ドキュメント管理のコンフィギュレーション
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
このトピックでは、ドキュメント管理を初めてコンフィギュレーションする方法を説明します。レコードへメモ、ドキュメント、またはドキュメントの参照を添付するために、ドキュメント管理 (ドキュメント処理とも言われる) を使用できます。また、Microsoft Dynamics の Office アドイン を使用して、ドキュメント管理を統合し、Microsoft Dynamics Ax のデータを使用する Microsoft Word と Microsoft Excel のドキュメントまたはドキュメント テンプレートを作成できます。
次の図は、ドキュメント管理をコンフィギュレーションする方法を示します。番号は、このトピックの後の手順に対応します。
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1.ドキュメント管理の有効化
レコードにドキュメントを関連付けるか、レコードからドキュメントを生成することができるようにするには、ドキュメント管理機能を有効化してから、特定のテーブルのドキュメント管理を有効化する必要があります。
ドキュメント管理を有効化するには、次の手順に従います。
[ファイル] > [ツール] > [オプション] の順にクリックします。
[一般] 領域で、[その他] クイックタブを展開します。
[ドキュメントの処理] フィールド グループで、[文書処理が有効] チェック ボックスをオンにします。
特定のテーブルのドキュメント管理を有効化するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >有効なドキュメント テーブル をクリックします。
明細行プロパティの詳細については、「新規」を参照してください。
ドキュメント管理の有効化するテーブルの名前を選択します。
例
販売注文のドキュメント管理の有効化には、SalesTableテーブル名を選択します。
ドキュメント管理の有効化するテーブルごとに手順 2 ~ 3 を繰り返します。
2.ドキュメント アーカイブ ディレクトリの指定
Microsoft Dynamics Axのレコードにドキュメントを添付すると、指定した場所に保存されます。この場所は、アーカイブ ディレクトリと呼ばれます。設定するすべてのドキュメント タイプに1つのアーカイブ ディレクトリを指定するか、ドキュメント タイプごとに別々のアーカイブ ディレクトリを指定できます。ドキュメント タイプにアーカイブ ディレクトリを指定しない場合、ドキュメント タイプは、この手順で指定したアーカイブ ディレクトリを使用します。ドキュメント タイプにアーカイブ ディレクトリを指定する方法の詳細については、このトピックの後述の「ドキュメント タイプの作成またはインポート」を参照してください。
注意
Microsoft Dynamics AX のエンタープライズ ポータルを使用する場合、ドキュメント アーカイブに関する追加条件および制限があります。詳細については、「Set up documents for viewing in Enterprise Portal」を参照してください。
Microsoft Dynamics Ax のドキュメント アーカイブ ディレクトリの場所を指定するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
[一般] 領域で、アーカイブ ディレクトリの場所を参照します。
注意
既に指定したアーカイブ ディレクトリがあり、それを変更する場合、新しいアーカイブ ディレクトリに既存のアーカイブ ディレクトリの内容をまず移動する必要があります。詳細については、「ドキュメント管理」を参照してください。
オプション: ドキュメントが許可されているファイルの最大サイズを指定します。
フィールド
説明
データベースの最大ファイル サイズ
Microsoft Dynamics Ax データベースに保存するファイルの 最大サイズを MB で入力します。
ファイル システムの最大ファイル サイズ
アーカイブ ディレクトリの場所に保存するファイルの 最大サイズを MB で入力します。
3.ドキュメント用の番号順序の指定
ドキュメント管理を使用する前に、ドキュメントの番号順序を指定する必要があります。レコードに添付するファイルは、アーカイブ ディレクトリに保存される時に、名前が変更されます。添付ファイルのファイル名は、ドキュメントに対し設定された番号順序に従って設定されます。
ドキュメントの番号順序を指定するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
[番号順序] 領域で、参照ごとの番号順序を選択します。
探している番号順序コードが登録されていない場合、[番号順序] リスト ページで新しい番号順序コードを作成する必要があります。詳細については、「番号順序の設定」を参照してください。
4.ファイル タイプの指定
ユーザーが Microsoft Dynamics Ax にレコードを添付する、特定のファイル名拡張子を持つファイルまたはドキュメントのタイプを制御できます。
ファイル タイプを指定するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
