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Power Automate での承認ワークフローを作成し、テストします

Power Automate では、SharePoint、Dynamics 365、Salesforce、職場や学校用 OneDrive、Zendesk、WordPress など、複数のサービスにわたりドキュメントやプロセスの承認を管理できます。

承認ワークフローを作成するには、承認 - 承認を開始および待機 アクションを任意のフローに追加します。 このアクションを追加すると、フローでドキュメントまたはプロセスの承認を管理できるようになります。 たとえば、請求書、作業指示書または販売見積りを承認する、ドキュメントの承認フローを作成できます。 また、休暇申請、超過作業時間、出張計画を承認する、プロセスの承認フローを作成することもできます。

承認者は、Power Automate または Power Automate アプリの承認センターにある電子メールの受信ボックスから要求に返信することができます。

承認フローの作成

ここで、作成と、テストをするフローの概要を次に示します: この例では、SharePoint Online をトリガーとして使用していますが、他の任意のトリガーを使用して承認フローを開始することができます。

承認フローの概要のスクリーンショット。

フローでは次の手順を実行します:

  1. 誰かが SharePoint Online リストで休暇申請を作成したときに開始されます。

  2. 休暇申請を承認センターに追加し、それを承認者に電子メールで送信します。

  3. 休暇を申請したユーザーに、承認者の決定内容を含む電子メールを送信します。

  4. SharePoint Online リストを事前承認者の決定とコメントによって更新します。

SharePoint で Power Automate を使用する方法の詳細については、 SharePoint のドキュメントを参照してください。

重要

常に SharePoint セキュリティのベスト プラクティス と組織のベスト プラクティスに従って、環境のセキュリティを確保してください。 セキュリティはこの記事の範囲外です。

前提条件

このチュートリアルを使用するには、次にアクセスする必要があります。

  • Power Automate
  • SharePoint Online リスト。
  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザーアカウント。

注意

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail など、その他のサービスを使用することもできます。 SharePoint 2010 を使用している場合、SharePoint 2010 ワークフローの廃止 を参照してください

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。 後で、このリストを使用して休暇の承認を要求します。

SharePoint Online リストで次の列を作成します:

Column タイプ
肩書き 1 行テキスト
開始日 日付と時間
終了日 日付と時間
コメント 1 行のテキスト
Approved はい/いいえ
マネージャーコメント 1 行のテキスト

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。 後で SharePoint - 項目が作成されたときのトリガーを構成する際に、この項目が必要になります。

自動化したクラウド フローを作成する

以下の手順に従って、自動クラウドフローを作成します。

  1. Power Automate にサインインします。
  2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、マイ フローを選択します。
  3. コマンド バーで、新しいフロー>自動化したクラウド フローを選択します。
  4. 自分のフローに名前を付けます。
  5. フローのトリガーを選択してくださいで、項目が作成されたとき - SharePoint を選択し、次に作成を選択します。
  6. フローのトリガーを構成するにアクセスします。

フローのトリガーを構成する

フローを作成する場合、最初のステップはトリガーの構成です。 トリガーは、特定のイベントが発生したときにフローを開始します。 Power Automate では、新しいデザイナーまたはクラシックデザイナーのいずれかを使用してクラウドフローを構成できます。 手順はどちらのデザイナーでも似ています。 事例付きの詳細は、新しいデザイナーとクラシックなデザイナーの違いを見分けるをご参照ください。

  1. ここでは、自動化されたクラウド フローを作成している必要があります。

  2. 新しいデザイナー: アイテムが作成されたとき カードを選択して、左側の構成ウィンドウを開きます。

    クラシック デザイナー: アイテムが作成されたときカードを選択して、アイテムが作成されたときカードを展開します。

  3. 先ほど作成した SharePoint リストのサイト アドレスリスト名を選択します。

    サイト アドレスリスト名前提条件セクションの SharePoint Online のリストで作成した項目です。

    新しいデザイナー クラシック デザイナー
    新しいデザイナーでの SharePoint サイト情報の選択を示すスクリーンショット。 クラシック デザイナーでの SharePoint サイト情報の選択を示すスクリーンショット。
  4. 構成ペインの右上隅にある (<<) を選択して、構成ペインを閉じます。

