Outlook Voice Access ユーザーのシナリオ

 

適用先: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

トピックの最終更新日: 2007-05-07

Outlook Voice Access は Microsoft Exchange Server 2007 ユニファイド メッセージング (UM) の機能です。この機能により、ユーザーはアナログ電話、デジタル電話、または携帯電話を使用して各自のメールボックスから電子メール メッセージを取得できます。また、タッチトーンや音声コマンドを使用して、メールボックスを操作できます。

Outlook Voice Access のクイック リファレンス ガイドには、Outlook Voice Access のすべてのメニュー オプション、およびメニュー システムの操作方法が図で示されています。クイック リファレンス ガイドは、Microsoft ダウンロード センターからダウンロードできます (このサイトは英語の場合があります)。

UM が有効なユーザーが電話を使用して自分の Exchange 2007 メールボックスにアクセスすると、一連の音声プロンプトが開始されます。ユーザーは、これらの音声プロンプトに従ってユニファイド メッセージング システムの操作を行い、自分のメールボックスにアクセスすることができます。Outlook Voice Access を使用して、ユーザーは次の操作を行うことができます。

• 音声メッセージや電子メール メッセージの取得、再生、返信、作成、および転送を行う。
• 予定表情報の再生または変更を行う。
• PIN の変更などの個人オプションの変更、または個人用連絡先への通話や音声メッセージの送信を行う。

  注 :
  自動音声認識 (ASR) により、発信者は音声入力を使用してユニファイド メッセージングのメニューを操作できます。現在、ASR は英語でのみ使用できます。ただし、今後のリリースで他の言語での ASR のサポートも計画されています。ユーザーが Microsoft Office Outlook Web Access を使用して英語以外の言語を構成している場合は、システムを操作できるのはタッチトーン入力のみです。

電子メールの開封と確認

電話を使用して、未開封の電子メール メッセージの再生、返信、作成、および転送を行うことができます。たとえば、ユーザーが重要な電子メール メッセージがくることがわかっていて、インターネットにアクセスできない場合は、モバイル機器を使用して、サブスクライバ アクセス番号または Outlook Voice Access で使用されている番号にダイヤルできます。ユーザーが内線番号と PIN を入力して "電子メール" と言うと、ユニファイド メッセージング サーバーがユーザーのメールボックスにアクセスして、未開封の電子メールを読み取ります。ユニファイド メッセージング サーバーが電子メール メッセージを再生している間、ユーザーは音声で次の操作を行うことができます。

• 送信者に返信するには、"返信" と言います。
• 電子メール メッセージのすべての受信者に返信するには、"全員に返信" と言います。
• 電子メール メッセージを別のユーザーに転送するには、"転送" と言います。
• メッセージへのフラグの設定を行うには、"フラグ" と言います。
• スレッドを隠すには、"隠す" と言います。

電子メール メッセージの確認

音声ユーザー インターフェイス (VUI) を使用して電子メール メッセージを聞くには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 1 を参照)。

1. "電子メール" と言って電子メールにアクセスします。
2. ユニファイド メッセージング サーバーは、最初の未開封の電子メール メッセージの名前、件名、時刻、優先度を読み上げます。
3. ユーザーは、音声によって次のいずれかのオプションを選択できます。
   • メッセージを開封済みとしてマークし次の電子メール メッセージに進むには、"次のメッセージ" と言います。
   • メッセージを未開封のまま次のメッセージに進むには、"未開封にする" と言います。
   • メッセージの最後に移動するには、"終了" と言います。
   • メッセージを削除するには、"削除" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用して電子メール メッセージを聞くには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 2 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. ユニファイド メッセージング サーバーは、最初の未開封の電子メール メッセージの名前、件名、時刻、優先度を読み上げます。
3. ユーザーは、ボタン操作で次のいずれかのオプションを選択できます。
   • メッセージを開封済みとしてマークし次の電子メール メッセージに進むには、シャープ (#) キーを押します。
   • メッセージを未開封のまま次のメッセージに進むには、9 を押します。
   • メッセージの最後に移動するには、33 と押します。
   • メッセージを削除するには、7 を押します。

電子メール メッセージへの返信

VUI を使用して電子メール メッセージを聞き、そのメッセージに返信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 3 を参照)。

