Microsoft SharePoint のドキュメント ライブラリを持つ Microsoft Dynamics AX ドキュメント管理の構成および使用
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
このトピックでは、ドキュメント管理をコンフィギュレーションして、Microsoft Dynamics AX 2012 R2 またはMicrosoft Dynamics Axのそれ以降のバージョンのWindows SharePoint ドキュメント ライブラリと統合する方法に関する情報を説明します。ドキュメント管理をコンフィギュレーションしてドキュメント ライブラリを SharePoint で設定すると、ドキュメント添付ファイルを [SharePoint] に保存し、ドキュメント テンプレートを [SharePoint] ドキュメント ライブラリに格納できます。
必要条件
次の表に、開始する前に準備が整っている必要のある前提条件を示します。
カテゴリ |
前提条件 |
|---|---|
バージョン |
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 以降 |
関連するコンフィギュレーションタスク |
ドキュメント管理を有効化します。詳細については、「ドキュメント管理のコンフィギュレーション」を参照してください。 |
他の製品 |
Windows SharePoint このトピックの手順を完了する前に、一つ以上のドキュメント ライブラリへのアクセス権を作成または付与します。詳細については、「SharePoint のドキュメント ライブラリの計画」を参照してください。 |
1.SharePoint サイトに対する認証のタイプの指定
Microsoft Dynamics Ax から SharePoint 内のドキュメントを扱うには、Microsoft Dynamics Ax が統合する各 SharePoint サイトの認証タイプを指定する必要があります。この場合、認証は Microsoft Dynamics Ax ユーザーが SharePoint サイトへアクセスするためのアクセス許可を持っているか判断するプロセスを参照します。
SharePoint のサイトに対する認証タイプを指定するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
[追加] をクリックします。
SharePoint サイトの URL を入力します。
SharePoint サイトの認証タイプを選択します。以下の表の情報を使用して、どの認証のタイプが最適か判断します。
タイプ
目的
Windows
SharePoint サーバーがローカル ネットワークにある場合は、このオプションを選択します。
SharePoint Online
SharePoint サーバーがクラウドにある場合は、このオプションを選択します。
2.SharePoint ドキュメント ライブラリのドキュメント タイプの作成
SharePoint に添付ファイルまたはテンプレートを保存する前に、次の種類のドキュメントのためのドキュメント タイプを作成する必要があります。
ドキュメント添付ファイル – これらはMicrosoft Dynamics Ax レコードに添付および SharePoint ドキュメント ライブラリに保存する、ユーザーのコンピューターに保存されているドキュメントです。
ドキュメント テンプレート – これらは販売注文の処理などの様々な業務プロセスを実行するためにしばしば再利用する、設定済みのテンプレートです。
SharePoint のドキュメント タイプを作成するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント タイプ をクリックします。
[新規] をクリックし、次に以下の情報を入力します。
ドキュメント添付ファイル用
フィールド
値
クラス
ファイルの添付
グループ
ファイル
保管場所
SharePoint
アーカイブ ディレクトリ
このフィールドに SharePoint ドキュメント ライブラリの URL を入力します。必要な URL の部分のみが含まれていることを確認します。たとえば、URL の最後の "Allitems.aspx" は含めません。
ドキュメント テンプレート用
フィールド
値
クラス
テンプレート ライブラリ
グループ
ドキュメント
保管場所
アーカイブ ディレクトリ
アーカイブ ディレクトリ
SharePoint サイト
ドキュメント テンプレートが保管される SharePoint サイトの URL を入力します。
必要な URL の部分のみが含まれていることを確認します。たとえば、URL の最後の "Allitems.aspx" は含めません。
ドキュメント ライブラリ
テンプレートが格納されているドキュメント ライブラリを選択します。
詳細については、「ドキュメント管理のコンフィギュレーション」の「ドキュメント タイプの作成」を参照してください。
3.ドキュメントをレコードに添付し、SharePoint ドキュメント ライブラリにドキュメントを保存する
レコード管理のため、Microsoft Dynamics Ax レコードに添付するすべてのドキュメントを、SharePoint ドキュメント ライブラリにも保存する場合があります。SharePoint にドキュメントをアップロードしてからレコード添付する代わりに、SharePoint ドキュメント ライブラリにレコードの添付ファイルを保存し、同時にレコードに添付することができます。
ドキュメントをレコードに添付して、同時に SharePoint にファイルを保存するには、次の手順に従います。
ドキュメントを添付するレコードをオープンします。
[アクション ウィンドウ] で [添付ファイル] をクリックします。または、[ファイル] > [コマンド] > [ドキュメントの処理]] の順にクリックします。
[新規] をクリックし、このトピックの前半の SharePoint ドキュメント ライブラリのドキュメント タイプ作成の手順 2 で作成済みの、ドキュメント添付ファイルのドキュメント タイプ名を選択します。
添付するファイルの場所を参照し、[開く] をクリックします。
4.SharePoint ライブラリへのドキュメント テンプレートの保存およびテンプレートの有効化
テンプレートを使用する前に、SharePoint ライブラリにテンプレートを保存し、[ドキュメント タイプ] フォームでテンプレートを有効にします。
SharePoint にドキュメント テンプレートを保存するには、次の手順に従います。
作成済みのドキュメント テンプレートを開きます。ドキュメント テンプレートをまだ作成していない場合は、「キー タスク : Office アドインを使用して Word テンプレートを作成および使用します」または「キー タスク : Office アドインを使用して Excel テンプレートを作成および共有します」を参照してください。
SharePoint ドキュメント ライブラリにテンプレートを保存します。
ドキュメント テンプレートを有効化するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント タイプ をクリックします。
このトピックの前半の「SharePoint ドキュメント ライブラリのドキュメント タイプの作成」で作成した、ドキュメント テンプレートのドキュメント タイプを選択します。
"ドキュメント テンプレート"クイックタブで、[同期] をクリックします。
有効化するテンプレートを選択し、[有効化] をクリックします。