共有予定表が代理人のオンライン アーカイブ フォルダーに表示される

現象

以下のシナリオについて考えてみます。

• ユーザー A とユーザー B の両方が Microsoft Exchange Online にメールボックスを持っています。

• ユーザー A にユーザー B のメールボックスへの代理人アクセス権を付与します。

• ユーザー A のメールボックスには、既定のポリシー タグ (DPT) を適用してメールボックス全体をアーカイブする Microsoft messaging レコード管理 (MRM) アイテム保持ポリシーがあります。

• ユーザー A の Microsoft Outlook クライアントでは、予定表の 共有機能が強化 有効になっています。

  注: 共有予定表の機能強化は、Outlook のすべての最新バージョンと、Outlook for Microsoft 365 のすべてのチャネルで既定で有効になっています。

このシナリオでは、ユーザー A の Outlook クライアントに次の情報が表示されることがあります。

• ユーザー A の Online Archive フォルダー内のユーザー B のアーカイブされた共有予定表。

• My Calendars または Shared Calendars の下の次のフォルダー。

  <User B's calendar name> - Online Archive - <User A's email address>

  注: Outlook デスクトップ クライアントと Outlook on the web にのみ、オンライン アーカイブ フォルダーが表示されます。 MRM は、DPT 保有期間に基づいて共有予定表アイテムをアーカイブします。

原因

保持期間が経過すると、MRM は、次の両方の条件が満たされている場合に、代理人のメールボックス内にある共有予定表フォルダー ( 個人用予定表 と 共有予定表に一覧表示されているものを含む) をアーカイブします。

• Outlook では、共有予定表の機能強化が有効になっています。

• MRM アイテム保持ポリシーは、DPT を適用してメールボックス全体をアーカイブします。

注: 共有予定表への代理人アクセスを取り消した場合、MRM は、代理人のオンライン アーカイブ メールボックスからアーカイブされた共有予定表を削除しません。

回避策

この問題を回避するには、次のオプションから選択します。

• 共有予定表アイテムがアーカイブされないようにするには、次のいずれかの方法を使用します。

  • 代理人のメールボックス全体をアーカイブする既定の MRM アイテム保持ポリシーの割り当てを解除します。 ただし、この方法は、組織のメールボックスの保持要件と互換性がない可能性があります。

  • Outlook で共有予定表の機能強化を無効にします。 ただし、この方法では、 同期などの重要な予定表機能が無効になり、Outlook の全体的なパフォーマンスが低下します。 また、従来の共有予定表モデルには新しい機能は追加されません。

  注: 共有予定表アイテムが既にアーカイブされている場合、MRM ポリシーを削除したり、共有予定表の機能強化を無効にしたりしても、アーカイブされた共有予定表アイテムやアーカイブされた共有予定表フォルダーは削除されません。

• Outlook の代理人のオンライン アーカイブ フォルダーに表示される共有予定表を非表示にするには、次の手順に従います。

  注

  次の手順を使用するには、代理人のメールボックスの所有者であるか、代理人に対するフル アクセス許可を持っている必要があります。 Outlook デスクトップ クライアントがインストールされている Microsoft Windows コンピューターと、代理人のメールボックスの Outlook プロファイルで手順を実行します。

  1. File>account>Outlook をチェックして、Outlook のインストールが 32 ビット版か 64 ビット バージョンかを判断します。

  2. Outlook のインストールに合わせて、最新の 32 ビットまたは 64 ビット MFCMAPI リリースをダウンロードして展開します。

     重要

     MFCMAPI エディターはサポートされていますが、それを使用してメールボックスの設定を変更するときは注意してください。 MFCMAPI エディターを誤って使用すると、メールボックスが永続的に破損する可能性があります。

  3. Outlook が閉じられていることを確認し、 MFCMapi.exe実行します。 MFCMAPI のスタートアップ画面が表示されたら、それを閉じます。

  4. Session> を選択して、Choose Profile ウィンドウを開きます。

  5. 代理人のメールボックスの Outlook プロファイルを選択し、 OK を選択します。

  6. オンライン アーカイブ ストアを開くには、 Online Archive をダブルクリックします。

  7. 左側のウィンドウで、 Root Container>Top of Information Store>Calendar を展開し、共有予定表フォルダーを選択します。

  8. 右側のウィンドウで、PR_ATTR_HIDDEN プロパティをダブルクリックして Property エディター ウィンドウを開きます。

  9. [ Boolean ] チェック ボックスをオンにし、[ OKを選択します。

     注: 追加の予定表を非表示にする必要がある場合は、各予定表に対して手順 9 から 11 を繰り返します。

  10. すべての MFCMAPI ウィンドウを閉じて、アプリケーションを終了します。

  11. Outlook を起動し、代理人のオンライン アーカイブ フォルダーに共有予定表が表示されなくなったことを確認します。