることができます。

権利は、サービス アカウント、インシデントの種類、顧客資産カテゴリなど、複数の要因に基づいて作業指示書の価格設定に適用されます。 ユーザー定義作業を概略する特定の顧客に対して、特定のインシデント タイプを作成するのが一般的です; 1 つのオプションは、ユーザー定義契約のインシデント タイプが、製品およびサービスを100%割引して$0にする作業指示書に追加されたときに権利を適用することです。

詳細については、Dynamics 365 Field Service の作業指示のためのエンタイトルメント を参照してください。

予約の繰り返しのインポート

契約予約設定 (ABS) または契約請求書設定 (AIS) の予約繰り返しパターンをインポートすることができます。

• 繰り返しダイアログは、保存すると ABS レコードか AIS レコードのフィールドにデータが入力されます。
• このフィールドは 繰り返し設定 と呼ばれ、既定ではフォームに表示されません。
• CSV を介して 1 つ以上の ABS または AIS レコードを持つ繰り返しをインポートするには、インポートされたレコードの構成方法と同様に設定された ABS か AIS から代表的な文字列を取得するだけです。
• その文字列を使用すると、開始日と終了日、毎月など、その文字列から解析できるレコードの動作を制御するいくつかの値があることがわかります。
• これらのサンプル文字列を使用して、契約の予約と請求書の設定レコードをスプレッドシートに入力し、これを使用して完全に構成されたレコードをインポートします。

たとえば、次のスクリーンショットにある繰り返しと、以下の関連する XML をご覧ください。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

追加メモ

• アクティブな契約を編集できます; 編集内容はすぐに対象となり、しばらくすると契約が更新されます。

• アクティブな契約の予約定期実行を編集すると、予約日が非同期に更新されます。

• 既存の契約をコピーし、結果のコピーに適用するパラメータを選択することができます。

• 契約の所有者を変更する場合は、契約ステータスをドラフト/見積に変更し、変更を保存します。 すべての非同期プロセスが実行されるまで 5 分間待ってから、契約ステータスをアクティブに戻して、ワークフローが正しい順序で実行されるようにします。

• 作業指示書の自動生成 が いいえ に設定されているが、 予約の自動生成 が はい に設定されている場合、作業指示書が予約日から手動で生成されると、予約が自動的に作成されます。

• 契約は、サービス アカウントで表される１つの場所で実行されることを目的としています。 複数の場所での作業は、複数の契約で設定する必要があります。

• 契約を作業指示書の生成ではなく、請求書生成のみに使用するシナリオでは、同様の機能を持つ Field Service ソリューションの一部として見積もりエンティティを使用することを検討してください。

• 契約は、Dynamics 365 Sales Lead > 営業案件 > 見積もり > 受注プロセスをシームレスに機能させます。 これは、次の方法で実現できます:

  • サービス メンテナンス リードとしてリードの分類
  • サービスベースの明細行を使用した営業案件品目の追加
  • サービスベースの明細行として見積依頼明細行を作成し、見積もり予約設定を追加

• 作業指示書を自動的に生成する契約を設定する場合は、生成される作業指示書の子レコード (作業指示書の製品、サービス、サービス タスク、インシデントの種類など) の数を 500 以下に制限します。 大量のレコード、同期カスタム プラグイン、またはカスタム プロセスによりタイムアウトが発生し、残りの子レコードが生成されない場合があります。

• インシデント タイプの設定中に インシデント項目を契約にコピーする フィールドを使用することが重要な理由は 2 つあります。

1. 契約に追加するインシデントは、契約の一部ではない単一の作業指示書に追加するインシデントとは若干異なる場合があります。 たとえば、通常インシデントには 1 時間のサービスが必要ですが、合意のために 2 時間のサービスについて顧客と交渉しました。 この契約のためだけに 2 つ目のインシデントの種類を作成する代わりに、インシデント項目を契約にコピー を いいえ に設定してインシデントを契約に追加してから、特定のサービスタスク、製品、サービスなどを手動で追加できます。 この方法で同じインシデントの種類を使用でき、後でレポートの作成に役立ちます。 このオプションを はい に設定するとインシデント項目が契約に追加され、これらのアイテムを受け入れるか、そこから少し変更できます。

はい に設定すると、契約項目が作成されます。

いいえ に設定した場合、そうではありません。

1. インシデントは定期的な作業の契約に追加できます。 これは契約が事前定義された作業指示書インシデントが添付された作業指示書を生成することを意味します。 このページの前半で説明したように、インシデントはプロセスや手順の変更に応じて編集できます。 しかし契約は数か月から数年に及ぶ可能性があるため、契約で作成時の元のインシデントの種類を使用するか、インシデントの種類に対して最新の変更を使用する必要がありますか？ これは契約の終了時に当初意図されていたものと異なる作業が実行される可能性があります。 契約を有効化する時にインシデントの詳細を契約にコピーすることで、インシデントが契約の続く期間を通じて同じである必要がある場合は、はい に設定します。 契約から作業指示書が生成されるときに、契約書から生成された作業指示書が最新のインシデントの種類の詳細を取得する必要がある場合、いいえ に設定します。これは通常、契約予約設定 の X 日前に作業指示書を生成 フィールドに応じて継続的に行われます。

2. 契約に見積もり状態がある場合でも、アイテムが契約に追加されると契約がコピーされます。

次の手順

• インシデントの種類を含む作業指示書テンプレートの作成
• 顧客アカウントの作成および編集