この記事では、新しいドキュメント (請求書) が SharePoint ドキュメント ライブラリに追加されたときの承認フローを作成する方法と、そのドキュメントを承認依頼に添付する方法について説明します。
承認プロセスでは、新しい請求書が SharePoint ライブラリに追加されるたびに、その内容を確認するユーザーを求める依頼が送信されます。 依頼が承認されると、請求書ファイルはフォルダーに移動されます。
このチュートリアルを完了するには、次の手順を実行します。
2 つのフォルダを作成します。例えば、受領した請求書そして確認済みの請求書などです。
新しいファイルの承認を開始して、別のフォルダーに移動する テンプレートに移動します。 このテンプレートは、SharePoint ドキュメント ライブラリの承認プロセスを設定するように構成されたフローを提供します。 一覧表示されているすべての接続に緑色のチェックが付いていることを確認してから、続行を選択します。
フローが作成されたら、これらの項目を構成します。
サイト アドレス - トリガー カードで、あなたのリストを含む SharePoint サイトを選択します。 SharePoint サイトがリストに表示されない場合は、SharePoint サイトの URL を入力します。
フォルダー ID: - 承認を得て確認する受信ファイルを配置するフォルダーを選択します。
ファイルの作成カードに、前と同じサイト アドレスを入力して、承認後にファイルを移動するフォルダーを選択します。
ファイルの削除カードで、前と同じサイト アドレスを入力します。 このアクションにより、ファイルが承認されて新しいフォルダーにコピーされると、最初のフォルダーからファイルが削除されます。
承認の開始アクションを、ファイルを添付できる別の承認アクションに置き換えます。
承認の開始アクションをフローから削除します。
以前は承認アクションがあった場所で、縦線を選択して新しいアクションを追加します。
検索し、開始して承認を待機を選択します。
承認の種類として、承認/拒否 – 最初に応答を選択します。
承認依頼にタイトルを付けてから、承認者に割り当てます。 自分が承認者になることもできます。
高度なオプションを表示を選択してから、添付ファイル名 – 1 を選択します。
右側にフローティング パネルが開き、SharePoint トリガーから取得できるすべてのデータが表示されます。
ファイル名を選択します。
添付ファイル コンテンツ – 1 を選択してから、ファイル コンテンツを選択します。
条件カードを展開し、左側のテキスト ボックスで結果を選択します。
このようにして、承認者が依頼を承認すると、ファイルを 2 番目のフォルダーにコピーするアクションが実行されます。
フローの構成が完了しました。 次に、フローをテストします。
右上の保存ボタンを選択します。
フロー チェッカーから警告メッセージが表示される場合があります。 無視してかまいません。
フローが保存されたら、テスト ボタンを選択します。
トリガー アクションを選択するを選択し、保存してテストするを選択します。
Power Automate は、フローがテスト モードになっていることを通知します。 その場合は、新しいファイルを以前に指定した SharePoint ドキュメント ライブラリの受信ファイル フォルダーに追加します。
これで、フローが実行されていることがわかります。
これで、承認を割り当てた人は、様々な場所で承認依頼を受け取り、承認または拒否することができます。 確認するファイルは、簡単に参照できるように承認依頼に添付されています。
メールで
メールが正しく表示されない場合は、Outlook アプリに最新の更新プログラムが適用されていることを確認するか、または Web バージョンの Outlook を使用してください。
Power Automate のアクション アイテムの承認セクションで
依頼が承認または拒否されると、フローの実行が続行されます。 依頼が承認された場合、受信フォルダーに配置したファイルは別のフォルダーに移動されます。
ご報告: これで、承認機能を使用してフローを正常に実行できました。 基本を理解したので、このフローの上に構築して、特定のビジネス ニーズに合わせて調整することができます。
次の手順
- 承認フロー を作成する