概要: パブリック フォルダーをMicrosoft 365 グループに移行する必要がある、または移行しない必要がある理由。
この記事では、パブリック フォルダーとMicrosoft 365 グループの比較と、一方または一方がorganizationに最適なソリューションである可能性がある方法について説明します。 パブリック フォルダーは、Exchange と同じほどの歴史がありますが、グループは最近導入されたものです。 この記事では、一部またはすべてのパブリック フォルダーをグループに移行する場合の各手順の働きと、その手順を順番に解説している記事へのリンクを紹介します。
パブリック フォルダーとは?
パブリック フォルダー にはさまざまな種類のデータが含まれており、階層構造で編成されています。
パブリック フォルダーは、次の状況では推奨されません。
データのアーカイブ。 メールボックスの上限が設定されているユーザーは、データをアーカイブするために、メールボックスの代わりにパブリック フォルダーを使用する場合があります。 こうした方法は、パブリック フォルダーの記憶域に影響し、メールボックスの制限の目的が損なわれるため、お勧めしません。
ドキュメントの共有およびコラボレーション。 パブリック フォルダーは、バージョン管理、制御されたチェックインおよびチェックアウト機能、コンテンツの変更の自動通知などのドキュメント管理機能を提供しません。
Microsoft 365 グループとは
Microsoft 365 グループを使用すると、共同作業を行うユーザーのセットを選択し、共有するリソースのコレクションを簡単に設定できます。 グループにメンバーを追加すると、そのメンバーに、グループが提供するツールおよびリソースにアクセスするためのアクセス許可が自動的に付与されるため、それらのリソースに対してアクセス許可を手動で割り当てる必要はありません。 グループは、以前は配布リストや共有メールボックスによって処理されていたタスクに対しても、新しい、改良された使用感をもたらします。
グループの完全なストーリーについては、「Microsoft 365 グループについて学習する」を参照してください。
パブリック フォルダーをMicrosoft 365 グループに移行する必要がありますか?
Microsoft 365 グループは、Microsoft の最新のコラボレーション オファリングです。つまり、パブリック フォルダーよりも望ましいソリューションになる理由は多数あります。これは、はるかに古いテクノロジです。 たとえば、Outlook では、メールが有効なパブリック フォルダーをグループに完全に置き換えることができます。 パブリック フォルダーよりもMicrosoft 365 グループが適切に機能するすべてのシナリオの一覧をコンパイルすることは不可能ですが、次のハイライトを示します。
電子メールを使用したコラボレーション。 Outlook 内のグループには、すべての電子メールを格納でき、それらを使用してユーザーが共同作業できる、専用の 会話スペースがあります。 グループはグループ外または組織外の人からメッセージを受信するように設定することも可能です。 たとえば、現在メールが有効なパブリック フォルダーを使用してプロジェクト関連のディスカッションまたはチームの複数のメンバーに表示する必要がある発注書を格納している場合、グループの使用によって利便性が向上する可能性があります。 グループは、一群のユーザーに情報をブロードキャストする場合にも、より高い効果を発揮します。
ドキュメントを使用したコラボレーション。 Outlook では、グループには専用の [ファイル ] タブがあり、グループの SharePoint チーム サイトのすべてのファイルとメールの添付ファイルが表示されます。 すべてのファイルが 1 つのビューに表示されるため、パブリック フォルダーのように検索する必要はありません。 共同編集も容易になります。 複数の人が使用する前提でファイルの格納にパブリック フォルダーを使用している場合は、グループへの移行を検討してください。
共有の予定表。 すべてのグループは作成時に共有の予定表を取得します。 グループのメンバーは誰でもその予定表にイベントを作成できます。 お気に入りのグループがある場合、そのグループの予定表を個人の予定表と並べて表示できます。 グループのイベントの配信を受け取ることも可能で、その場合はグループ内に作成されたイベントが個人の予定表に表示されます。 スケジュールまたはタイムテーブルなど、チームの予定表をホストするためにパブリック フォルダーを使用している場合、グループを使用することで利便性が向上する可能性があります。
簡略化されたアクセス許可。 ユーザーをグループに割り当てると必要なアクセス許可がすぐに付与されるのに対して、パブリック フォルダーの場合は適切なアクセス許可を手動で割り当てる必要があります。 メンバーは、"所有者" または "メンバー" として追加できます。所有者は、グループ管理タスクを実行する機能を含め、グループ内の完全な権限を持ちます。 所有者と同様にメンバーもコンテンツの作成とファイルの編集が可能ですが、メンバーは自分で作成したものではないコンテンツを削除できません。 パブリック フォルダーのアクセス許可モデルがあまりにも圧倒的で、シンプルで迅速なものが必要な場合は、Microsoft 365 グループ方法です。
モバイルと Web のプレゼンス。 パブリック フォルダーは、モバイル デバイスからアクセスできず、Web 上の機能は限定されています。 一方、Microsoft 365 グループは Outlook モバイル アプリを介してアクセスでき、Web 上の機能のセットが豊富です。 外出が多いチームでモバイル アクセスが求められる場合、Microsoft 365 グループを使用する必要があります。
さまざまな Microsoft 365 またはOffice 365 アプリにアクセスできます。 グループを作成すると、Microsoft 365 または Office 365 スイートからさまざまなアプリへのアクセスをロック解除できます。 SharePoint チーム サイトにファイルを格納したり、Planner 上のプランでタスクを追跡したりすることができます。 Microsoft 365 グループは、Microsoft 365 または Office 365 スイート全体の要素を組み合わせたメンバーシップ サービスです。