1. "電子メール" と言って電子メールにアクセスします。
2. 返信する電子メール メッセージが再生されるまで、"次のメッセージ" と繰り返し言います。
3. メッセージを聞くか、または "終了" と言ってメッセージの最後に移動します。
4. 音声によって、次のいずれかを選択します。
   • 送信者に返信するには、"返信" と言います。
   • 送信者と他のすべての受信者に返信するには、"全員に返信" と言います。
   • メッセージを別のユーザーまたはグループに転送するには、"転送" と言います。
5. 返信を録音してから、電話を切るか、黙って待機するか、または任意のキーを押します。応答メッセージを了承して送信するには、"送信" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用して電子メール メッセージを聞き、そのメッセージに返信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 4 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. 返信する電子メール メッセージが再生されるまで、# を繰り返し押します。9 を押してメッセージを未開封にします。
3. メッセージを聞くか、または 33 と押してメッセージの最後に移動します。
4. 送信者に返信するには 8 を押します。送信者と他のすべての受信者に返信するには 88 と押します。メッセージを別のユーザーやグループに転送するには 6 を押します。
5. 返信を録音し、# を押します。応答メッセージを了承して送信するには、1 を押します。

次の未開封の電子メール メッセージの確認

VUI を使用して電子メール メッセージを聞き、次の未開封のメッセージに移動するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 5 を参照)。

1. "電子メール" と言います。
2. "次の未開封" と言います。メッセージを未開封にする場合は、"未開封にする" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用して電子メール メッセージを聞き、次の未開封のメッセージに移動するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 6 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. ## と押して次の未開封メッセージを聞きます。9 を押してメッセージを未開封にします。

電子メール メッセージのフラグの設定

VUI を使用して電子メール メッセージを聞き、そのメッセージのフラグを設定するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 7 を参照)。

1. "電子メール" と言って電子メールにアクセスします。
2. フラグを設定する電子メール メッセージが再生されるまで、"次のメッセージ" と繰り返し言います。メッセージを未開封にする場合は、"未開封にする" と言います。
3. メッセージを聞くか、または "終了" と言ってメッセージの最後に移動します。
4. "フラグ" または "フラグの設定" と言って、メッセージのフラグを設定します。

タッチトーン インターフェイスを使用して電子メール メッセージを聞き、そのメッセージのフラグを設定するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 8 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. フラグを設定する電子メール メッセージが再生されるまで、# を繰り返し押します。9 を押してメッセージを未開封にします。
3. メッセージを聞くか、または 33 と押してメッセージの最後に移動します。
4. 0 (ゼロ) を 2 回押して、その他のオプションにアクセスします。
5. 44 と押してメッセージのフラグを設定します。

スレッドの非表示

VUI を使用して電子メール メッセージを聞き、スレッドを隠して同じ電子メール スレッド内の他の電子メール メッセージが UM によって続けて再生されないようにするには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 9 を参照)。

1. "電子メール" と言って電子メールを開きます。
2. 目的の電子メール メッセージが再生されるまで、"次のメッセージ" と繰り返し言います。メッセージを未開封にする場合は、"未開封にする" と言います。
3. メッセージを聞くか、または "終了" と言ってメッセージの最後に移動します。
4. "隠す" または "スレッドを隠す" と言って、スレッドを隠します。次の電子メール メッセージが再生されます。

タッチトーン インターフェイスを使用して電子メール メッセージを聞き、スレッドを隠して同じ電子メール スレッド内の他の電子メール メッセージが UM によって続けて再生されないようにするには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 10 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. 隠す電子メール メッセージが再生されるまで、# を繰り返し押します。9 を押してメッセージを未開封にします。
3. メッセージを聞くか、または 33 と押してメッセージの最後に移動します。
4. 99 と押して、スレッドを隠します。次の電子メール メッセージが再生されます。

注 :
スレッドを隠したときに、非表示になるのは現在のセッションのみです。ユーザーが自分のメールボックスからログオフし、再度ログオンすると、ユニファイド メッセージングは同じスレッド内の電子メール メッセージを再生します。

予定表アイテムの管理

電話を使用して、自分の予定表のアイテムの再生、返信、作成、および転送を行うことができます。

たとえば、あるユーザーが午前 10 時に会議を予定していますが、予期しない事態のために 15 分遅れるとします。このユーザーは、Outlook Voice Access の電話番号に電話をかけ、Exchange 2007 のメールボックスにログオンして、予定表にあるその日の会議の一覧にアクセスすることで、他の会議出席者に遅れることを通知できます。ユニファイド メッセージングが午前 10 時の会議出席依頼を読み上げた後に、ユーザーは遅刻を通知する機能を使用して、15 分遅れることをすべての会議出席者に通知できます。各出席者は、このユーザーが 15 分遅れることを通知する電子メール メッセージを受信します。ユーザーは、ボイスメール メッセージを添付することもできます。

別の例として、あるユーザーの重要なクライアントが、突然会議を終日でスケジュールしたとします。このユーザーは、できるだけ簡単な方法でその日の他の会議をすべて取り消す必要があります。予定消去機能を使用することによって、このユーザーはその日全体の予定を容易にすばやく消去できます。

