Exchange Onlineでのメッセージング レコード管理
注:
Microsoft 365 の情報ガバナンスのためにメールボックス コンテンツを事前に保持または削除するには、このページで説明されているメッセージング レコード管理ではなく、Microsoft Purview コンプライアンス ポータルのアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 ただし、メッセージをアーカイブ メールボックスに移動するには、引き続きメッセージング レコード管理を使用する必要があります。
メッセージング レコード管理を現在使用している場合、この以前の機能はアイテム保持ポリシーおよび保持ラベルと並行して機能し続けます。 ただし、今後はアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 それらは、Microsoft 365 全体でコンテンツの保持と削除の両方を集中管理する単一のメカニズムを提供します。
ユーザーは電子メールを毎日送受信しています。 管理せずに放置しておくと、日々作成し受信した大量の電子メールがユーザーの生産性に悪影響を与え、組織をリスクにさらす可能性があります。 そのため、多くの組織にとって電子メールのライフサイクル管理は必要不可欠です。
メッセージング レコード管理 (MRM) は、組織が電子メールのライフサイクルを管理し、電子メールに関連する法的リスクを軽減するのに役立つ、Exchange ServerおよびExchange Onlineのレコード管理テクノロジです。 MRM の導入は、次のような点で組織に役立ちます。
ビジネス要件を満たす: 組織のメッセージング ポリシーによっては、重要なメール メッセージを一定期間保持する必要がある場合があります。 たとえば、ユーザーのメールボックスには、ビジネス戦略、取引、製品開発、顧客とのやりとりに関連する重要なメッセージが含まれている可能性があります。
法的要件と規制要件を満たす: 多くの組織では、指定された期間のメッセージを格納し、その期間より古いメッセージを削除するための法的または規制上の要件があります。 必要とされるよりも長くメッセージを保存すると、組織の法的または財務上のリスクが増大する可能性があります。
ユーザーの生産性を向上させる: 管理されていないままにした場合、ユーザーのメールボックス内の電子メールの量が増え続ける場合も、その生産性に影響を与える可能性があります。 たとえば、ニュースレターの購読や自動通知は、受信した時点では役に立つかもしれませんが、ユーザーはこれらのメッセージを読んだ後で削除しないことがあります (ユーザーがこれらのメッセージを読まないこともよくあります)。 この種のメッセージの多くは、2 ～ 3 日以上保持する価値がありません。 MRM を使用してこのようなメッセージを削除すると、ユーザーのメールボックスの低優先メールを整理して、生産性の向上につなげることができます。
ストレージ管理の改善: 無料のコンシューマー電子メール サービスによる期待により、多くのユーザーは古いメッセージを長期間保持するか、削除しません。 メールボックスに大量の電子メールを持つことが一般的に行われるようになっているため、メールボックスの容量制限に基づいてユーザーに作業習慣の変更を強いることも難しくなっています。 しかし、ビジネス上の理由や法規制上の理由で要求される期間を超えてメッセージを保持した場合、ストレージ コストも増大します。
MRM では、組織の要件に最適なレコード管理ポリシーを柔軟に実装することができます。 MRM、インプレース アーカイブ、およびインプレース保持を十分に理解することで、メールボックス ストレージの管理と規制保持要件への適合に対応することができます。
MRM に関連する管理タスクをお探しですか? 「メッセージング レコード管理手順」を参照してください。
Exchange ServerとExchange Onlineの MRM
Exchange ServerとExchange Onlineでは、MRM は保持タグと保持ポリシーを使用して実現されます。 保持タグを使用して、メールボックス全体と受信トレイおよび削除済みアイテムなどの既定のメールボックス フォルダーに保持設定を適用します。 Outlook 2010 以降および Outlook on the web (旧称 Outlook Web App) ユーザーがフォルダーまたは個々のメッセージに適用するために使用できる保持タグを作成して展開することもできます。 作成した後でアイテム保持ポリシーに保持タグを追加して、ユーザーにポリシーを適用します。 管理フォルダー アシスタントは、メールボックスを処理して、ユーザーのアイテム保持ポリシー内の保持設定を適用します。 アイテム保持ポリシーの詳細については、「保持タグおよびアイテム保持ポリシー」を参照してください。
メッセージが適用可能な保持タグで指定された保存期間に到達すると、管理フォルダー アシスタントがタグで指定された保持アクションを実行します。 メッセージは完全に削除するか、または復元できる状態で削除することができます。 アーカイブがユーザーに提供されている場合、保持タグを使用してアイテムをユーザーのインプレース アーカイブに移動することもできます。
メッセージング レコード管理方法
アイテム保持ポリシーを使用すると、メールボックス全体または特定の既定フォルダーに対する基本的なメッセージ保持を実行できます。 MRM にはいつくかの展開方法がありますが、次の方法が最も一般的です。
指定した期間を過ぎてすべてのメッセージを削除する: この方法では、一定期間後にすべてのメッセージを削除する 1 つの MRM ポリシーを実装します。 この方法では、メッセージの分類はありません。 メールボックス用に単一の既定ポリシー タグ (DPT) を作成することによって、このポリシーを実装できます。 ただし、これは指定期間メッセージが保持されることを保証するものではありません。 ユーザーは保持期間に達する前にメッセージを削除できます。
