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Smartsheet シート Microsoft 365 Copilot コネクタをデプロイする

Smartsheet シート Microsoft 365 Copilot コネクタを使用すると、organizationで Smartsheet のシート コンテンツにインデックスを付け、Microsoft 365 Copilotや Microsoft Search エクスペリエンスで検出可能で実用的になります。 この記事では、Smartsheet シート コネクタをデプロイしてカスタマイズする手順について説明します。

前提条件

コネクタをデプロイする前に、次の前提条件を満たしていることを確認してください。

  • 管理ロール: organizationの Microsoft 365 テナントの検索管理者である必要があります。
  • Smartsheet インスタンスリージョン: organizationの Smartsheet インスタンスのリージョンを知る必要があります。
  • Smartsheet アカウント: 公開されたコンテンツとメタデータにアクセスするには、システム 管理ユーザーの Smartsheet シート アクセス トークンが必要です。

コネクタをデプロイする

organizationの Smartsheet シート コネクタを追加するには:

  1. Microsoft 365 管理センターの左側のウィンドウで、[Copilot>Connectors] を選択します。
  2. [ ギャラリー ] タブを選択します。
  3. 使用可能なコネクタの一覧から [ Smartsheet シート] を選択します。

表示名を設定する

Copilot 応答で関連付けられているファイルまたは項目をユーザーが簡単に認識できるようにする表示名を選択します。 既定の名前をそのまま使用することも、カスタマイズすることもできます。

Smartsheet Sheet インスタンスリージョンを設定する

Smartsheet シートリージョンは、データに正しくアクセスして更新するために不可欠です。 リージョンに対応する URL を入力します。

  • ヨーロッパ以外: https://api.smartsheet.com
  • ヨーロッパ: https://api.smartsheet.eu

認証の種類を選択する

コネクタでは、API アクセス トークンを使用した Smartsheet Basic Authentication がサポートされています。

  • API アクセス トークン所有者の電子メール アドレス: API アクセス トークン所有者のメール アドレスを入力します (システム 管理である必要があります)。
  • API トークン: Smartsheet から生成された API トークン値を入力します。
    • トークンを生成するには、Smartsheet で [個人用設定>API Access] に移動します。
    • 詳細については、「 API キーの生成」を参照してください。

ロールアウト

完全なロールアウトの前に接続を検証するには、[ 制限された対象ユーザーにロールアウト する] を選択し、ステージングされたデプロイのユーザーまたはグループを指定します。 詳細については、「 Copilot コネクタの段階的ロールアウト」を参照してください。

[ 作成] を 選択してコネクタをデプロイします。 Smartsheet シート コネクタは、コンテンツのインデックス作成をすぐに開始します。

次の表に、コネクタが適用する既定値を示します。

Setting 既定値
アクセス許可 データ ソース内のコンテンツにアクセスできるユーザーのみ。
ID のマップ Microsoft Entra ID を使用してマップされたデータ ソース ID。
増分クロール 15 分ごと。
フル クロール 毎日。

これらの値をカスタマイズするには、[ カスタム セットアップ] を選択します。

接続を作成したら、Microsoft 365 管理センターの [コネクタ] セクションで状態を確認できます。

設定のカスタマイズ (省略可能)

Smartsheet シート コネクタの設定をカスタマイズできます。

ユーザー設定をカスタマイズする

アクセス許可

コネクタでは、次の 2 つのアクセス オプションがサポートされています。

  • すべてのユーザー: すべてのユーザーの検索結果にインデックス付きデータが表示されます。
  • このデータ ソースへのアクセス権を持つユーザーのみ (推奨): インデックス付きデータは、Smartsheet でアクセスできるユーザーにのみ表示されます。

ID のマッピング

[このデータ ソースにアクセスできるユーザーのみ] を選択した場合は、ID をマップする必要があります。

  • Microsoft Entra ID: Smartsheet ユーザーの電子メール ID が、Microsoft Entra IDのユーザーのユーザー プリンシパル名 (UPN) または電子メールと同じである場合は、このオプションを選択します。
  • Microsoft Entra ID以外: ID が異なる場合は、このオプションを選択します。 カスタム マッピング式を指定できます。 詳細については、「 Entra 以外の ID をマップする」を参照してください。

コンテンツ設定をカスタマイズする

データをフィルター処理する

コンテンツのインデックスを作成する時間範囲を選択できます。 選択した範囲内の 最終変更日時 を持つコンテンツのみがインデックス付けされます。

注:

[すべての時間] を選択すると、コンテンツの量が多い場合にパフォーマンスが影響を受ける可能性があります。

プロパティの管理

使用可能なプロパティの表示、スキーマ属性の割り当て (検索可能、クエリ可能、取得可能、絞り込み可能)、セマンティック ラベルの変更、エイリアスの追加を行うことができます。 次の表に、既定でインデックスが作成されるデータ型を示します。

プロパティ 説明 Behaviors
Content シートの内容。 検索
CreatedAt アイテムが作成された日付と時刻。 クエリ、取得
CreatedBy アイテムを作成したユーザーの名前。 クエリ、取得、検索
HasAttachment アイテムに添付ファイルがあるかどうか。 クエリ、取得
Id アイテムの一意識別子。 クエリ、取得
ModifiedAt アイテムが最後に変更された日時。 クエリ、取得
Name ファイル名。 クエリ、取得、検索
SheetPermaLink アイテムのターゲット URL。 クエリ、取得、検索
Title Copilot に表示される項目のタイトル。 クエリ、取得、検索
WorkspaceName ワークスペースの名前。 クエリ、取得、検索

同期間隔をカスタマイズする

データ更新のニーズに合わせてクロールの頻度を調整できます。 既定値は次のとおりです。

  • フル クロール: 毎日
  • 増分クロール: 15 分ごとに

詳細については、「 同期設定のガイドライン」を参照してください。

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