Microsoft 365 グループは多くの利点を提供しますが、パブリック フォルダーエクスペリエンスを終了した後に気付くいくつかの大きな違いに注意する必要があります。 主な点は次のとおりです。
フォルダー階層。 パブリック フォルダーは、多くの場合、ディープ ルート階層でコンテンツを整理するために使用されますが、Microsoft 365 グループにはフラットな構造があります。 グループ内のすべてのメールが会話領域に存在し、すべてのドキュメントが [ ファイル ] タブに移動します。また、Microsoft 365 グループにサブフォルダーを作成することはできません。
細分化されたアクセス許可ロール。 パブリック フォルダーにはさまざまなアクセス許可ロールがありますが、Microsoft 365 グループでは所有者とメンバーの 2 つだけです。
グループに移行する前に、グループの作成と管理に伴うさまざまな制限を確認することもお勧めします。 詳細については、「Microsoft 365 グループについて」の「グループの管理操作方法」を参照してください。
パブリック フォルダーをMicrosoft 365 グループに移行する
Microsoft 365 グループに切り替える場合は、バッチ移行と呼ばれるプロセスを使用して、メールと予定表のコンテンツを既存のパブリック フォルダーからグループに移動できます。 バッチ移行を実行する具体的な手順は、現在パブリック フォルダー階層をホストしている Exchange のバージョンによって異なります。 この記事の最後には、バッチ移行プロセスについて説明する手順へのリンクが記載されています。
注:
メールが有効なパブリック フォルダーを特定の Microsoft 365 グループに移行すると、パブリック フォルダーに宛てられたすべてのメールがその時点でグループによって受信されます。
バッチ移行の主な利点は次のとおりです。
メールボックス レプリケーション サービス (MRS) ベースの移行。 移行プロセスは移行バッチのコマンドレットを使用します。 複数のグループへの移行は、1 つの移行バッチでまとめて実行できます。 移行プロセスを支援するために利用可能なスクリプトも用意されています。
電子メールおよび予定表パブリック フォルダーのサポート。 コピーされた電子メールと投稿はグループ会話としてグループに表示され、コピーされた予定表アイテムはグループ予定表に表示されます。 タスクや連絡先など、他のパブリック フォルダーの種類は、この移行に関して現在サポートされていません。
オンプレミスのパブリック フォルダーは、Microsoft 365 グループに直接移行できます。 この移行では、まずパブリック フォルダーを Microsoft 365 またはOffice 365に移動してから、グループに移動する必要はありません。 MRS データ コピー コマンドレットは、オンプレミス環境からパブリック フォルダー データを直接読み取り、そのデータを Microsoft 365 グループ にコピーします。 Exchange 2010 パブリック フォルダーには Outlook Anywhere エンドポイントが必要であることに注意してください。 Exchange 2013 パブリック フォルダーには、MRS プロキシ ベースのエンドポイントが必要です。
「オール オア ナッシング」の移行ではありません。 グループに移行する特定のパブリック フォルダーを選択すると、選択されたパブリック フォルダーのみが移行されます。
1 回限りのデータ コピー。 バッチ移行はソース パブリック フォルダーからターゲット グループへの 1 回限りの単純なデータ コピーとして設計されており、増分同期や終了処理の複雑さを伴いません。
パブリック フォルダーのデータをグループ内の既存のデータと結合。 データ コピーはパブリック フォルダーのコンテンツを既存のグループのコンテンツ (存在する場合) と結合します。 増分データ コピーが必要な場合は、必要な回数だけデータ コピーを実行できます。 これにより、増分データがグループにコピーされます。
バッチ移行の概要
次の手順では、パブリック フォルダーコンテンツをバッチ移行でMicrosoft 365 グループに移行する全体的なプロセスについて説明します。 具体的な詳細情報は下記の記事に記載されています。
ソースの選択:移行するパブリック フォルダーを選択します。 電子メールまたは予定表のコンテンツを含む任意のフォルダーを選択できます。
ターゲットの作成:メンバー、プライバシー設定、データ分類など、必要な構成でフォルダーに対応するグループを作成します。
データのコピー:移行バッチのコマンドレットを使用して、パブリック フォルダーからグループにデータをコピーします。
ソースのロック:グループ内のデータを確認したら、パブリック フォルダーをロックします。
本番運用開始:手順 3 と 4 の間に作成されたすべての新しいデータをコピーします。
上記の手順 1 から 3 までの間、パブリック フォルダーとそれらに対応するグループはユーザーに対してオンラインのままであることに注意してください。 手順 3 の後、グループの使用感と、グループがユーザーおよび組織に適しているかどうかに基づいて、残りの移行処理を進めるかどうかを判断できます。 移行をロールバックした時点で、パブリック フォルダーの使用を再開することができます。 移行を続行した場合は、手順 5 を完了した後で、元のパブリック フォルダーを削除できます。 移行後でも、移行プロセスからバックアップ ファイルを保存し、元のパブリック フォルダーを削除していない場合は、パブリック フォルダーにロールバックできます。
バッチ移行の前提条件とステップごとの手順
バッチ移行を実行する前に、Exchange 環境で次の前提条件が必要です。 具体的な前提条件は、現在実行している Exchange のバージョンによって異なります。
パブリック フォルダーがオンプレミスの場合、サーバーは次のいずれかのバージョンを実行している必要があります。
Exchange 2010 SP3 RU8 以降
Exchange 2013 CU15 以降
Exchange 2016 CU4 以降
パブリック フォルダーがオンプレミスの場合、Exchange ハイブリッド環境がセットアップ済みである必要があります。 詳細については、「Exchange Server のハイブリッド展開」を参照してください。
移行手順
バッチ移行の実行手順については、以下の適切なリンクを選択してください。