レコード センター サイトを監視する

レコード センター サイトのセットアップと構成が終わったら、レコードがレコード管理ポリシーに従って管理されているかどうかを確認するために、レポートを作成して表示することができます。レコード センター サイト内の各ドキュメント ライブラリに送信されるドキュメントの数を監視することもできます。これらのレポートはカスタマイズできます。

主なレポートとして次の 2 種類があります。

• 監査レポート

• 情報管理ポリシー利用状況レポート

監査レポートは、サイト コレクション レベルで生成され、レコード センター サイト内でアイテムがいつ変更されたかを報告するレポートです。Office SharePoint Server 2007 には、レコード センター サイト内のコンテンツへのユーザー アクセスを監査する必要がある会社のために、2 つの便利な機能が用意されています。1 つ目は、監査対象のイベントを有効にして構成するための管理用ユーザー インターフェイスです。2 つ目は、レポート機能です。つまり、Windows SharePoint Services 監査ログ内の監査イベントに関する情報が含まれる Excel ブックを生成できます。

監査によって、2 種類のパフォーマンスの問題が発生します。まず、監査エントリを作成する処理では、各イベントをログに記録するためにデータベースに何度もアクセスすることになります。監査が有効になっているときは、サーバーのスループットに影響する可能性があります。さらに、監査エントリを保存する処理では、それらを保存するコンテンツ データベースのサイズを大幅に増加させる可能性があります。これはデータベースのバックアップ時間が増加することにつながります。

このため、どのイベントを監査するかは慎重に決定する必要があります。業務でデータを収集する正当な理由があり、すべての動作をログに記録することが重要であるようなイベントだけを監査してください。

サイトのアクセス数など、統計情報の収集だけが目的の場合、監査は適切な方法ではありません。代わりに利用状況レポートを使用してください。利用状況レポートには、個々のデータが細かく記録されるのではなく、より大きな視点からの傾向と統計だけが報告されます。このため、監査で発生するようなパフォーマンス上の負荷は発生しません。

注意

監査レポートには、どのような変更があったかについて細かくは報告されません。そのため、ドキュメントのバージョン管理ツールまたはバックアップ ツールとして使うことはお勧めしません。

情報管理ポリシー利用状況レポートには、情報管理ポリシーがレコード センター サイトで、いつ、どのように使用されているかについてのデータが報告されます。情報管理ポリシー利用状況レポートには、どのような種類のコンテンツが使用されているかや、どのような種類のコンテンツがもうすぐ期限切れになるかなどのデータが記録されます。

レコード センター サイトを監視するためのタスク

レコード センター サイトを監視するには、以下のタスクを実行します。

• レポートを作成する : 監査ログおよびポリシー利用状況ログ内の生データを使用して、レコード センター サイト内のアクティビティを有効な情報として表現する必要があるときは、この手順を使用します。

• レポートを表示する : Office SharePoint Server 2007 には、いくつかの監査レポートと利用状況レポートが用意されていいます。管理者はこれらを使用して、レコード センター サイトの監査ログおよびポリシー利用状況ログの内容を参照できます。これらのレポートに含まれるデータを並び替えたり、絞り込んだり、操作したりすることによって、レコード センター サイト内でレコードがどのように使用されているかを分析することができます。

関連項目

概念

レコードを管理するためのサイトを作成する
レコード管理用のアクティブなドキュメント サイトの構成
Exchange Server 2007 の電子メール サーバーを構成して、レコードをレコード センター サイトに送信する
保留リストを管理する