Microsoft Copilot Studio エージェントを使用して、SAP などのエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムで、サプライヤーからの注文確認と未処理の購買発注書とのエンドツーエンドの照合を自動化します。
このアプローチにより、調達組織は、受信注文の受信確認の大部分を自動的に確認しながら、本物の不一致のみをレビューのために調達スペシャリストにルーティングできます。 マルチエージェント システムは、受信確認データを抽出し、それをレコードの発注書と比較し、許容範囲ルールを適用して、手動による介入を最小限に抑えて確認結果を ERP システムに書き戻します。
Tip
この記事では、シナリオの例と、Microsoft Copilot Studioと SAP を使用して調達注文確認照合を自動化する方法を視覚的に表現します。 このソリューションは、さまざまなシナリオや業界で使用できる一般化されたサンプル アーキテクチャです。 この記事は、ベスト プラクティスに特化しています。
アーキテクチャ ダイアグラム
Workflow
このアーキテクチャでは、注文確認照合ワークフローが自動化されます。
受信確認の受信: サプライヤーは、共有メールボックスや電子データ交換 (EDI) フィードなどの監視対象チャネルを介して到着した注文確認 (注文確認) を、1 つ以上の発注書の確認の詳細と共に送信します。 注文確認応答を取得するための Power Automate のクラウド フロー トリガー。
受信確認ストレージ: クラウド フロー Power Automate、受信注文の受信確認を Dataverse に保存します。
トリガー: Dataverse のトリガーを使用する Power Automate クラウド フローは、オーケストレーター エージェントを開始します。 注文確認が Dataverse に保存されると、フローが実行されます。
フィールド抽出: Copilot Studioに組み込まれている抽出エージェントは、確認を読み取り、キー フィールド (発注書番号、品目、数量、価格、数量単位、確認済み出荷日) を一貫した内部スキーマに正規化します。
発注書の取得: オーケストレーター エージェントは、キーとして発注書番号を使用して、SAP コネクタを介して SAP から対応する発注書を取得します。
照合と検証: 一致するエージェントは、数量、価格、日付、およびその他の構成済みフィールドをまたいで、注文書明細行に対する確認を行ごとに比較します。 エージェントは、完全一致要件、ビジネス定義の許容範囲、またはその両方の組み合わせを含めることができる組織の一致条件を適用して、注文を自動的に確認できるかどうかを判断します。
自動確認: 受信確認が許容範囲内で一致すると、エージェントは注文を確認し、結果を SAP に自動的に書き戻します。人間の関与はありません。
例外エスカレーション: 不一致が検出されると、エージェントはMicrosoft Teamsを通じて調達スペシャリストにエスカレートされます。 エージェントは、ユーザーが例外をすばやく解決できるように、受信確認、発注書、および特定の相違点を提供します。
ログと監査: Microsoft Dataverseは、確認かエスカレーションかに関係なく、すべての結果を記録し、レポートと継続的な改善のための統合された監査証跡と例外追跡レイヤーを提供します。
コンポーネント
これらのサービスとテクノロジは、注文確認の取り込み、受信確認データの抽出、SAP での発注書との照合、一致する注文の確認、例外のエスカレートと追跡を行います。
| Component | アーキテクチャでのロール |
|---|---|
| コピロット スタジオ | マルチエージェント システムをホストします。 オーケストレーター エージェントは、特殊な抽出エージェントと照合エージェントを調整し、許容ルールを管理し、自律的な確認と人間のエスカレーションの間で決定します。 |
| SAP ERP | 発注書のレコードシステムとして機能します。 エージェントは、発注書データを取得し、SAP コネクタを介して確認済み注文を書き戻します。 |
| Power Automate のクラウドフロー | 受信チャネルで新しい受信確認を検出し、エージェント ネットワークをトリガーします。 コネクタは、電子メールまたは EDI ソースと SAP への統合ポイントを提供します。 |
| Dataverse | 受信注文の受信確認の信頼できるソースとして使用され、状態ベースのオーケストレーションを有効にします。 状態、監査ログ、例外追跡レイヤーを提供し、レポートとガバナンスのすべての確認とエスカレーションの統一された記録を提供します。 |
| Microsoft Teams | 例外のエスカレーションと通知を調達スペシャリストに送信し、迅速な解決に向けて、確認応答、発注書、および具体的な差異を提示します。 |
| Microsoft Entra ID | エージェントの SAP および Dataverse に対する読み取りおよび書き込み操作の最小特権サービス アカウントを含む、ID とアクセス制御を提供します。 |
シナリオの詳細
このユース ケースは、手動作業を最小限に抑えながら ERP システムに対するサプライヤー注文確認を確認するための信頼性の高い自動化された監査可能なプロセスを構築するためのエンタープライズ アプローチに基づいています。
ビジネスの課題
大規模に購入する組織は、大量のサプライヤー注文確認を受け取ります。 従来、これらの確認書の相当数は人手で確認・入力されていました。調達担当者は各確認書を開き、SAPで対応する発注書を見つけて、数量、価格、日付を目視で照合します。
この手動プロセスは遅く、コストがかかり、エラーが発生しやすくなります。 成長に伴ってスケーリングが不十分になり、熟練した調達スタッフを例外処理ではなく繰り返しチェックに結び付け、リージョンやサプライヤーの形式間で一貫して一致と許容ルールを適用することが困難になります。
