Exchange Online でのコラボレーション

Microsoft 365 または Office 365 と Exchange Onlineは、エンド ユーザーがメールで簡単に共同作業するのに役立ついくつかの機能を提供します。

以下のセクションで説明する各機能には、異なるユーザー エクスペリエンスと機能セットがあり、ユーザーが実行する必要がある内容と組織が提供できる内容に基づいて使用する必要があります。

このトピックではこれらのコラボレーション機能を比較します。この比較は、お客様が、ユーザーに提供する機能を決定する際に役立ちます。

パブリック フォルダー

パブリック フォルダーは、共有アクセスのために設計された、情報を収集、整理してワークグループや組織内の他のユーザーと共有するための容易かつ効果的な方法です。

パブリック フォルダーは、参照しやすい深い階層でコンテンツを整理します。 ユーザーは、関心がある内容や関係する内容を、その内容に関わる階層のブランチ間を移動して見つけ出します。 ユーザーは、常に Outlook のフォルダー ビューの完全な階層を参照します。 パブリック フォルダーは、配布グループのアーカイブに最適なテクノロジです。 パブリック フォルダーは、電子メールを有効にすることができ、配布グループのメンバーとして追加できます。 配布グループに送信された電子メールは、自動的にパブリック フォルダーに追加され後で参照できます。 パブリック フォルダーには簡単なドキュメント共有も用意されており、SharePoint を組織にインストールする必要はありません。 最後に、エンド ユーザーは、サポートされている Outlook クライアントである Outlook 2010 以降とOutlook on the web (旧称 Outlook Web App) でパブリック フォルダーを使用できますが、いくつかの制限があります。

詳細については、「Microsoft 365 のパブリック フォルダー」または「Office 365とExchange Online」を参照してください。

共有メールボックス

共有メールボックスは、指定された複数のユーザーが電子メール メッセージの読み取りと送信、および共通の予定表の共有にアクセスできるメールボックスです。 共有メールボックスには、顧客が会社に関する問い合わせに使用できる汎用メール アドレス (や sales@contoso.comなどinfo@contoso.com) を指定できます。 委任されたユーザーが電子メール メッセージに応答するときに、共有メールボックスに送信アクセス許可が割り当てられている場合は、メールボックス (たとえば) sales@contoso.comが実際のユーザーではなく応答しているかのように表示される可能性があります。

詳細については、「Exchange Onlineの共有メールボックス」を参照してください。

Groups

グループは、共有アドレス帳に表示される 2 人以上の受信者の集合で、配布グループとも呼ばれます。 グループ宛てに電子メール メッセージを送信すると、そのグループのメンバー全員がメッセージを受信します。 配布グループは、特定の討議テーマ (Dog Lovers など) や、頻繁な交流を必要とする共通の作業構成を共有するユーザーごとに組織できます。

詳細については、「Exchange Online の受信者」を参照してください。

使用するグループ機能の選択

次の表は、各コラボレーション機能をひと目でわかるようにまとめており、使用する機能の決定に役立ちます。

	パブリック フォルダー	共有メールボックス	Groups
グループの種類	適切なアクセス許可があれば、組織内のすべてのユーザーがそれぞれパブリック フォルダーにアクセスして検索できます。 パブリック フォルダーは、履歴または配布グループの会話の維持に最適です。	仮想 ID の代わりに作業する代理人は、その共有メールボックス ID として電子メールに応答できます。 例: support@tailspintoys.com	共通の関心または特徴を持つ受信者のグループに電子メールを送信する必要があるユーザー。
理想的なグループ サイズ	大	小1	大
Access	組織内のどのユーザーでもアクセスできます。	ユーザーに「フル」アクセス許可や「差出人を指定して送信する」アクセス許可を付与できます。 「フル」アクセス許可が付与される場合、共有メールボックスにアクセスするには、ユーザーが共有メールボックスをその Outlook プロファイルに追加する必要もあります。	配布グループでは、メンバーを手動で追加する必要があります。 動的配布グループでは、メンバーはフィルター条件に基づいて追加されます。
共有の予定表	○	はい	X
メールをユーザーの個人の受信トレイで受信	その必要はありません。 Emailパブリック フォルダーに到着します。	その必要はありません。 Email共有メールボックスの受信トレイに到着します。	はい。 メールは配布グループ メンバーの受信トレイで受信します。
サポートされるクライアント	Outlook 2010 以降 Outlook on the web	Outlook 2010 以降 Outlook on the web	Outlook 2010 以降 Outlook on the web

注:

¹ ワークロードによっては、理想的なグループ サイズが非常に小さい場合があります (25 以下)。 複数のユーザーが同時に共有メールボックスにアクセスする必要がある場合は、他のオプションのいずれかを検討してください。