アーカイブ メールボックスにメッセージを移動する: この方法では、アイテムをユーザーのアーカイブ メールボックスに移動する MRM ポリシーを実装します。 アーカイブ メールボックスは、ユーザーに追加ストレージを提供して、古くてめったにアクセスされないコンテンツを維持できるようにします。 アイテムを移動する保持タグは、 アーカイブ ポリシー とも呼ばれます。 同じアイテム保持ポリシー内で、DPT と個人タグを組み合わせてアイテムを移動し、DPT、RPT、および個人タグを組み合わせてアイテムを削除できます。 アーカイブ ポリシーの詳細については、次を参照してください。
Exchange Server 2016: インプレース アーカイブ
Exchange Online: Exchange Onlineでメールボックスをアーカイブする
注:
Exchange ハイブリッド展開では、オンプレミスのプライマリ メールボックス用のクラウド ベースのアーカイブ メールボックスを有効にすることができます。 オンプレミスのメールボックスにアーカイブ ポリシーを割り当てると、アイテムはクラウド ベースのアーカイブに移動されます。 アーカイブ メールボックスにアイテムが移動される場合、オンプレミスのメールボックスにアイテムのコピーは保持されません。 オンプレミスのメールボックスを保持の対象にすると、アイテムはこれまで通りアーカイブ ポリシーによってクラウド ベースのアーカイブ メールボックスに移動され、保持として指定された期間保持されます。
フォルダーの場所に基づいてメッセージを削除する: この方法では、電子メールの場所に基づいて MRM ポリシーを実装します。 たとえば、受信トレイ内のメッセージを 1 年間保持し、迷惑メール フォルダー内のメッセージを 60 日間保持するように指定できます。 このポリシーを実装するには、構成する既定フォルダーごとにアイテム保持ポリシー タグ (RPT) を組み合わせて使用し、メールボックス全体に DPT を使用します。 DPT は、RPT が適用されないすべてのカスタム フォルダーとすべての既定フォルダーに適用されます。
注:
Exchange Serverでは、予定表フォルダーとタスク フォルダーの RPT を作成できます。 これらのフォルダーまたは他の既定フォルダー内のアイテムを期限切れにしない場合、その既定フォルダーに無効な保持タグを作成できます。
ユーザーによるメッセージの分類を許可する: この戦略では、すべてのメッセージのベースライン保持設定を含む MRM ポリシーを実装しますが、ユーザーはビジネス要件または規制要件に基づいてメッセージを分類できます。 このケースでは、ユーザーがレコード管理の重要な役割を担います (多くの場合、ユーザーがメッセージの保持の価値を最もよく理解しています)。
長い期間または短い期間保持する必要があるメッセージに対して、ユーザーがさまざまな保持設定を適用できます。 このポリシーは、次の組み合わせを使用して実装できます。
メールボックス用の DPT
ユーザーがカスタム フォルダーまたは個別メッセージに適用できる個人タグ
(省略可) 特定の既定フォルダー内のアイテムを期限切れにする追加の RPT
たとえば、保持期間の短い個人タグ (2 日、1 週間、または 1 ヶ月など) の他に、保持期間の長い個人タグ (1 年、2 年、5 年など) を含むアイテム保持ポリシーを使用できます。 ユーザーは、受信してから数日内に価値がなくなるニュースレターなどのアイテムに保持期間の短い個人タグを適用し、ビジネス価値の高いアイテムを保持する場合には、保持期間の長いタグの適用することができます。 また、Outlook の受信トレイのルールを使用すると、ルール条件に一致するメッセージに個人タグを自動的に適用するようにもできます。
電子情報開示の目的でメッセージを保持する: この方法では、指定した期間が経過した後にメールボックスからメッセージを削除する MRM ポリシーを実装しますが、メッセージがユーザーまたは別のプロセスによって削除された場合でも、イン プレース電子情報開示 のために [回復可能なアイテム] フォルダーに保持します。
保持ポリシーと インプレース ホールドと訴訟ホールド または訴訟ホールドの組み合わせを使用して、この要件を満たすことができます。 アイテム保持ポリシーでは、指定期間後にメールボックスからメッセージを削除します。 時間ベースのIn-Place保留または訴訟ホールドは、その期間より前に削除または変更されたメッセージを保持します。 たとえば、メッセージを 7 年間保持するには、7 年間でメッセージを削除する DPT と、7 年間メッセージを保持するための訴訟ホールドを使用してアイテム保持ポリシーを作成できます。 ユーザーが削除しないメッセージは、7 年後に削除されます。7 年間前にユーザーが削除したメッセージは、7 年間回復可能なアイテム フォルダーに保持されます。 このフォルダーの詳細については、Exchange Onlineの回復可能なアイテム フォルダーに関するページを参照してください。
必要に応じて、RPT と個人タグを使用して、ユーザーがメールボックスをクリーンアップできるようにすることができます。 ただし、インプレース保持と訴訟ホールドでは、保持期限が切れるまで、削除されたメッセージが保持されます。
注:
時間ベースのインプレース保持や訴訟ホールドは Exchange 2010 で ローリング法的情報保留 と呼ばれていたものに似ています。 ローリング法的情報保留は、メールボックス データベースまたは個別メールボックス用に削除されたアイテム保持期間を構成することによって実装されました。 ただし、削除されたアイテムの保持は、削除された日付に基づいて、削除および変更されたアイテムを保持します。 インプレース保持と訴訟ホールドでは、受信または作成された日付に基づいてアイテムを保持します。 これにより、少なくとも指定された期間、メッセージは確実に保持されます。