ドキュメント管理
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
このトピックでは、一般的なドキュメント管理の質問に対する回答を提供します。Microsoft Dynamics Ax のドキュメント管理を使用すると、レコードにファイルを添付できます。たとえば、発注書または販売注文に PDF、Microsoft Word、または Microsoft Excel のファイルを添付できます。また、Microsoft Dynamics Ax のデータから Word と Excel テンプレートを作成できます。
ドキュメント処理とドキュメント管理の違いは何ですか。
違いはありません。両方とも同じ機能を示します。Microsoft Dynamics Ax の以前のバージョンでは、機能はドキュメント処理と呼ばれていました。新しいバージョンでは、ドキュメント管理と呼ばれます。
ドキュメント処理と印刷管理の違いは何ですか。
ドキュメント管理では、メモ、ドキュメント、および他のファイルを Microsoft Dynamics Ax に記録できます。
印刷管理では選択したレポートの印刷設定を制御することができます。印刷設定には、コピー数、印刷先、およびレポートに含めることができる多言語テキストが含まれます。詳細については、「印刷の管理」を参照してください。
ドキュメント タイプとファイル タイプの違いは何ですか。
ドキュメント タイプは、レコードに添付したドキュメント、または作成するテンプレートを分類するために使用します。ドキュメント管理システムは、さまざまなタイプのドキュメントを処理します。これらには、レター、ワークシート、およびメモが含まれます。テンプレートを作成またはレコードにドキュメントを添付する前に、[ドキュメント タイプ] フォームでドキュメント タイプをコンフィギュレーションする必要があります。詳細については、「ドキュメント管理のコンフィギュレーション」を参照してください。
ファイル タイプはドキュメントの拡張子です。たとえば、.doc、.xlsx、および .pdf はすべてファイル タイプです。
ドキュメント タイプはエクスポートまたはインポートできますか。
はい。詳細については、「ドキュメント タイプのエクスポートとインポート」を参照してください。
ドキュメント管理は Office 365 と統合されますか。
はい。ドキュメントの添付物は、インターネットやイントラネット内の任意の場所に配置でき、URL DocuType を使用して添付できます。たとえば、SharePoint Online にある Word のドキュメントをレコードに添付すると、その添付ファイルは Web バージョンの Word で開くことができます。
SharePoint で Microsoft Dynamics Ax の添付ファイルを保存できますか。
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 またはそれ以降を使用している場合にのみ可能です。詳細については、「Microsoft SharePoint のドキュメント ライブラリを持つ Microsoft Dynamics AX ドキュメント管理の構成および使用」を参照してください。
[ Microsoft Dynamics Ax のドキュメント テンプレートとして SharePoint に格納されているテンプレートを使用することはできますか。
AX 2012 R2 またはそれ以降を使用している場合にのみ可能です。詳細については、「Microsoft SharePoint のドキュメント ライブラリを持つ Microsoft Dynamics AX ドキュメント管理の構成および使用」を参照してください。
ドキュメント アーカイブを移動できますか。
はい。ただし、アーカイブ ディレクトリ フィールドで新しい場所を入力する前に、古いアーカイブから新しいアーカイブにドキュメントをコピーする必要があります。この事前措置は、既存ドキュメントに対する既存ドキュメント参照を壊さないようにするために重要です。
ドキュメント アーカイブを移動するには、次の手順に従います。
古いアーカイブから新しいアーカイブにすべてのドキュメントをコピーします。
組織管理 >設定 >ドキュメント管理 >ドキュメント管理パラメーター をクリックします。
フォームの [一般] 領域の [アーカイブ ディレクトリ] フィールドに、新しいドキュメント アーカイブのパスを入力します。
なぜドキュメント処理フォームの添付ファイル アイコンをクリックしてはいけないのですか。
添付ファイルのアイコンは、次のシナリオがすべて満たされる場合にのみ使用できます。
レコードを選択済み。
ドキュメント管理を有効化済み。詳細については、「ドキュメント管理のコンフィギュレーション」を参照してください。
レコードの添付ファイルを表示するアクセス許可がある。
どのようにドキュメント処理フォームをロックできますか。
[ドキュメント処理] フォームには、選択したレコードに添付されたドキュメントが常に一覧表示されます。[ドキュメント処理] フォームをオープンしたままで別のレコードを選択すると、フォームは更新されて、新しい開いたままのレコードに添付されたドキュメントを一覧表示します。
別のレコードを選択したときに [ドキュメント処理] フォームが更新されないようにするには、表示をロックしてフォームの情報が変更されないようにします。
[ドキュメント処理] フォームの表示をロックするには、次の手順に従います。
レコードを選択します。
[ファイル] > [コマンド] > [ドキュメント処理] の順にクリックして [ドキュメント処理] フォームをオープンします。
[機能]、[ロック] の順にクリックします。
別のレコードを選択します。ロックしたレコードのドキュメントが、"ドキュメントの処理" フォームに表示されたままになります。
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