遅刻を通知するメッセージの送信

VUI を使用して遅刻を通知するメッセージを送信するには、ユーザーはユニファイド メッセージング サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 11 を参照)。

1. "今日の予定表" と言います。
2. 会議出席依頼を聞きます。
3. 会議出席依頼の再生後、"遅刻" と言います。
4. ユニファイド メッセージングの "何分くらい遅れますか?" という質問に、"10 分" と言います。
5. ユニファイド メッセージングの "メッセージを録音しますか?" という質問に、"はい" と言います。メッセージを録音し、"送信" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用して遅刻を通知するメッセージを送信するには、ユーザーはユニファイド メッセージング サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 12 を参照)。

1. 3 を押して予定表にアクセスします。
2. 会議出席依頼を聞き、遅刻を通知するメッセージを送信する会議を特定します。
3. 会議出席依頼の再生後、3 を押します。
4. ユニファイド メッセージングの "何分くらい遅れますか?" という質問に、電話のキー パッドで「10」と入力します。

会議の取り消し

会議を取り消すには、ユーザーは会議開催者である必要があります。VUI を使用して会議を取り消すには、会議開催者は UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 13 を参照)。

1. "今日の予定表" と言って予定表にアクセスします。
2. 会議出席依頼を聞きます。
3. 会議出席依頼の再生後、"会議の取り消し" と言います。
4. "はい" と言って会議の取り消しを確認します。
5. UM の録音メッセージを添付するかどうかの質問に "はい" と言います。メッセージを録音し、"送信" と言います。

会議を取り消すには、ユーザーは会議開催者である必要があります。タッチトーン インターフェイスを使用して会議を取り消すには、会議開催者は UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 14 を参照)。

1. 3 を押して予定表にアクセスします。
2. 会議出席依頼を聞き、取り消す会議を特定します。
3. 7 を押して会議を取り消します。
4. 会議開催者が音声メッセージを送信する場合は、ボタン操作で次のいずれかのオプションを選択できます。
   • メッセージの録音を停止するには、# を押します。
   • 録音したメッセージを了承するには、1 を押します。

予定の消去

VUI を使用して予定を消去するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 15 を参照)。

1. "今日の予定表" と言って予定表にアクセスします。
2. "予定の消去" と言います。
3. 消去する時刻または日数を入力します。
4. UM の音声録音メッセージを添付するかどうかの質問に "はい" と言い、メッセージを録音して、"送信" と言います。音声録音した添付メッセージを送信しない場合は、"いいえ" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用して予定を消去するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 16 を参照)。

1. 3 を押して予定表にアクセスします。
2. 00 と押してその他のオプションのメニューに移動します。
3. 予定を消去するには 77 と押します。
4. 予定表から消去する時間数を入力します。
5. 音声メッセージの送信を選択した場合は、以下のいずれかを選択できます。
   • 音声メッセージを送信しない場合は # を押します。
   • プロンプトが再生されたら音声メッセージを録音し、# を押してメッセージの録音を停止します。録音したメッセージを了承するには 1 を押します。

会議出席依頼の承諾

VUI を使用して会議出席依頼を承諾するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 17 を参照)。

1. "電子メール" と言って電子メールにアクセスします。
2. 会議出席依頼が含まれる電子メール メッセージを聞きます。
3. "承諾" と言って会議出席依頼を承諾します。

タッチトーン インターフェイスを使用して会議出席依頼を承諾するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 18 を参照)。

1. 2 を押して電子メールにアクセスします。
2. 会議出席依頼が含まれる電子メール メッセージを聞きます。
3. 4 を押して会議出席依頼を承諾します。

会議出席依頼への返信

VUI を使用して会議出席依頼に返信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 19 を参照)。

1. "今日の予定表" と言います。
2. 会議出席依頼を聞き、返信する会議出席依頼を特定します。
3. "その他のオプション" と言って、その他のオプションのメニューに移動します。
4. 会議開催者に返信するには "返信" と言います。
5. メッセージを録音します。
6. "送信" と言います。

1. タッチトーン インターフェイスを使用して会議出席依頼に返信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 20 を参照)。
2. 3 を押して予定表にアクセスします。
3. 会議出席依頼を聞き、返信する会議出席依頼を特定します。
4. 00 を押してその他のオプションに移動します。
5. 会議開催者に返信するには 8 を押します。
6. メッセージを録音し、# を押します。
7. 録音したメッセージを了承して送信するには、1 を押します。