  5. プロファイル アクションの追加に移動します。

プロファイル アクションの追加

以下の手順に従って、フローにプロフィール アクションを追加します。 このアクションにより、承認要求で使用できるユーザーのプロファイル情報が取得されます。

  1. 自動化されたクラウド フローを作成し、フロー トリガーを構成したことを確認します。

  2. + を選択し、アクションの追加の検索フィールドに プロファイル と入力します。

  3. Office 365 ユーザーで、自分のプロファイルを取得する (V2)を選択します。

    新しいデザイナーでプロファイル アクションを検索する方法を示すスクリーンショット。

  4. 詳細パラメーター ドロップダウン メニューで、 フィールドの選択 チェックボックスにチェックを入れ、ペインの空白の領域を選択します。

  5. フィールドの選択 フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択します。

  6. プロファイルから、フローに含めるフィールドを選択します。

    探している項目がフィールドに表示されない場合は、さらに表示 を選択して、追加のフィールドを表示します。

  7. プロファイルからさらにフィールドを追加するには、前の 2 つの手順を繰り返します。

  8. 構成ペインの右上隅にある (<<) を選択して、構成ペインを閉じます。

  9. 承認アクションの追加に移動します。

承認アクションの追加

以下の手順に従って、フローに承認アクションを追加します。

  1. これらの手順は、次の順序で実行してください。

  2. 下のデザイナーで、自分のプロファイルを取得する (V2) カードで + を選択します。

  3. アクションの追加 検索フィールドに 承認 と入力します。

  4. 標準の承認で、開始して承認を待つのアクションを選択します。 新しいデザイナーで承認アクションを選択する方法を示すスクリーンショット。

  5. 承認の種類 ドロップダウン メニューで、値を選択します。

    また、カスタム値の入力を選択することで、独自の値を作成することもできます。

  6. タイトル フィールドで、承認リクエストのタイトルを入力します。

  7. 割り当て先 フィールドに、要求を承認するユーザーの電子メール アドレスを入力します。

    このアクションを実行すると、割り当て先フィールド内の電子メール アドレスに承認要求が送信されます。

  8. 詳細 フィールドで、休暇申請について説明します。 休暇を申請した人からの開始日や終了日などの情報を含めることができます。

    この例では、次の手順を実行します:

    1. 詳細 フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択します。

    2. 休暇を申請した人の値を選択します。 これにより、詳細フィールドに値が挿入されます。

    3. 挿入した値の横にある詳細フィールドに、次の日程で休暇を取りたいのように入力します 。

    4. 稲妻アイコンを選択し、休暇申請の開始日の値を選択します。

    5. 挿入した値の横にある詳細フィールドに、終了日を入力します 。

    6. 稲妻アイコンを選択し、休暇申請の終了日の値を選択します。

      詳細 フィールドは、次の例のようになります: <requestor><start date> から <end date> まで休暇の取得を希望する。

      (オプション) Markdown を使用して詳細フィールドの書式を設定することができます。

    新しいデザイナーで [開始して承認を待機] カードを構成する方法を示すスクリーンショット。

  9. 構成ペインの右上隅にある (<<) を選択して、構成ペインを閉じます。

  10. 承認に電子メール アクションを追加するにアクセスします。

承認に電子メール アクションを追加する

休暇申請が承認された場合にメールを送信するには、次のステップに従います。

  1. これらの手順は、次の順序で実行してください。

  2. 開始して承認を待機カードの配下にある、プラス記号 (+) を選択し、条件アクションを追加します。

  3. アクションの追加 検索フィールドに 条件 と入力します。

  4. コントロール配下で、条件を選択します。

  5. パラメータ タブで、最初の 値の選択 フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択します。

  6. 応答承認者の応答の値を選択します。

    期待する回答が表示されない場合は、ドロップ ダウンメニューのタイトルバーで さらに表示するを選択し、追加の値を表示します。

  7. 次のフィールドで、ドロップダウン メニューから次と等しいを選択します。

  8. もう一方の値の選択フィールドに承認​​と入力します。

    新しいデザイナーで条件を追加する方法を示すスクリーンショット。

  9. 構成ペインの右上隅にある (<<) を選択して、構成ペインを閉じます。

  10. デザイナーで、True の分岐のプラス記号を選択します。

  11. アクションの追加 検索フィールドに メールの送信 と入力します。

  12. Office 365 Outlook 配下で、電子メールの送信 (V2) を選択します。

    パラメータ タブが表示されます。 このカードは、休暇申請の状態が変化した際に送信される電子メールのテンプレートです。

  13. 宛先 フィールドに、休暇申請者のメールアドレスを入力します。

  14. 件名 フィールドに、電子メールの件名を入力します。 この例では、休暇申請が承認されましたを件名としています。

  15. 本文フィールドに、電子メールのメッセージを入力します。

    1. メールに表示する標準テキストを入力します (休暇申請の承認者など)。

    2. 休暇申請を承認した人の名前を挿入するには:

      1. 本文フィールドの名前を表示したい位置にカーソルを置き、稲妻のアイコンを選択します。
      2. ドロップダウン メニューから、動的な値を選択します。 次の例では、応答承認者名の動的な値を使用します。
    3. (オプション)承認者からのコメントを挿入するには、次のようにします。

      1. 承認者のコメントと入力します。
      2. 本文フィールドのコメントを表示したい位置にカーソルを置き、稲妻のアイコンを選択します。
      3. ドロップダウンメニューから動的な値を選択します。 次の例では、応答のコメントの動的な値を使用します。