[ファイル タイプ] 領域で、既定のファイル タイプを確認します。ユーザーがレコードに添付できないファイル タイプを削除し、ユーザーがレコードに添付できるファイル タイプを追加します。
5.オプション: Office アドインとの統合をコンフィギュレーションします。
ドキュメント管理を使用する場合、Office アドイン と統合して、Microsoft Dynamics Axの表に動的にリンクされている Excel ブックと Word ドキュメントを作成できます。この方法の特定の指示については、「Install Office Add-ins」と「Microsoft Office アドインの統合を設定する」を参照してください。
6.ドキュメント タイプの作成またはインポート
ドキュメント管理に必要なドキュメント タイプは、レコードに添付するドキュメントを分類するために使用されます。添付解除されたドキュメントを作成すると、これらのコンテンツ タイプの 1 つがそのドキュメントに割り当てられます。ワークフローを設定している場合、ドキュメント タイプを使用して、ドキュメントを適切なユーザーまたは作業項目キューにルーティングします。
既定で、"注記" と "ファイル" のドキュメント タイプを使用できます。
.gif "Dn636897.collapse_all(ja-jp,AX.60).gif")
ドキュメント タイプの作成
ドキュメント タイプを作成するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント タイプ をクリックします。
[新規] をクリックして、ドキュメント タイプに関する次の情報を入力します。
フィールド
説明
クラス
選択したドキュメント タイプの添付ファイルを作成するときに、ユーザーが実行するアクションを選択します。
URL の添付 – URL を使用してドキュメントに参照を添付することができます。
COM を使用して Microsoft Excel ワークシートを作成 - Excel ワークシートを作成し、選択したトランザクションのデータをコピーします。
COM を使用して Microsoft Word ドキュメントを作成 - Word 文書を作成し、選択したトランザクションからデータをコピーします。
申請書の作成 - Wordを開かずに、Word 文書を作成します。
[簡易メモ] : 参照したトランザクションに関する簡易メモを作成します。
テンプレート ライブラリ – Word または Excelを使用してテンプレート ファイルを作成し、テンプレート ライブラリにファイルを保存します。たとえば、Excelを使用して予算テンプレートを作成できます。組織の各部門は、テンプレートのコピーに予算の情報を入力します。
注意
システム管理者は、テンプレート ライブラリのサイトまたは SharePoint のドキュメント ライブラリを作成する必要があります。
グループ
ドキュメント タイプのグループを選択します。
自動保存
このチェック ボックスをオンにすると、使用後に一時ファイルが自動的にデータベースに保存されます。
一般的に、一時ファイルはMicrosoft Windows の [Temp] フォルダーに保存されます。[自動保存] をオンにすると、一時ファイルは [ファイルの場所] の一覧で指定したディレクトリに保存されます。
自動削除
このチェック ボックスをオンにすると、使用後に一時ファイルが自動的に削除されます。
一般的に、一時ファイルはWindows の [Temp] フォルダーに保存されます。
削除
[ドキュメントのみ] を選択して、ドキュメント ファイルへの参照のみを削除するか、[ドキュメントと物理ファイル]を選択して、参照および物理ファイルの両方を削除します。
確認の要求
物理ファイルを削除する前に確認を要求する場合は、このチェック ボックスをオンにします。
カテゴリ
ドキュメント タイプに関連付けるエンタープライズ ポータルドキュメント カテゴリを選択します。
ドキュメント カテゴリの詳細は、"エンタープライズ ポータル パラメーター" フォームで設定します。詳細については、「レコードへのドキュメント、メモ、または URL の関連付け」を参照してください。
アーカイブ ディレクトリ
選択したドキュメント タイプのドキュメント ファイルが保存されるディレクトリ。
このフィールドが空の場合、[ドキュメント管理パラメーター] フォームで指定されている既定のアーカイブ ディレクトリがアーカイブ ディレクトリとして使用されます。
注意
エンタープライズ ポータルを使用する場合、ドキュメント アーカイブに関する追加条件および制限があります。詳細については、「Set up documents for viewing in Enterprise Portal」を参照してください。
場所
このコンテンツ タイプのドキュメント ファイルの格納場所を選択します。次のオプションを使用できます。
アーカイブ ディレクトリ - このタイプのドキュメントは、[アーカイブ ディレクトリ] フィールドで指定されたディレクトリに保存されます。
データベース - このタイプのドキュメントはMicrosoft Dynamics Axデータベースに保存されます。
最初の場所 - このタイプのドキュメントは、そのファイルが最初にレコードに添付されたときに使用された場所に保存されます。
