Power Automate で承認ワークフローを作成してテストする

Power Automate では、SharePoint、Dynamics 365、Salesforce、OneDrive for Business、Zendesk、WordPress など、複数のサービスにわたりドキュメントやプロセスの承認を管理できます。

承認ワークフローを作成するには、承認 - 開始して承認を待機 アクションを任意のフローに追加します。 このアクションを追加すると、フローでドキュメントまたはプロセスの承認を管理できるようになります。 たとえば、請求書、作業指示書、販売見積もりを承認するドキュメントの承認フローを作成できます。 また、休暇申請、残業、出張計画を承認するプロセスの承認フローを作成することもできます。

承認者は、メールの受信トレイ、Power Automate の承認センター、Power Automate アプリから要求に応答できます。

承認フローの作成

作成してテストするフローの概要は次のとおりです。

フローを承認します。

フローは次の手順を実行します。

  1. ユーザーが SharePoint Online のリストで休暇申請を作成すると、開始されます。
  2. 休暇申請を承認センターに追加し、承認者にメールで送信します。
  3. 休暇を申請したユーザーに、承認者の決定をメールで送信します。
  4. SharePoint Online リストを承認者の決定コメントで更新します。

Tip

Power Automate での SharePoint の使用について詳しくは、SharePoint のドキュメントを参照してください。

Important

必ず SharePoint セキュリティのベスト プラクティス および組織のベスト プラクティスに従って、環境が安全を確保してください。 セキュリティはこの記事の範囲外です。

前提条件

このチュートリアルを完了するには、以下が必要となります。

  • Power Automate.
  • SharePoint Online リスト。
  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザーアカウント。

Note

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail など、その他のサービスを使用することもできます。 SharePoint 2010 を使用している場合は、「SharePoint 2010 ワークフローの廃止」を参照してください

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。 後で、このリストを使用して休暇の承認を要求します。

SharePoint Online リストで次の列を作成します。

種類
タイトル 1 行テキスト
開始日 日付と時間
終了日 日付と時間
コメント 1 行テキスト
承認済 はい/いいえ
マネージャー コメント 1 行テキスト

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。 後で SharePoint - 項目が作成されたとき のトリガーを構成するときに、この項目が必要になります。

自動化したクラウド フローを作成する

  1. Power Automate にサインインします。
  2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、マイ フロー を選択します。
  3. 左上のメニューで、新しいフロー > 自動化したクラウド フロー を選択します。

トリガーの追加

  1. フローに名前を付けます。
  2. フローのトリガーを選択してください で、項目が作成されたとき - SharePoint を選択し、次に 作成 を選択します。
  3. 項目が作成されたとき カードで、先ほど作成した SharePoint リストの サイト アドレスリスト名 を選択します。

