ホワイトボード コンテンツは OneDrive と Azure に保存されます。 OneDrive は、すべての新しいホワイトボードの既定のストレージです。 Azure で最初に作成されたホワイトボードと、Surface Hub または Microsoft Teams Rooms デバイスで開始されたホワイトボードは、Azure に保存されます。
データを管理するには、まず Whiteboard が organization で有効になっていることを確認する必要があります。 詳細については、「 Whiteboard へのアクセスを管理する」を参照してください。
Azure Storage の概要
注:
次の情報は、Azure に保存されているホワイトボードに適用されます。
Whiteboard は現在、コンテンツを Azure に安全に格納します。 国/地域や、Whiteboard が新しいコンテンツの保存をそれらの場所に切り替えた時期によって、データは異なる場所に保存される場合があります。 新しいデータが作成される場所をチェックするには、「Microsoft 365 サービス データの場所」を参照してください。
Azure のコンテンツでは、データ損失防止 (DLP)、電子情報開示、アイテム保持ポリシー、および同様の機能はサポートされていません。 このコンテンツは、 Whiteboard PowerShell コマンドレットを使用して管理できます。 最終的には、Azure に保存されているホワイトボードを OneDrive に移行するか、削除する必要があります。
ユーザー アカウントが Azure で削除された場合
ユーザーのアカウントが Azure で削除されたときにホワイトボードが保存される方法を変更しています。 変更の前に、削除されたユーザー アカウントが所有するホワイトボードも削除されました。 ただし、他のユーザーと共有されていたホワイトボードは削除されませんでした。
注:
OneDrive に保存されているホワイトボードは、OneDrive の他のコンテンツと同様に扱われます。 詳細については、「 削除されたユーザーの OneDrive 保持期間を設定する」を参照してください。
2022 年 6 月 1 日以降、Azure でのホワイトボードの動作が変更されました。 他のユーザーと共有されているホワイトボードはすべて削除されます。
削除されたユーザーのホワイトボードを保持する場合は、アカウントを削除する 前に 所有権を譲渡できます。 1 つのホワイトボードまたはすべてのホワイトボードを別のユーザーに転送できます。
すべてのホワイトボードを転送するには、次の手順に従います。
ユーザー アカウントを削除する方法の詳細については、「organization からユーザーを削除する」を参照してください。
削除プロセスまたはスクリプトがこの変更を処理するようにします。 ホワイトボードが削除されても問題ない場合は、操作は必要ありません。
OneDrive ストレージの概要
ホワイトボードは、ホワイトボードを開始したユーザーの OneDrive フォルダーに作成されます。 SharePoint はまだサポートされていません。 このプロセスは、スタンドアロンの Whiteboard アプリケーション、Microsoft Teams 会議、チャット、チャネルで作成されたすべてのホワイトボードに適用されます。 唯一の例外は、Surface Hub から開始したホワイトボードは Azure に保存されることですが、今後 OneDrive に移行される予定です。
この変更を実装すると、OneDrive がプロビジョニングされていないユーザーは新しいホワイトボードを作成できなくなります。 ただし、以前に作成したボードを編集することはできます。 また、OneDrive を持つ他のユーザーが共有しているホワイトボードで共同作業を行うこともできます。
平均的なホワイトボードのサイズは 50 KB から 1 MB で、OneDrive コンテンツが置かれる場所に配置できます。 organization のデータが保存されている場所をチェックするには、「Microsoft 365 サービス データの場所」を参照してください。 次に、OneDrive の場所を確認します。
OneDrive ストレージのコントロール
Whiteboard データは、既存の OneDrive コントロールを使用して管理できます。 詳細については、「 企業向け OneDrive ガイド」を参照してください。
既存の OneDrive ツールを使用して、一般データ保護規則 (GDPR) のデータ件名要求 (DSR) を満たすことができます。 以前の変更をすべてファイルから削除するには、ファイル全体を削除する必要があります。
ホワイトボード ファイルは、OneDrive の他のコンテンツと同じ方法で移動できます。 ただし、共有リンクとアクセス許可は移動しない可能性があります。
現在サポートされているデータ コントロール:
- アイテム保持ポリシー
- Quota
- 訴訟ホールド
- DLP
- 基本的な電子情報開示 - .whiteboard ファイルは、作成者の OneDrive にファイルとして保存されます。 キーワード (keyword)およびファイルの種類の検索用にインデックスが作成されます。
今後のリリースで予定されているデータ コントロール:
- 秘密度ラベル
- 分析
- その他の電子情報開示サポート
ユーザーが退職したときにホワイトボードを転送する
以前のユーザーの OneDrive ファイル (.whiteboard ファイルなど) を保持するには、まず自分自身に OneDrive へのアクセス権を付与してから、保持するファイルを移動します。
- 管理センターで、[ユーザー]>[アクティブ ユーザー] ページの順に移動します。
- ユーザーを選択します。
- ユーザー プロパティ ページで、[ OneDrive] を選択します。 [ファイルへのアクセス] で、[ファイルへのリンクの作成] を選択します。
- リンクを選択してファイルの場所を開きます。
- 移動するファイルまたはフォルダーを選択し、[ 移動先] を選択します。
以前のユーザーのコンテンツの保持の詳細については、以下を参照してください。 手順 5 - 別のユーザーに OneDrive と Outlook データへのアクセス権を付与する - Microsoft 365 管理者
移動したホワイトボードを管理する
新しい所有者の OneDrive に .whiteboard ファイルが表示されたら、ファイルを開いたり、編集したり、名前を変更したり、削除したりすることができます。
- office.com を開き、アプリ起動ツールで [OneDrive] を選択します。
- 左側のナビゲーション ウィンドウで、[My Files] を選択します。
- Whiteboards という名前のフォルダーを開きます。
- ファイルのリストで、移動したファイルを選択し、[ ... ] ボタンを選択して、名前の変更、削除、およびその他のオプションを表示します。
監査
OneDrive に保存されているホワイトボード ファイルは、作成、変更、共有、および削除アクティビティのファイル監査ログ アクティビティに含まれます。 ファイル アクティビティの詳細については、「 監査ログ アクティビティ - Microsoft Purview」を参照してください。