SharePoint – このタイプのドキュメントは SharePoint のドキュメント ライブラリに保存されます。
注意
ドキュメントをデータベースではなく共有場所に保存する場合、その共有場所に対して適切なアクセス レベルが設定されていることを確認します。
テーブルの確認
このチェック ボックスをオンにした場合、選択したドキュメント タイプは "オプション" フォームで指定したテーブルからのみ使用できます。
既定では、標準のドキュメント タイプの "注記" と "ファイル" では、このチェック ボックスはオフになっています。
詳細については、「ドキュメント タイプを特定のテーブルに制限」を参照してください。
ドキュメント タイプのインポート
ドキュメント タイプをインポートするには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント タイプ をクリックします。
明細行プロパティの詳細については、「インポート」を参照してください。
エクスポートしたドキュメント タイプを含むファイルの場所を参照します。
インポートする前にテーブルを削除するかどうかの確認を求められた場合は、[すべてにはい] をクリックし、[OK] をクリックします。
内容を確認して [はい] をクリックします。
6a.オプション: SharePoint 用ドキュメント管理のコンフィギュレーション
ドキュメントの添付ファイルまたはドキュメント テンプレートを保存するために SharePoint のドキュメント ライブラリを使用できます。詳細については、「Microsoft SharePoint のドキュメント ライブラリを持つ Microsoft Dynamics AX ドキュメント管理の構成および使用」を参照してください。
6b.エンタープライズ ポータルを使用している場合: ドキュメント カテゴリのコンフィギュレーション
エンタープライズ ポータルで、特定のドキュメント カテゴリ、およびドキュメントを開くことができる外部ユーザーの種類を表示するモジュールまたは製品領域を選択できます。
エンタープライズ ポータルでドキュメント カテゴリをコンフィギュレーションするには、「Set up documents for viewing in Enterprise Portal」を参照してください。
7.コンテンツ タイプの指定
コンテンツ タイプは、レコードに添付されていないドキュメントを分類するために使用されます。添付解除されたドキュメントの例には、請求書、経費精算書、発注書があります。ワークフローでは、ドキュメントのコンテンツ タイプを使用して、ドキュメントを処理するために正しいユーザーや作業項目キューにルーティングします。詳細については、「ワークフロー システムのコンフィギュレーション」を参照してください。
コンテンツ タイプを作成するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント コンテンツ タイプ をクリックします。
[新規] をクリックし、コンテンツ タイプの名前と説明を入力します。
詳細については、「ドキュメント コンテンツ タイプ (フォーム)」を参照してください。
8.オプション: AIF 用ドキュメント管理の設定の指定
アプリケーション統合フレームワーク (AIF) のドキュメント サービスを使用する前に、AIF でドキュメント管理設定を指定する必要があります。AIF ドキュメント サービスは、 XML ドキュメントを送受信することで、外部システムとのデータを交換するのに使用できるクエリに基づくてサービスです。これらのドキュメントは、顧客、仕入先、または販売注文など、ビジネス エンティティを表します。
AIF でドキュメント管理設定を指定するには、次の手順に従います。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
明細行プロパティの詳細については、「AIF」を参照してください。
次のすべてのフィールドに入力します。
フィールド |
説明 |
|---|---|
ドキュメント タイプ: |
着信電子ドキュメントの注記に使用するドキュメント タイプを選択します。販売注文では、このタイプは [メモ] である必要があります。 |
ドキュメント ファイル サービス |
Web サービスのドキュメント ファイルを適切な関係者にルート指定するためのワークフローへ送信する場合は、このチェック ボックスをオンにします。 |
詳細については、「AIF Document Services」を参照してください。
次のステップ
ドキュメント管理をコンフィギュレーションした後、レコードにドキュメントを添付するか、特定のドキュメント タイプのドキュメント テンプレートを作成できます。詳細については、「注記の作成」、「ドキュメント テンプレートを作成し、ドキュメント タイプに関連付けます」または「既存の文書への参照の作成」を参照してください。
オプションで、Office アドイン との統合をセットアップする場合、Microsoft Dynamics Axの表に動的にリンクされている Excel ブックと Word ドキュメントを作成できます。詳細については、「キー タスク : Office アドインを使用して Word テンプレートを作成および使用します」または「キー タスク : Office アドインを使用して Excel テンプレートを作成および共有します」を参照してください。