サイト アドレスリスト名 は、このチュートリアルで以前にメモした項目です。

SharePoint 情報。

プロファイル アクションの追加

  1. 新しいステップ を選択し、次に アクションの選択 の検索ボックスに プロファイル と入力します。

  2. Office 365 ユーザー を選択します。

  3. 自分のプロファイルを取得する (V2) アクションを検索して選択します。

    プロファイルを検索します。

  4. フローに含めるフィールドをプロファイルから選択し、作成 を選択して、これまでに行った作業を保存します。

承認アクションの追加

  1. 新しいステップ を選択します。

  2. アクションの選択 の検索ボックスに 承認 と入力します。

  3. 開始して承認を待機 アクションを選択します。

    承認アクションの選択。

  4. 開始して承認を待機 カードを必要に応じて構成します。

    Note

    承認の種類タイトル割り当て先 フィールドは必須です。 Markdown を使用して 詳細 フィールドの書式を設定することができます。

    開始を構成して承認を待つ。

Note

このアクションにより、担当者 ボックスのメール アドレスに承認要求が送信されます。

シナリオで必要な場合は、承認要求にファイルを添付して、Microsoft Dataverse を使用することができます。

条件を追加する

  1. 新しいステップ を選択し、次にアクション リストの 条件 を選択します。

  2. 条件 カードで、左側の 値の選択 を選択します。

    動的な値の一覧が表示されます。

  3. 動的な値の一覧から 応答承認者の応答 を選択します。

    応答トークンの選択。

  4. 右側の 値の選択 ボックスを選択し、ボックスに 承認 と入力します。

    Note

    承認 - 承認を開始 アクションに対する有効な応答は "承認" と "却下" です。 これらの応答は、大文字小文字を区別します。

  5. これで、条件 カードは次のように表示されます。

    条件カードのビュー。

承認にメール アクションを追加する

休暇申請が承認された場合にメールを送信するには、次のステップに従います。

  1. 条件の はいの場合 の分岐で、アクションの追加 を選択します。

    新しいステップの追加。

  2. アクションの選択 カードの検索ボックスに 電子メールの送信 と入力します。

  3. メールの送信 (V2) アクションを選択します。

    電子メールの送信アクションの選択。

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    Note

    宛先件名本文 は必須です。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。

    電子メールの送信 (V2) カードの 本文 ボックスで、承認 - 承認を開始 アクションの コメント トークンを使用します。

承認されたメールのテンプレートを構成します。

承認された要求の更新アクションを追加する

  1. はいの場合 の分岐で アクションの追加 を選択します。

  2. アクションの選択 カードの検索ボックスに SharePoint と入力し、SharePoint をフィルターで選択します。次に アイテムの更新 アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する。

  3. アイテムの更新 カードを必要に応じて構成します。

Note

サイト アドレスリスト名ID、および タイトル は必須です。

アイテムの更新の構成。

却下のメール アクションを追加する

  1. いいえの場合 の分岐で アクションの追加 を選択します。

  2. アクションの選択 カードの検索ボックスに 送信 と入力し、Office 365 Outlook を選択してアクションをフィルター処理します。次に 電子メールの送信 (V2) - Office 365 Outlook アクションを選択します。

    電子メールの送信アクションの選択。

  3. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。

却下された要求の構成。

却下された要求に更新アクションを追加する

  1. アクションの追加 を選択します。

  2. アクションの選択 カードの検索ボックスに 更新 と入力し、次に アイテムの更新 - SharePoint アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する。

  3. カードを必要に応じて構成します。

Note

サイト アドレスリスト名ID、および タイトル は必須です。

アイテム カードの更新。

  1. 行った作業を保存するには 保存 を選択します。

ステップに従っている場合、フローは次のスクリーン ショットのようになります。

完成したフロー。

これでフローが作成されました。テストしてみましょう。

フローをテストするための承認を要求する

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。

この要求を保存した後、フローがトリガーされ、次の処理が行われます。

  1. 承認センターで要求を作成します。
  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。

長期にわたる承認の作成

フローが 30 日以上実行される可能性が高い場合は、Microsoft Dataverse に承認を保存することを検討してください。 これにより、元のフローの実行がタイムアウトした後でも、承認要求への応答に基づいて動作するフローを作成できます。

これを行うには、2 つのフローを使用します。1 つは承認要求を送信するフローです。もう 1 つは、承認の作成 (v2) アクションに基づいて、承認要求への応答でビジネス ロジックを実行するフローです。 詳細については、長期にわたる承認を参照してください。

Tip

最新のメール クライアントを使用している場合、要求が引き続き必要かどうかを気にする必要はありません。これは、Power Automate によって承認要求が完了していることを示すようにメールが自動的に更新されるためです。

承認要求を取り消す

場合によっては、送信した承認要求を取り消す必要があります。 要求に誤りがあったり、必要がなくなったりした場合です。 どちらの場合も、要求を送信したユーザーは、次の手順に従って取り消すことができます。

  1. 承認の選択
  2. サイド ウィンドウで 承認の取り消し を選択します。

Tip

履歴 タブを選択すると、取り消した承認要求を表示できます。

Note

取り消し機能は、承認の作成 (v2) アクションでサポートされています。

ゲスト ユーザーからの承認の要求

組織外のユーザーに承認要求を送信できます。 これを行うには、Azure Active Directory (Azure AD) ゲスト ユーザーを使用して、他のテナントのユーザーをゲストとして招待します。

ゲストにロールを割り当てると、承認プロセスに参加するために必要なアクセス許可がゲストに付与されます。

フローの作成とテストが終了しました。他のユーザーにフローの使用方法を知らせます。

詳細情報

Note

ドキュメントの言語設定についてお聞かせください。 簡単な調査を行います。 (この調査は英語です)

この調査には約 7 分かかります。 個人データは収集されません (プライバシー ステートメント)。