Microsoft 365 ソリューションを使用して契約を管理する

  • [アーティクル]

この記事では、Microsoft 365 のMicrosoft Syntexとコンポーネントを使用して、organizationのコントラクト管理ソリューションを作成する方法について説明します。 独自のビジネス ニーズに合ったソリューションを計画および作成するのに役立つフレームワークが提供されます。 このソリューションは契約管理について説明しますが、作業明細書や請求書など、他のドキュメント管理ソリューションを作成するように調整できます。



ビジネス上の問題を特定する

契約管理システムを計画する最初の手順は、解決しようとしている問題を理解することです。 このソリューションでは、次の 4 つの重要な問題に対処する必要があります。

  • コントラクトを識別します。 organizationは、請求書、契約、作業明細書など、多くのドキュメントで機能します。 電子メールで送信されるデジタル資産もあれば、従来のメールを通じて送信される紙の資産もあります。 他のすべてのドキュメントからすべての顧客契約を識別し、そのように分類する方法が必要です。

  • 契約承認の履歴を追跡します。 organizationには、契約が承認されているか拒否されているか、支払いが処理されているかどうかを確認するための信頼性の高い方法が必要です。

  • 契約の承認を管理するサイト。 organizationは、必要なすべての利害関係者が契約を簡単に確認できるコラボレーション サイトを設定する必要があります。 利害関係者は、必要に応じて契約全体を確認できる必要がありますが、主に各コントラクトのいくつかの主要なフィールド (顧客名、PO 番号、合計コストなど) を確認する必要があります。 利害関係者は、受信した契約を簡単に承認または拒否できる必要があります。

  • レビューされたコントラクトをルーティングします。 承認されたコントラクトと拒否されたコントラクトは、特定のワークフローを介してルーティングする必要があります。 承認された契約は、支払処理のためにパートナー アプリケーションにルーティングする必要があります。 拒否された契約は、追加のレビューのためにルーティングする必要があります。

ソリューションの概要

Syntex、SharePoint リスト、Teams、Power Automate を使用したソリューションの図。

このコントラクト管理ソリューション ガイダンスには、Microsoft 365 の 4 つのコンポーネントが含まれています。

  • Microsoft Syntex: コントラクト ファイルを識別して分類し、適切なデータを抽出するモデルを作成します。

  • Microsoft SharePoint リスト: 最新の SharePoint リストで使用できる書式設定を使用して、ビジネス向けの形式でコントラクトを表示します。

  • Microsoft Teams: Teams チャネルの機能と関連するタブを使用して、関係者が契約を確認および管理できるようにします。

  • Power Automate: フローを使用して、承認プロセスを通じて契約をガイドし、支払いのためにサード パーティのアプリケーションに誘導します。

すべてのしくみ

ドキュメントのアップロード、データの抽出、関係者への通知、契約の承認または拒否を行うワークフローを示すソリューションの図。

  1. ドキュメントは SharePoint ドキュメント ライブラリにアップロードされます。 Syntex 非構造化ドキュメント処理モデルがドキュメント ライブラリに適用されました。 各ファイルが、検索するようにトレーニングされた "コントラクト" コンテンツ タイプと一致するかどうかを確認します。 一致するものが見つかると、ファイルが "コントラクト" として分類され、ドキュメントのコンテンツ タイプが更新されます。

  2. また、このモデルでは、 顧客、 請負業者、 料金の金額など、関係者が関心を持つ各コントラクト ファイルから特定のデータもプルされます。

    次のページは、モデルが識別するようにトレーニングされているコントラクトの例です。

    コントラクトの例。

  3. Microsoft Teams では、すべての利害関係者は、ドキュメント ライブラリ内のすべてのコントラクトが承認または拒否のために表示されるセキュリティで保護された Teams チャネルのメンバーです。 Teams 機能を使用すると、新しい契約をレビューする必要があるときにすべての関係者に通知されます。

  4. Power Automate を使用すると、Teams チャネルの承認プロセスを通じてコントラクトが移動されます。 メンバーが契約を承認すると、契約の状態が承認済みに変更され、すべてのメンバーが Teams の投稿を通じて通知され、契約が支払いの準備ができていることを示す行項目が作成されます。 このプロセスを拡張して、支払いのためにサードパーティの金融アプリケーションに直接書き込むことができます。

  5. メンバーが契約を拒否すると、状態が拒否に変更され、すべてのメンバーが Teams の投稿を通じて通知されます。

  6. このソリューションの最終的な結果は、organizationの自動化されたビジネス プロセスです。 従業員は、Teams のカスタム タイル ビューを簡単に使用して、ドキュメントの承認ワークフローを開始および監視できます。

    [コントラクト] タブ。

ライセンスの要件

このソリューションは、次の機能に依存しています。すべての機能は、Microsoft 365 Enterprise (E1、E3、E5、F3) または Business (Basic、Standard、または Premium) ライセンスの一部として利用できます。

  • Microsoft Syntex
  • Microsoft Teams
  • Power Automate

Syntex の使用方法について説明します

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ソリューションを作成する

次のセクションでは、コントラクト管理ソリューションを構成する方法について詳しく説明します。 次の 3 つの手順に分かれています。