      新しいデザイナーで電子メールを構成する方法を示すスクリーンショット。

  16. 構成ペインの右上隅にある (<<) を選択して、構成ペインを閉じます。

  17. 承認された要求の更新アクションを追加するに移動します。

承認された要求の更新アクションを追加する

次の手順に従って、承認された要求のアクションを更新します。

  1. 次の手順を実行したことを確認します。

  2. メールの送信 (V2) カードの下の True 分岐で、+ を選択します。

  3. アクションの追加 検索フィールドに SharePoint の更新と入力します。

  4. SharePoint 配下で、アイテムの更新を選択します。

    新しいデザイナーで SharePoint アイテムの更新アクション (true の場合) を選択する方法を示すスクリーンショット。

  5. アイテムの更新カードを必要に応じて構成します。

    サイト アドレスリスト名IDタイトル フィールドは必須です。

    新しいデザイナーでの更新品目構成を示すスクリーンショット。

  6. 構成ペインの右上隅にある (>>) を選択して、構成ペインを閉じます。

  7. 却下にメール アクションを追加するに移動します。

却下に電子メール アクションを追加する

休暇申請が却下された場合に電子メールを送信するには、次のステップに従います。

  1. これらの手順は、次の順序で実行してください。
  1. false 分岐で + を選択します。

  2. アクションの追加カードの検索ボックスに送信と入力します。

  3. Office 365 Outlookメールを送信する (V2) アクションを選択して、アクションをフィルターします。

    新しいデザイナーで、却下された要求に対してメールの送信アクションを選択する方法を示すスクリーンショット。

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。

新しいデザイナーで拒否された要求メールの構成を示すスクリーンショット。

  1. 却下された要求に更新アクションを追加するに移動します。

却下された要求に更新アクションを追加する

次の手順に従って、拒否された要求のアクションを更新します。

  1. これらの手順は、次の順序で実行してください。
  1. メールの送信 (v2) カードの下の False 分岐で、+ を選択します。

  2. アクションの選択カードの検索ボックスに項目の更新と入力し、SharePoint項目の更新アクションを選択します。

    新しいデザイナーで、拒否されたリクエストに対して SharePoint の更新品目アクションを選択する方法を示すスクリーンショット。

  3. カードを必要に応じて構成します。

サイト アドレスリスト名IDタイトル フィールドは必須です。

新しいデザイナーで却下された要求に対する更新項目の構成を示すスクリーンショット。

  1. 保存を選択して作業内容を保存します。

    以上の手順に従うと、フローは次のスクリーンショットのようになります:

    新しいデザイナーで完成したフローを示すスクリーンショット。

  2. 以上でフローが作成されたので、テストしてみましょう。 承認をリクエストするフローのテストに進みます。

承認を求めるフローのテスト

このチュートリアルのセクションを完了すると、休暇申請の承認を要求するフローが作成されました。 これで、フローをテストして、期待どおりに動作することを確認できます。

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。

この要求を保存した後、フローがトリガーされ、次の処理が行われます。

  1. 承認センターで要求を作成します。
  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。

ご報告: 休暇申請の承認を要求するフローを作成し、テストしました。 これで、このフローを使用して、組織内の休暇申請を管理できるようになりました。

長期にわたる承認の作成

フローが 30 日以上続く可能性がある場合は、承認を Microsoft Dataverse に保存します。 これにより、元のフロー実行がタイム アウトした後でも、承認要求に対する応答で動作するフローを作成できます。

これを行うには、2 つのフローを使用します。1 つは承認要求を送信し、もう 1 つは 承認の作成 (v2) アクションに基づいて承認要求への応答に対しビジネス ロジックを実行するフローです。

チップ

最新の電子メール クライアントを使用している場合、要求が引き続き必要かどうかを気にする必要はありません。これは、Power Automate によって承認要求が完了していることを示すように電子メールが自動的に更新されるためです。

承認依頼のキャンセル

場合によっては、送信した承認要求を取り消す必要があります。 要求に誤りがあったり、必要がなくなったりした場合です。 要求を送信したユーザーは、次の手順に従って取り消すことができます。

取り消し機能は、承認の作成 (v2) アクションでサポートされています。

  1. 左側のナビゲーション ウィンドウで、承認を選択します。

  2. 送信 タブで、承認要求を見つけて選択します。

  3. ページ上部にある キャンセル を選択します。

    要求を取り消すかどうかを確認するように求められる場合があります。

チップ

履歴 タブを選択して、取り消した承認要求を表示できます。

ゲスト ユーザーからの承認の要求

組織外のユーザーに承認要求を送信できます。 これを行うには、Microsoft Entra ゲスト ユーザーを使用して、他のテナントのユーザーをゲストとして招待します。

ゲストにロールを割り当てると、承認プロセスに参加するために必要なアクセス許可がゲストに付与されます。

以上でフローの作成およびテストが終了したので、フローの使い方を他のユーザーに周知してください。