個人オプションと個人用連絡先の管理

Outlook Voice Access を使用して個人オプションと個人用連絡先を管理できます。以下のことを行うことができます。

• 個人用連絡先を呼び出す。
• ディレクトリ内のユーザーを検索して呼び出す。
• 電話経由で PIN の変更などの個人オプションを構成する。

ユーザーが自分のメールボックスを最初に設定するときに、電話に応答できない場合に発信者に対して再生される不在案内応答を作成する必要があります。たとえば、発信者に緊急時の代替電話番号を伝える不在案内応答をオンにし忘れたことに気付いた場合、Outlook Voice Access を使用して、任意の電話から個人オプションにアクセスし、不在案内応答を録音してオンにできます。

ユーザーがクライアントに関する重要な情報のことでアカウント マネージャに連絡する必要がある場合は、Outlook Voice Access で使用される番号に電話をかけ、ディレクトリ検索機能を使用してアカウント マネージャを探して、通話することができます。

注 :
個人オプション メニューにアクセスするには、タッチトーン インターフェイスを使用する必要があります。

個人用の案内応答の録音

VUI を使用して個人用の案内応答を録音するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 21 を参照)。

1. "個人オプション" と言って個人オプションにアクセスします。
2. 2 を押して案内応答を録音します。
3. 1 を押して個人用の案内応答を録音します。
4. # を押して個人用の案内応答の録音を停止します。
5. 個人用の案内応答を再録音するには、2 を押します。
6. 1 を押して個人用の案内応答を了承します。

1. タッチトーン インターフェイスを使用して個人用の案内応答を録音するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 22 を参照)。
2. 6 を押して個人オプションにアクセスします。
3. 2 を押して案内応答を録音します。
4. 1 を押して個人用の案内応答を録音します。
5. 個人用の案内応答を再録音するには 2 を押します。
6. # を押して個人用の案内応答の録音を停止します。
7. 1 を押して個人用の案内応答を了承します。

注 :
電話の案内応答を変更するときに、電子メールの不在時の自動応答をオンまたはオフにすることも選択できます。

ユーザーへの音声メッセージの送信

他の UM が有効なユーザーを検索して、そのユーザーに音声メッセージを送信することができます。VUI を使用して音声メッセージを他のユーザーに送信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 23 を参照)。

1. "ディレクトリ" と言います。
2. 検索する人の名前を言います。
3. 選択肢の中から目的の人を選択します。
4. "メッセージを送信" と言い、音声メッセージを録音します。
5. "送信" と言い、メッセージを送信します。

1. 他の UM が有効なユーザーを検索して、そのユーザーに音声メッセージを送信することができます。タッチトーン インターフェイスを使用して音声メッセージを他のユーザーに送信するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 24 を参照)。
2. 4 を押して連絡先を検索します。
3. 00 と押して、ディレクトリから目的の人を検索します。
4. 電話のキーパッドを使用して、対象の人の名前のスペルを入力します。
5. 選択肢の中から目的の人を選択します。
6. 3 を押して、音声メッセージをその人に送信します。
7. 音声メッセージを録音し、# を押して録音を停止します。
8. 音声メッセージを了承して送信するには、1 を押します。

ディレクトリ内のユーザーの検索と呼び出し

VUI を使用してディレクトリ内のユーザーを検索して呼び出すには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 25 を参照)。

1. "ディレクトリ" と言います。
2. 検索する人の名前を言います。
3. 選択肢の中から目的の人を選択します。
4. "会社に電話する" と言います。

タッチトーン インターフェイスを使用してディレクトリ内のユーザーを検索して呼び出すには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 26 を参照)。

1. 4 を押して個人用連絡先にアクセスします。
2. 00 と押して、ディレクトリから目的の人を検索します。
3. 電話のキーパッドを使用して、対象の人の名前のスペルを入力します。
4. 選択肢の中から目的の人を選択します。

PIN の変更

VUI を使用して PIN を変更するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 27 を参照)。

1. "個人オプション" と言います。
2. PIN を変更するには 3 を押します。
3. 新しい PIN を入力し、# を押します。
4. # を押して新しい PIN を確認します。

1. VUI を使用して PIN を変更するには、ユーザーは UM サブスクライバ アクセス番号にダイヤルし、内線番号と PIN を入力して、以下を実行する必要があります (図 28 を参照)。
2. 個人オプションを変更するには 6 を押します。
3. PIN を変更するには 3 を押します。
4. 新しい PIN を入力し、# を押します。
5. # を押して新しい PIN を確認します。

詳細情報

Outlook Voice Access、音声ユーザー インターフェイス、およびタッチトーン インターフェイスの詳細については、以下のトピックを参照してください。

• ユニファイド メッセージングのクライアント機能
• ユニファイド メッセージング サブスクライバ アクセスについて
• DTMF インターフェイスについて
• 自動音声認識のディレクトリ参照について

参照している情報が最新であることを確認したり、他の Exchange Server 2007 ドキュメントを見つけたりするには、Exchange Server TechCenter を参照してください。