ソリューション
調達注文の受信確認処理を自動化するマルチエージェント アーキテクチャをCopilot Studioに実装します。 このソリューションでは、特殊なエージェントを使用して受信確認データを抽出し、SAP から発注書を取得し、ビジネス定義の照合条件を適用し、受信確認を自動的に確認できるかどうか、または人間によるレビューを必要とするかどうかを判断します。
このアーキテクチャでは、エージェントオーケストレーション、SAP 統合、Power Automateクラウド フロー、Dataverse ベースの追跡を組み合わせて、信頼性の高い監査可能なプロセスを作成します。 調達スペシャリストは例外に重点を置き、定期的な受信確認は自動的に処理されます。
主な機能:
- 受信確認の取り込みと処理を自動化します。
- 形式をまたいでサプライヤーの受信確認を正規化します。
- 完全一致の要件や構成可能な許容範囲など、組織の一致条件を適用して、発注書に対する受信確認を検証します。
- 例外案件を調達スペシャリストに報告します。
- ガバナンスとレポートの監査証跡を維持します。
結果: このパターンを使用すると、組織はほとんどの注文確認を手動処理からストレートスルー処理に移行できます。これにより、調達スペシャリストは定期的なチェックではなく例外に集中できます。 このアプローチでは、財務や販売などのドメイン内の大量のドキュメント駆動型プロセスに対して再利用可能なブループリントが提供されます。
Considerations
これらの考慮事項は、ワークロードの品質を向上させる一連の基本原則である Power Platform Well-Architected の柱を実行します。 詳細については、Microsoft Power Platform Well-Architected を参照してください。
Reliability
エラーの分離: 抽出エラー、一致エラー、および SAP 統合の問題を個別に処理して、失敗した受信確認がバッチの残りの部分をブロックしないようにします。
べき等処理: 発注書番号と受信確認識別子を使用して重複を検出してスキップし、メッセージが再配信された場合に確認が繰り返されないようにします。
フォールバック メカニズム: 確認が失われないように、自動的に処理できない受信確認を人間の例外キューにルーティングします。
二重層ログ: Dataverse で結果を記録し、失敗した場合にセカンダリ通知を送信します。そのため、ログ記録手順が失敗しても例外は表示されたままです。
セキュリティ
アクセス制御: 取り込みチャネル、Dataverse テーブル、および SAP サービス アカウントを承認された ID のみに制限します。
最小特権: エージェントに発注書への読み取りアクセス権を付与し、必要な注文確認操作にのみ書き込みアクセス権を付与します。
データ保護: 商業的に機微な価格情報を含む場合がある確認応答データを安全に処理し、転送時および保存時に機密性の高いフィールドを保護します。
コンプライアンス: 検証規則と監査規則を組織の財務管理およびレコード保持要件に合わせます。
オペレーショナル エクセレンス
標準化: さまざまなサプライヤー受信確認形式を 1 つの内部スキーマに正規化して、一致するロジックをシンプルかつ一貫性を保ちます。
ドキュメント: 一般的な例外の種類、サプライヤー形式の問題、および SAP 構成の変更に関する Runbook を維持します。 完全一致の要件、許容範囲、エスカレーション条件など、一致条件を文書化します。
サポート プロセス: 調達チームと IT サポート チームをトレーニングして、エージェントの実行履歴の解釈、エラーの診断、手動回復の実行を行います。
変更管理: リリース前に非運用環境で抽出、照合、および SAP マッピングへの変更を検証し、エージェントとフローの定義にソース管理を使用します。
パフォーマンス効率
スループット: 日次の大量処理に対応できるようにソリューションをサイジングし、コネクタが対応している場合は確認応答を並列に処理します。
最適化: 冗長な SAP クエリを回避するために、ベンダーや発注書の参照など、頻繁に使用される参照データをキャッシュします。
コネクタの調整: プラットフォームと SAP コネクタの制限を考慮し、ピーク時の負荷に対して Dataverse 経由のキューを導入します。
スケーラビリティ: コア マッチング フローを再設計することなく、同じオーケストレーター パターンを新しいドメインとドキュメントの種類に拡張します。
エクスペリエンスの最適化
セルフサービス: 調達スペシャリストが、IT に依存せず、エスカレートされた受信確認を直接解決して再処理できるようにします。
透明性: Dataverse を通じて処理ステータスと例外キューを可視化し、Power BI で傾向分析とパフォーマンス レポートを提供。
明確なエスカレーション: 各エスカレーションを構造化された概要 (受信確認、発注書、具体的な相違点、推奨されるアクション) と共に提示します。
ターゲット サービス レベル: ほとんどの受信確認を自動的に確認するなど、ストレートスルー ターゲットを設定し、それに対して監視します。
責任ある AI
信頼性と安全性: エージェントの出力の精度を継続的に監視し、ERP システムに影響を与える前に異常や例外を確認するために人間をループ内に保持します。
プライバシーとセキュリティ: エージェントが処理するデータが、該当するプライバシーおよびデータ処理ポリシーに準拠していることを確認します。
透明性: エージェントの決定を追跡可能にし、すべての確認とエスカレーションの監査にログを使用できるようにします。
アカウンタビリティ: 人間のループ内レビューを使用して、調達チームとの例外やエッジ ケースに対するアカウンタビリティを維持します。
貢献者達
Microsoft では、この記事を保持しています。 この記事を書いたのは、以下の寄稿者です。
主要な著者:
- ペトロス・フェレスコウラス シニア プログラム マネージャー