レコード センターに対する権限を管理する
環境のセキュリティは、いくつかの要素で構成されます。その 1 つの要素が、サイトやサイト内のコンテンツへのアクセスを制御するアクセス権です。Microsoft Office SharePoint Server 2007 のセキュリティ モデルとセキュリティ機能を使用すると、だれがサイト内のどのコンテンツにアクセスできるのかを簡単に制御できます。レコード センター サイトについては、レコード センター、レコード センターに送信されるレコード、およびレコード センターのリスト (保留リスト、レコード ルーティング リストなど) をセキュリティ保護する必要があります。
注意
レコードをレコード センター サイトに送信するユーザーは、レコード センター サイトが含まれるサイト コレクションのグループに属している必要はありません。
カスタム アクセス許可レベルの追加を計画する場合は、レコード管理タスクの実行に必要な権限を考慮してください。タスクと必要な権限を次の表に示します。
| タスク | 必要な権限 | 対象のセキュリティ設定が可能なオブジェクト |
|---|---|---|
レコード センター サイトに送信する |
アイテムの編集 なし |
送信元サイト レコード センター サイト |
レコード シリーズのエントリを作成する |
アイテムの編集 |
レコード センターのレコード シリーズのリスト |
保留を作成する |
アイテムの編集 |
保留リスト |
保留を管理および解除する |
アイテムの編集 アイテムの表示 |
保留中のファイル 保留リスト |
検索結果のレコードを表示する |
アイテムの表示 |
レコード センター サイト |
レコードを保存するためのライブラリを作成および管理する |
リストの管理 |
レコード センター サイト |
さらに、レコード センター サイトの権限を構成するときは、次の点を考慮してください。
一般に、レコード センター サイトのコンテンツに対するアイテムの編集権限は、レコード管理者と法務チームのメンバにのみ許可します。機密性の高いコンテンツに関しては、ドキュメント ライブラリ、フォルダ、場合によってはリスト アイテム レベルで権限を割り当てることによって、アイテムの編集権限を持つユーザーを制限できます。たとえば、特に機密性の高いドキュメントでは、ドキュメントの管理にレコード管理者を 1 人だけ割り当てることもあります。
以前のバージョンのレコードを削除できないように権限を構成できます。バージョン管理を有効にする一方で、ユーザーが以前のバージョンを削除できないようにしておけば、ユーザーがレコードに関するメタデータを編集した場合も古いバージョンのデータが失われる心配はありません。
保留リストには機密性の高い情報が含まれることがあるので、保留リストのユーザーは、保留を作成できるチーム メンバおよびアイテムを保留にすることができるチーム メンバに制限してください。
注意
すべてのユーザーには検索と取得を許可するためにレコード センター サイトに対する読み取り権限を与え、小規模なレコード管理者のグループには編集権限を与えることをお勧めします。
タスクの要件
レコード管理者をレコード センター サイトに追加するには、次の操作を行います。
レコード管理者をレコード センター サイトに追加する
レコード センター サイトのホーム ページの [サイトの操作] メニューで、[サイトの設定] をクリックします。
[サイトの設定] ページの [ユーザーと権限] で、[権限の設定 (詳細)] をクリックします。
[権限] ページの [設定] メニューで、[アクセス許可レベル] をクリックします。
[アクセス許可レベル] ページで、[アクセス許可レベルの追加] をクリックします。
[アクセス許可レベルの追加] ページの [名前] ボックスと [説明] ボックスに、アクセス許可レベルの名前と説明を入力します。
[権限] セクションで、このアクセス許可レベルに対する権限のチェック ボックスをオンにします (上記の表を参照)。
[作成] をクリックします。
レコード センター サイトのホーム ページの [サイトの操作] メニューで、[サイトの設定] をクリックします。
[サイトの設定] ページの [ユーザーと権限] で、[権限の設定 (詳細)] をクリックします。
[権限] ページで、アクセス許可レベルを割り当てるユーザー/グループのチェック ボックスをオンにします。
[権限] ページの [操作] メニューで、[ユーザー権限の編集] をクリックします。
[権限の編集] ページの [権限の選択] セクションで、ユーザーまたはグループに割り当てる権限のチェック ボックスをオンにして権限を選択します。
[OK] をクリックします。
関連項目
概念
サイトおよびコンテンツのセキュリティを計画する (Office SharePoint Server)
レコード センター サイトを作成する
レコードを管理する
レコード管理用のワークフローを構成する
レコードに対する情報管理ポリシーを作成する
レコードのコンテンツ タイプを作成する
レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する
レコード ルーティング リストを構成する
使用するアクセス許可レベルおよびグループを決定する (Office SharePoint Server)