レコード管理用のアクティブなドキュメント サイトの構成

ファイル計画を立てて、レコード センター サイトを設計したら、レコードを自動または手動でレコード センター サイトに移動できるように、組織内にアクティブなドキュメント サイトを構成します。ドキュメントをレコード センター サイトに移動するためのソリューションには、多くの場合、カスタム ワークフローの実装が含まれます。カスタム ワークフローの作成については、Microsoft Office SharePoint Server 2007 の「Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK にようこそ」(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x411) を参照してください。

アクティブなドキュメント サイトをレコード管理用に構成するためのタスク

レコード管理用にアクティブなドキュメント サイトを構成するには、以下のタスクを実行します。

• レコードをレコード センター サイトに送信するためのサーバー ファームの準備。Office SharePoint Server 2007 を実行するサーバー ファームは、単一のレコード センター サイトに接続できます。ファームがレコード センター サイトに接続されている場合は、レコード (ドキュメントとその他のアイテム) を Office SharePoint Server 2007 ユーザー インターフェイスから、またはワークフローなどのカスタム ソリューションを使用して、レコード センター サイトに送信できます。

• レコード転送用のワークフローの構成。サイト ユーザーはレコード センター サイトに手動でレコードを送信できますが、多くの場合、アイテムをレコードにするには、承認されたビジネス プロセスに従う必要があります。たとえば、ドキュメントをレコード センターに送信するには、そのドキュメントが承認プロセスを経由する必要があることがあります。Office SharePoint Server 2007 では、これらのビジネス プロセスに対応するようにワークフローを構成できます。

• アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプを作成する。コンテンツの種類は、メタデータ、情報管理ポリシー、ワークフロー、テンプレート、その他の機能など、そのコンテンツの種類に帰属するアイテムの属性を定義します。コンテンツの種類をアクティブ ドキュメントに割り当てることにより、再利用できる方法で、次のドキュメントの属性を定義できます。

  • 保持するメタデータ。

  • その種類のドキュメントをレコード センター サイトに移動するために使用するワークフロー。

  • 監査する必要があるその種類のドキュメントに対する操作。

  • アクティブなドキュメント サイトからその種類のドキュメントを有効期限切れにするためのスケジュールと方法。

• Exchange Server 2007 の電子メール サーバーを構成して、レコードをレコード センター サイトに送信する。Microsoft Exchange 2007 には、レコード管理者や企業の法令遵守責任者の目的をサポートする機能が用意されています。レコード管理をサポートする Exchange 2007 の機能は、Office SharePoint Server 2007 のレコード管理機能と容易に統合できる設計になっているので、電子メール メッセージを Office SharePoint Server 2007 に送信し、レコードとして格納し、そこでそれらの保持、分類、および有効期限を集中管理できます。

関連項目

概念

レコードを管理する
レコードを管理するためのサイトを作成する
ファイル計画を作成する (Office SharePoint Server)